試論信息化條件下會計(jì)檔案電子化管理

于曉皎 李璟瑜

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷應(yīng)用以及電子商務(wù)的不斷發(fā)展，信息化、電子化的情況已經(jīng)成為了當(dāng)前的主要發(fā)展方向。會計(jì)檔案電子化的情況已經(jīng)很大的改變了當(dāng)前的管理方式，能夠使檔案中的各種信息發(fā)揮出更加重要的作用，使得各個(gè)行業(yè)都能夠快速獲得相關(guān)的檔案信息。所以如何推進(jìn)檔案的電子化程度是當(dāng)前面臨的一項(xiàng)重要內(nèi)容。這篇文章就是通過對會計(jì)檔案的電子化的研究進(jìn)行了相關(guān)的探索和分析，并為信息化狀態(tài)下的檔案電子化管理方式提供相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞：信息化條件下;會計(jì)檔案;電子化管理

一、會計(jì)檔案電子化的概念和處于的當(dāng)前背景

會計(jì)檔案的電子化是通過電子形式下的作用，來進(jìn)行對會計(jì)中各種數(shù)據(jù)的計(jì)算和保存的過程，這項(xiàng)內(nèi)容是保證企業(yè)發(fā)展和記錄企業(yè)各種事宜的一項(xiàng)重要方式，成為了一個(gè)單位正常運(yùn)行的重要保障，也是國家保證檔案正確性的重要組成成分。電子會計(jì)數(shù)據(jù)的使用會與整個(gè)軟件系統(tǒng)形成緊密的聯(lián)系。這項(xiàng)內(nèi)容需要在計(jì)算機(jī)操作運(yùn)行下才能夠正常的使用，由于不同軟件所形成的結(jié)果會有相關(guān)的差別，所以，要將相應(yīng)的紙質(zhì)資料進(jìn)行保存，保證能夠之后找出相應(yīng)的輔助材料。

2014年，通過國家和相關(guān)企業(yè)的共同聯(lián)合，使得會計(jì)檔案的電子化管理取得了一定的成就。2015年，國家頒布了新型的法律條款，這項(xiàng)條款的頒布更加確定了電子會計(jì)檔案在當(dāng)前我們這一社會的重要作用。同時(shí)這項(xiàng)內(nèi)容的頒布能夠有效地推動電子會計(jì)檔案在網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用，所以加強(qiáng)對這項(xiàng)內(nèi)容的管理是我們必須執(zhí)行的一項(xiàng)內(nèi)容。

二、會計(jì)檔案電子化的現(xiàn)狀

雖然我們國家已經(jīng)加強(qiáng)了對這項(xiàng)內(nèi)容法制化的管理，但是它的普及化程度還不是很高，再加上企業(yè)本身具有很多的原因，缺乏對這項(xiàng)內(nèi)容的管理方式，同時(shí)很多企業(yè)只是處于對這一內(nèi)容發(fā)展情況的觀望態(tài)度，還在處于利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案管理的階段。

由于會計(jì)檔案電子化需要較高的技術(shù)水平來完成對計(jì)算機(jī)的操作，將檔案歸入檔案庫，而且整個(gè)過程所安排的制度情況還不夠完善，公司所配備的設(shè)備并不能夠完成該項(xiàng)工作內(nèi)容，而且在管理上還存在有許多的問題。

三、會計(jì)檔案電子化的意義

由于會計(jì)檔案的電子化能夠完成檔案的廣泛應(yīng)用，能夠在世界各地獲得相關(guān)的工作資料，在管理上只需要利用計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件就能完成管理內(nèi)容，能夠有效地減輕工作人員的勞動強(qiáng)度，能夠有效地提升財(cái)務(wù)管理的速率，保證信息能夠在全世界范圍內(nèi)共享。

3.1降低管理成本，提升公司財(cái)務(wù)利用的效率

將會計(jì)檔案電子化能夠?yàn)楣竟?jié)約更多的基本辦公資源，所以會降低公司的成本花費(fèi)，特別是能夠?qū)⒇?cái)務(wù)人員從復(fù)雜的財(cái)務(wù)管理中剝離出來，讓他們以更多的精力放入到對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的計(jì)算工作內(nèi)容中。

