試論信息化條件下會計檔案電子化管理

于曉皎 李璟瑜

摘 要：隨著互聯網技術的不斷應用以及電子商務的不斷發展，信息化、電子化的情況已經成為了當前的主要發展方向。會計檔案電子化的情況已經很大的改變了當前的管理方式，能夠使檔案中的各種信息發揮出更加重要的作用，使得各個行業都能夠快速獲得相關的檔案信息。所以如何推進檔案的電子化程度是當前面臨的一項重要內容。這篇文章就是通過對會計檔案的電子化的研究進行了相關的探索和分析，并為信息化狀態下的檔案電子化管理方式提供相關的建議。

關鍵詞：信息化條件下;會計檔案;電子化管理

一、會計檔案電子化的概念和處于的當前背景

會計檔案的電子化是通過電子形式下的作用，來進行對會計中各種數據的計算和保存的過程，這項內容是保證企業發展和記錄企業各種事宜的一項重要方式，成為了一個單位正常運行的重要保障，也是國家保證檔案正確性的重要組成成分。電子會計數據的使用會與整個軟件系統形成緊密的聯系。這項內容需要在計算機操作運行下才能夠正常的使用，由于不同軟件所形成的結果會有相關的差別，所以，要將相應的紙質資料進行保存，保證能夠之后找出相應的輔助材料。

2014年，通過國家和相關企業的共同聯合，使得會計檔案的電子化管理取得了一定的成就。2015年，國家頒布了新型的法律條款，這項條款的頒布更加確定了電子會計檔案在當前我們這一社會的重要作用。同時這項內容的頒布能夠有效地推動電子會計檔案在網絡上的應用，所以加強對這項內容的管理是我們必須執行的一項內容。

二、會計檔案電子化的現狀

雖然我們國家已經加強了對這項內容法制化的管理，但是它的普及化程度還不是很高，再加上企業本身具有很多的原因，缺乏對這項內容的管理方式，同時很多企業只是處于對這一內容發展情況的觀望態度，還在處于利用紙質檔案進行檔案管理的階段。

由于會計檔案電子化需要較高的技術水平來完成對計算機的操作，將檔案歸入檔案庫，而且整個過程所安排的制度情況還不夠完善，公司所配備的設備并不能夠完成該項工作內容，而且在管理上還存在有許多的問題。

三、會計檔案電子化的意義

由于會計檔案的電子化能夠完成檔案的廣泛應用，能夠在世界各地獲得相關的工作資料，在管理上只需要利用計算機的相關軟件就能完成管理內容，能夠有效地減輕工作人員的勞動強度，能夠有效地提升財務管理的速率，保證信息能夠在全世界范圍內共享。

3.1降低管理成本，提升公司財務利用的效率

將會計檔案電子化能夠為公司節約更多的基本辦公資源，所以會降低公司的成本花費，特別是能夠將財務人員從復雜的財務管理中剝離出來，讓他們以更多的精力放入到對財務數據的計算工作內容中。

3.2能夠使檔案的查詢工作更加方便，能夠更好的實現數據內容的共享

整個財務部門需要進行大量的工作內容，但是通過對會計檔案的電子化處理，能夠有效地降低他們的工作量，還能夠更好地將各種數據保存下來，當需要某些數據時，直接進行查詢，就能將這些檔案查詢出來。同時，當財務工作人員處于其他位置，但公司其他同事有急事需要處理時，能夠快速的獲得相關資料，打破了地域的限制。同時需要對這些檔案進行授權工作，才能保證工作人員在需要時獲得更多的資料。

3.3有利于進行對會計工作的監督和檢查

在會計檔案進行電子化之前，我們要保證工作的合理性，會計部門需要保存大量的票據，為了防止之后的檢查工作，保證之前的每一步消費情況都符合規定。但是對會計檔案進行電子化后，對信息進行查詢時，只需要對相關信息進行搜索，就會出現該內容的全部信息，可以更加快速便捷地執行監督任務，還能夠防止無關人員對這些數據的修改，給會計部門帶來相應的損害。

四、會計檔案電子化管理應該堅持的原則

4.1安全性

進行會計檔案管理的主要工作就是為了保證會計檔案的安全性，防止無關人員對這些數據進行篡改。而且使用之前的紙質檔案的方式，很容易將這些檔案消除或者損害，導致檔案數據的消失。但是使用檔案的電子化方式，需要保證使用網絡的安全，防止出現網絡不安全現象，而導致的泄露公司機密情況。

4.2保密性

檔案的泄密可能會給公司帶來比較大的經濟損失，所以需要加強對公司檔案的管理工作，這就需要相關的工作人員具有足夠的道德素養，不會泄露公司機密，給公司帶來損失。

4.3規范性

在進行會計檔案的接觸時，要保證每一個步驟都按規定進行，防止無關人員接觸到這些內容。接觸過檔案的人員都必須要記錄下來，防止檔案內容丟失給給公司帶來損失，同時能夠快速找到可能造成檔案丟失的人員，對其進行嚴加的處理。

4.4可靠性

我們要做到對會計檔案進行保密管理，只有這樣才能保證檔案的真實性和可靠性。在對檔案進行保存后，我們需要對其進行加密工作，同時需要將其備份，防止該內容丟失。同時對訪問的權限進行設置，防止出現其他無關人員對檔案內容的獲得。

4.5兼容性

對于會計檔案的管理工作可以采用傳統的紙質方式和當前電子化的兩種模式，傳統紙質內容的存在，可以防止出現不同系統而導致的計算結果不同現象，而電子化模式與傳統模式相比較，可以快速的獲得我們所需要的相關檔案，所以我們可以采用兩種模式兼容的方式，來進行對檔案的管理工作。

結束語

會計檔案的電子化是之后檔案管理方式的重要模式之一，通過這一方式的使用能夠有效的推進各行各業獲得信息的能力和速度，能夠滿足在當前這種情況下對檔案的管理，能夠為公司提供更多的信息來進行對工作內容的決策，在此基礎上，能夠加強對企業工作的管理，同時還能夠保證財務工作的正常運行。

參考文獻

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