對新形勢下做好企業檔案管理的研究與創新

郭峰

摘 要：企業想要實現可持續發展，就應當加強對檔案工作的重視，兩者之間屬于相互促進、相互依賴的關系。在當前新形勢下，雖然我國的企業檔案管理工作實現了快速的發展，但由于發展時間比較短相比較發達國家還有一定的差距，尤其是對于船舶企業的檔案管理來說，依然存在很多問題。基于這一情況，探究怎么才能夠提高檔案管理的水平，使檔案的作用充分發揮出來，從而促進企業的可持續發展，是目前該領域人員非常關注的話題。本文就針對當前新試下的企業檔案管理創新展開研究，希望可以對相關人員有一定的幫助。

關鍵詞：檔案管理;發展;創新

企業檔案是非常重要的信息資源，是一個企業寶貴的精神和物質財富，是歷史經驗的積累與見證。而檔案工作是企業生存發展的管理基礎，企業檔案工作貫穿于整個企業內部控制，是企業競爭情報工作的基礎，是企業可持續發展的動力和源泉。目前企業檔案管理水平亟待提高，針對企業檔案管理，本文從以下幾個關鍵的方面進行探討。

1 企業檔案管理的問題分析

1.1檔案管理制度體系不健全

目前一些企業檔案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所擁有的檔案資源，問題就出在其檔案管理制度體系不完善、不健全。一些企業制定的規章制度和責任體系十分不完善，在檔案的保存和使用、鑒定和移交等方面的制度均存在較大的漏洞。一些大中型企業雖然具有完善的檔案管理制度，但在檔案管理工作中不能很好地按要求執行和落實，究其根本原因，是不重視企業的檔案管理工作，負責人不了解檔案管理的重要性，忽視檔案管理制度和制度的實施。此種問題輕則導致企業檔案混亂而無利用價值，重則因重要檔案的遺失而導致企業損失。

1.2企業檔案缺失，檔案室設施落后

這是當前企業檔案管理最現實和最嚴峻的問題。當前，我國利用現代化信息技術建設云存儲檔案已是大勢所趨，但是在某些企業中，企業檔案設施、檔案管理還非常落后。主要原因，首先是企業單位不重視檔案和檔案規范化管理，沒有投入必要的人力、物力、財力開展檔案規范化建設。其次是檔案產生部門不重視，歸檔存儲不及時、不全面、比較隨意，導致檔案本身缺失。再次是檔案管理部門不重視，存儲不力，導致檔案在利用過程中破損丟失。

1.3企業檔案管理手段和方式相對落后

除了對檔案管理工作不夠重視外，企業的檔案管理手段也比較傳統和老舊。檔案管理一般采用一臺陳舊的機器設備、一套軟件，檔案資料的錄入和管理手段落后，無法跟上日益增長的檔案分析和利用需要。筆者通過調研觀察指出目前檔案管理技術和工作方法落后的3點原因。第一，部分企業的高層管理人員對檔案管理工作不夠重視，沒有投入足夠的人力、物力。第二，部分從事檔案信息管理的工作人員，通過前期對其業務素質以及工作能力進行考核，發現其專業水平、綜合素質并不能完全勝任檔案管理員這個工作崗位，同時也缺乏檔案管理整理資料和信息所必備的認真負責以及一絲不茍的辦事能力。第三，缺乏完善和統一的檔案信息管理體系和制度、運營機制，造成當今很多企業檔案難以建立或者只是在初期階段，進而使企業以及職能部門想要參考資料時，無依無據，給員工工作造成困難，這也是企業檔案管理發展過程中的難點和痛點。

2 做好企業檔案管理的措施

2.1做好開發利用信息資源，保證優質服務

檔案信息化的基礎是建立檔案的數字庫，通過數字化來對檔案的內容存量進行管理工作，在數字化過程中建立目錄數據庫有利于檔案的尋找，重視了檔案人員基礎信息，在互聯網加的時代下，智慧化的信息資源利用也是不容忽視的，在龐大的數據庫中實現數字資源的融合與共通，在人員管理系統中可以自行查看自己的基礎檔案資料，如果是人為進行收集，那時間和人工成本龐大，各部門之間沒有達到良好的溝通，實施起來困難，所以要建立相應的信息化平臺，讓檔案與人們鏈接，針對中國現有的檔案管理模式和應用層次，根據檔案管理現行辦法和法則等規章制度，結合當前檔案管理現代化程度，如何提供準確、完整、可用、安全的檔案資源信息，并使人們突破手工、技術、地理的限制，更好地利用信息資源管理系統。

2.2在企業檔案管理制度上創新

對于企業來說，檔案信息是非常重要的財富，通過筆者多年的實踐工作發現，雖然檔案硬件設備非常關鍵，但有序的工作流程和完善的檔案管理制度，標準化的管理規范也是非常關鍵的。因此，對于檔案管理制度一定要嚴格進行管理，建立的過程中要制定嚴密的程序，從收集、整理到最后的借閱使用，都必須要確保檔案信息的準確性、系統性以及保密性。并且，要將電子檔案與實物檔案有效進行結合，將電子檔案大的優勢充分發揮出來，比如快捷，讓用戶能夠便捷、高效的查閱檔案信息。對于檔案館來說，制度是非常重要的組成部分，需要充分分析制度是否滿足社會發展的需要，是否能夠做到統籌兼顧，是否能夠有效契合現代化的管理制度，將各自的職責進行明確，將國家提出的科學發展觀貫徹落實下去，將檔案工作人員的積極性充分調動起來。

2.3提高高新技術檔案管理人才素質

如今大部分企業以經濟效益為主要目標，從而忽視了檔案人才管理的需求，認為檔案管理并不需要專業的人才，實際上檔案管理工作中是需要使用較多的信息化技術，所涉及的專業知識較為廣泛，需要具備多重的管理知識，但很多檔案人員是兼職的，對信息化技術了解不夠深，所以管理能力不足的情況頻頻發生，他們不懂得如何有效的管理檔案。

結語

總之，為促進檔案管理科學化水平的提升，應該充分認識它的發展現狀，根據存在的不足，有針對性地采取措施進行完善。同時還要落實管理規章制度，明確管理人員職責，并提高管理人員的綜合素質。從而有效適應檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進檔案管理水平和檔案服務質量的提升。

參考文獻

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