高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑分析

王庭蕓

【摘要】在高校中，學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，在現(xiàn)代技術(shù)飛速發(fā)展的今天，如何實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化是各個(gè)高校普遍關(guān)注的問題。基于此，本文分析了目前我國高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題，并分別從樹立堅(jiān)定的管理理念、培養(yǎng)相關(guān)的管理人員以及優(yōu)化管理技術(shù)等方面，提出高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑。

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生檔案;檔案管理;管理現(xiàn)代化

學(xué)生檔案是高校在開展管理工作時(shí)必不可少的參考資料，學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，可以反映高校學(xué)生各個(gè)方面的實(shí)際情況，檔案還是學(xué)生就業(yè)的關(guān)鍵依據(jù)。目前，我國高校檔案中存在著一些問題，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。筆者圍繞高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑這一主題展開研究，希望可以推動(dòng)高校學(xué)生檔案管理工作的開展。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏足夠的重視。由于高校學(xué)生數(shù)量很多，所以學(xué)生的檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜度比較高的工作，工作強(qiáng)度很大，而且在檔案管理的過程中會(huì)常常發(fā)生失誤。在實(shí)際的檔案管理工作中，高校負(fù)責(zé)人和檔案管理部門的工作者對(duì)有關(guān)檔案管理工作的重視程度不足，致使高校學(xué)生檔案管理工作停滯不前。

（二）解決問題的能力差。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，高校學(xué)生檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化，檔案管理體現(xiàn)出現(xiàn)代化的特點(diǎn)。目前，我國大部分高校缺乏協(xié)調(diào)二者平衡發(fā)展的機(jī)制，致使銜接環(huán)節(jié)存在問題。除此之外，部分學(xué)校沒有采用統(tǒng)一的格式管理學(xué)生的檔案，進(jìn)一步加大了檔案管理的難度，留下管理的漏洞。高校學(xué)生檔案管理工作在轉(zhuǎn)型的環(huán)節(jié)中會(huì)耗費(fèi)較大的人力、財(cái)力、物力，因而大部分高校還沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，沒有充分利用電子檔案。目前部分高校的現(xiàn)象是學(xué)生自帶檔案，但這種方式導(dǎo)致了許多檔案問題。部分學(xué)生有可能沒有上交自己的檔案，或者是將檔案遺失，導(dǎo)致學(xué)生的檔案真實(shí)性遭受質(zhì)疑，檔案管理工作缺乏嚴(yán)肅性。除此之外，高校檔案管理還存在管理工作不規(guī)范等問題，檔案管理部門在收集、歸檔和管理的環(huán)節(jié)中沒有統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，管理工作十分混亂。

（三）資金匱乏。高校在開展學(xué)生檔案管理工作時(shí)，需要在各個(gè)環(huán)節(jié)投入一定的資金，為檔案管理工作提供資金支持，比如說培養(yǎng)管理組織，升級(jí)檔案系統(tǒng)及軟件等等。由于高校缺乏對(duì)檔案工作的重視，因而投入的資金有限，不利于高校學(xué)生檔案的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

二、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）樹立堅(jiān)定的管理理念。根據(jù)我國現(xiàn)代教育的實(shí)際情況來看，高校檔案管理必將會(huì)向著現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。在管理觀念這個(gè)角度來看，目前高校學(xué)生檔案管理的理念比較保守，使用的管理工具也無法適應(yīng)現(xiàn)階段的管理需求。這就要求各高校學(xué)生檔案管理工作者積極適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，把管理工作的主體轉(zhuǎn)化為服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。在此期間，高校還要加大宣傳檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視，推動(dòng)檔案管理工作向著現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。

（二）培養(yǎng)相關(guān)的管理人員。高校負(fù)責(zé)人需要在各種渠道的作用下，加大檔案管理的宣傳力度，增強(qiáng)校內(nèi)師生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，令檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念，革新管理方法，對(duì)檔案管理工作的重要意義形成全面的認(rèn)識(shí)。各高校在聘用檔案管理人員時(shí)，應(yīng)對(duì)人員的專業(yè)素質(zhì)提出較高的要求，明確每位管理工作者的職責(zé)，為檔案管理工作引入大量的專業(yè)能力強(qiáng)的人才，制定出規(guī)則詳細(xì)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，提高工作人員的工作積極性。高校管理者需要加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，組織學(xué)生檔案的管理工作者定期參加相關(guān)培訓(xùn)，積累更多的專業(yè)知識(shí)，掌握更多的專業(yè)技能，不斷優(yōu)化管理人員的理論知識(shí)結(jié)構(gòu)。

（三）優(yōu)化管理技術(shù)。在日常管理學(xué)生檔案的工作中，把計(jì)算機(jī)當(dāng)作方案管理工作的一種媒介，充分利用計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，可以提高學(xué)生檔案存儲(chǔ)的高效性，與此同時(shí)，還可以簡(jiǎn)化工作流程。除此之外，高校還需要不斷拓展信息量，保證各個(gè)環(huán)節(jié)中信息傳遞的準(zhǔn)確性，對(duì)待不同類型的檔案采用針對(duì)性的分析方法，推動(dòng)檔案管理水平不斷提高。高校管理者應(yīng)加大對(duì)高校檔案管理工作的資金支持，引進(jìn)新設(shè)備、新技術(shù)不斷優(yōu)化高校檔案管理技術(shù)，減輕檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)提高工作效率以及準(zhǔn)確性。

三、結(jié)束語

綜上所述，高校學(xué)生檔案管理中存在著缺乏足夠的重視、解決問題的能力差、資金匱乏等問題，不利于實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化。目前高校學(xué)生檔案管理的理念比較保守，使用的管理工具也無法適應(yīng)現(xiàn)階段的管理需求，檔案管理工作者需要轉(zhuǎn)變管理的理念，高校需要加大對(duì)檔案管理工作的資金支持，在提高工作效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]何玉蘭.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)問題研究[J].人力資源管理，2018（03）.

[2]呂揚(yáng).高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）.

[3]王紅.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑[J].赤子（上中旬），2017（01）.

[4]譚新.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑思考[J].城建檔案，2016（01）.