對(duì)新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新

郭峰

摘 要：企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，兩者之間屬于相互促進(jìn)、相互依賴(lài)的關(guān)系。在當(dāng)前新形勢(shì)下，雖然我國(guó)的企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了快速的發(fā)展，但由于發(fā)展時(shí)間比較短相比較發(fā)達(dá)國(guó)家還有一定的差距，尤其是對(duì)于船舶企業(yè)的檔案管理來(lái)說(shuō)，依然存在很多問(wèn)題。基于這一情況，探究怎么才能夠提高檔案管理的水平，使檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是目前該領(lǐng)域人員非常關(guān)注的話(huà)題。本文就針對(duì)當(dāng)前新試下的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新展開(kāi)研究，希望可以對(duì)相關(guān)人員有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;發(fā)展;創(chuàng)新

企業(yè)檔案是非常重要的信息資源，是一個(gè)企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)財(cái)富，是歷史經(jīng)驗(yàn)的積累與見(jiàn)證。而檔案工作是企業(yè)生存發(fā)展的管理基礎(chǔ)，企業(yè)檔案工作貫穿于整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制，是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力和源泉。目前企業(yè)檔案管理水平亟待提高，針對(duì)企業(yè)檔案管理，本文從以下幾個(gè)關(guān)鍵的方面進(jìn)行探討。

1 企業(yè)檔案管理的問(wèn)題分析

1.1檔案管理制度體系不健全

目前一些企業(yè)檔案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所擁有的檔案資源，問(wèn)題就出在其檔案管理制度體系不完善、不健全。一些企業(yè)制定的規(guī)章制度和責(zé)任體系十分不完善，在檔案的保存和使用、鑒定和移交等方面的制度均存在較大的漏洞。一些大中型企業(yè)雖然具有完善的檔案管理制度，但在檔案管理工作中不能很好地按要求執(zhí)行和落實(shí)，究其根本原因，是不重視企業(yè)的檔案管理工作，負(fù)責(zé)人不了解檔案管理的重要性，忽視檔案管理制度和制度的實(shí)施。此種問(wèn)題輕則導(dǎo)致企業(yè)檔案混亂而無(wú)利用價(jià)值，重則因重要檔案的遺失而導(dǎo)致企業(yè)損失。

1.2企業(yè)檔案缺失，檔案室設(shè)施落后

這是當(dāng)前企業(yè)檔案管理最現(xiàn)實(shí)和最嚴(yán)峻的問(wèn)題。當(dāng)前，我國(guó)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)云存儲(chǔ)檔案已是大勢(shì)所趨，但是在某些企業(yè)中，企業(yè)檔案設(shè)施、檔案管理還非常落后。主要原因，首先是企業(yè)單位不重視檔案和檔案規(guī)范化管理，沒(méi)有投入必要的人力、物力、財(cái)力開(kāi)展檔案規(guī)范化建設(shè)。其次是檔案產(chǎn)生部門(mén)不重視，歸檔存儲(chǔ)不及時(shí)、不全面、比較隨意，導(dǎo)致檔案本身缺失。再次是檔案管理部門(mén)不重視，存儲(chǔ)不力，導(dǎo)致檔案在利用過(guò)程中破損丟失。

1.3企業(yè)檔案管理手段和方式相對(duì)落后

除了對(duì)檔案管理工作不夠重視外，企業(yè)的檔案管理手段也比較傳統(tǒng)和老舊。檔案管理一般采用一臺(tái)陳舊的機(jī)器設(shè)備、一套軟件，檔案資料的錄入和管理手段落后，無(wú)法跟上日益增長(zhǎng)的檔案分析和利用需要。筆者通過(guò)調(diào)研觀(guān)察指出目前檔案管理技術(shù)和工作方法落后的3點(diǎn)原因。第一，部分企業(yè)的高層管理人員對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有投入足夠的人力、物力。第二，部分從事檔案信息管理的工作人員，通過(guò)前期對(duì)其業(yè)務(wù)素質(zhì)以及工作能力進(jìn)行考核，發(fā)現(xiàn)其專(zhuān)業(yè)水平、綜合素質(zhì)并不能完全勝任檔案管理員這個(gè)工作崗位，同時(shí)也缺乏檔案管理整理資料和信息所必備的認(rèn)真負(fù)責(zé)以及一絲不茍的辦事能力。第三，缺乏完善和統(tǒng)一的檔案信息管理體系和制度、運(yùn)營(yíng)機(jī)制，造成當(dāng)今很多企業(yè)檔案難以建立或者只是在初期階段，進(jìn)而使企業(yè)以及職能部門(mén)想要參考資料時(shí)，無(wú)依無(wú)據(jù)，給員工工作造成困難，這也是企業(yè)檔案管理發(fā)展過(guò)程中的難點(diǎn)和痛點(diǎn)。