3.2能夠使檔案的查詢工作更加方便，能夠更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容的共享

整個(gè)財(cái)務(wù)部門需要進(jìn)行大量的工作內(nèi)容，但是通過對會計(jì)檔案的電子化處理，能夠有效地降低他們的工作量，還能夠更好地將各種數(shù)據(jù)保存下來，當(dāng)需要某些數(shù)據(jù)時(shí)，直接進(jìn)行查詢，就能將這些檔案查詢出來。同時(shí)，當(dāng)財(cái)務(wù)工作人員處于其他位置，但公司其他同事有急事需要處理時(shí)，能夠快速的獲得相關(guān)資料，打破了地域的限制。同時(shí)需要對這些檔案進(jìn)行授權(quán)工作，才能保證工作人員在需要時(shí)獲得更多的資料。

3.3有利于進(jìn)行對會計(jì)工作的監(jiān)督和檢查

在會計(jì)檔案進(jìn)行電子化之前，我們要保證工作的合理性，會計(jì)部門需要保存大量的票據(jù)，為了防止之后的檢查工作，保證之前的每一步消費(fèi)情況都符合規(guī)定。但是對會計(jì)檔案進(jìn)行電子化后，對信息進(jìn)行查詢時(shí)，只需要對相關(guān)信息進(jìn)行搜索，就會出現(xiàn)該內(nèi)容的全部信息，可以更加快速便捷地執(zhí)行監(jiān)督任務(wù)，還能夠防止無關(guān)人員對這些數(shù)據(jù)的修改，給會計(jì)部門帶來相應(yīng)的損害。

四、會計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該堅(jiān)持的原則

4.1安全性

進(jìn)行會計(jì)檔案管理的主要工作就是為了保證會計(jì)檔案的安全性，防止無關(guān)人員對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改。而且使用之前的紙質(zhì)檔案的方式，很容易將這些檔案消除或者損害，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的消失。但是使用檔案的電子化方式，需要保證使用網(wǎng)絡(luò)的安全，防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)不安全現(xiàn)象，而導(dǎo)致的泄露公司機(jī)密情況。

4.2保密性

檔案的泄密可能會給公司帶來比較大的經(jīng)濟(jì)損失，所以需要加強(qiáng)對公司檔案的管理工作，這就需要相關(guān)的工作人員具有足夠的道德素養(yǎng)，不會泄露公司機(jī)密，給公司帶來損失。

4.3規(guī)范性

在進(jìn)行會計(jì)檔案的接觸時(shí)，要保證每一個(gè)步驟都按規(guī)定進(jìn)行，防止無關(guān)人員接觸到這些內(nèi)容。接觸過檔案的人員都必須要記錄下來，防止檔案內(nèi)容丟失給給公司帶來損失，同時(shí)能夠快速找到可能造成檔案丟失的人員，對其進(jìn)行嚴(yán)加的處理。

4.4可靠性

我們要做到對會計(jì)檔案進(jìn)行保密管理，只有這樣才能保證檔案的真實(shí)性和可靠性。在對檔案進(jìn)行保存后，我們需要對其進(jìn)行加密工作，同時(shí)需要將其備份，防止該內(nèi)容丟失。同時(shí)對訪問的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，防止出現(xiàn)其他無關(guān)人員對檔案內(nèi)容的獲得。

4.5兼容性

對于會計(jì)檔案的管理工作可以采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式和當(dāng)前電子化的兩種模式，傳統(tǒng)紙質(zhì)內(nèi)容的存在，可以防止出現(xiàn)不同系統(tǒng)而導(dǎo)致的計(jì)算結(jié)果不同現(xiàn)象，而電子化模式與傳統(tǒng)模式相比較，可以快速的獲得我們所需要的相關(guān)檔案，所以我們可以采用兩種模式兼容的方式，來進(jìn)行對檔案的管理工作。

結(jié)束語

會計(jì)檔案的電子化是之后檔案管理方式的重要模式之一，通過這一方式的使用能夠有效的推進(jìn)各行各業(yè)獲得信息的能力和速度，能夠滿足在當(dāng)前這種情況下對檔案的管理，能夠?yàn)楣咎峁└嗟男畔磉M(jìn)行對工作內(nèi)容的決策，在此基礎(chǔ)上，能夠加強(qiáng)對企業(yè)工作的管理，同時(shí)還能夠保證財(cái)務(wù)工作的正常運(yùn)行。

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