2 做好企業(yè)檔案管理的措施

2.1做好開(kāi)發(fā)利用信息資源，保證優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案信息化的基礎(chǔ)是建立檔案的數(shù)字庫(kù)，通過(guò)數(shù)字化來(lái)對(duì)檔案的內(nèi)容存量進(jìn)行管理工作，在數(shù)字化過(guò)程中建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)有利于檔案的尋找，重視了檔案人員基礎(chǔ)信息，在互聯(lián)網(wǎng)加的時(shí)代下，智慧化的信息資源利用也是不容忽視的，在龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的融合與共通，在人員管理系統(tǒng)中可以自行查看自己的基礎(chǔ)檔案資料，如果是人為進(jìn)行收集，那時(shí)間和人工成本龐大，各部門(mén)之間沒(méi)有達(dá)到良好的溝通，實(shí)施起來(lái)困難，所以要建立相應(yīng)的信息化平臺(tái)，讓檔案與人們鏈接，針對(duì)中國(guó)現(xiàn)有的檔案管理模式和應(yīng)用層次，根據(jù)檔案管理現(xiàn)行辦法和法則等規(guī)章制度，結(jié)合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化程度，如何提供準(zhǔn)確、完整、可用、安全的檔案資源信息，并使人們突破手工、技術(shù)、地理的限制，更好地利用信息資源管理系統(tǒng)。

2.2在企業(yè)檔案管理制度上創(chuàng)新

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息是非常重要的財(cái)富，通過(guò)筆者多年的實(shí)踐工作發(fā)現(xiàn)，雖然檔案硬件設(shè)備非常關(guān)鍵，但有序的工作流程和完善的檔案管理制度，標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)范也是非常關(guān)鍵的。因此，對(duì)于檔案管理制度一定要嚴(yán)格進(jìn)行管理，建立的過(guò)程中要制定嚴(yán)密的程序，從收集、整理到最后的借閱使用，都必須要確保檔案信息的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及保密性。并且，要將電子檔案與實(shí)物檔案有效進(jìn)行結(jié)合，將電子檔案大的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，比如快捷，讓用戶(hù)能夠便捷、高效的查閱檔案信息。對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，制度是非常重要的組成部分，需要充分分析制度是否滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需要，是否能夠做到統(tǒng)籌兼顧，是否能夠有效契合現(xiàn)代化的管理制度，將各自的職責(zé)進(jìn)行明確，將國(guó)家提出的科學(xué)發(fā)展觀(guān)貫徹落實(shí)下去，將檔案工作人員的積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)。

2.3提高高新技術(shù)檔案管理人才素質(zhì)

如今大部分企業(yè)以經(jīng)濟(jì)效益為主要目標(biāo)，從而忽視了檔案人才管理的需求，認(rèn)為檔案管理并不需要專(zhuān)業(yè)的人才，實(shí)際上檔案管理工作中是需要使用較多的信息化技術(shù)，所涉及的專(zhuān)業(yè)知識(shí)較為廣泛，需要具備多重的管理知識(shí)，但很多檔案人員是兼職的，對(duì)信息化技術(shù)了解不夠深，所以管理能力不足的情況頻頻發(fā)生，他們不懂得如何有效的管理檔案。

結(jié)語(yǔ)

總之，為促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)它的發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)存在的不足，有針對(duì)性地采取措施進(jìn)行完善。同時(shí)還要落實(shí)管理規(guī)章制度，明確管理人員職責(zé)，并提高管理人員的綜合素質(zhì)。從而有效適應(yīng)檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿(mǎn)足人們的需要，促進(jìn)檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

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