淺議海外工程建設(shè)項目文檔信息化策略

嚴峰 高華 韓紅衛(wèi)

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、遠程傳輸?shù)痊F(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，推動了國內(nèi)、國外辦公自動化和信息資源利用網(wǎng)絡(luò)化的進程，同時也為實現(xiàn)文檔一體化信息管理奠定了基礎(chǔ)。在信息化發(fā)展條件下，企業(yè)必須充分應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來提高文檔管理的質(zhì)量和效率。由于企業(yè)海外項目地域分布較多，合同模式復(fù)雜，不同資源國政策環(huán)境和法律不盡相同，工程資料管理如何實現(xiàn)合同要求與當?shù)胤ㄒ?guī)、國內(nèi)規(guī)范和企業(yè)規(guī)定的統(tǒng)一，如何利用信息化手段，科學規(guī)范高效運行，使文檔一體化管理，是企業(yè)海外項目文檔管理面臨的重要課題。

一、海外文檔一體化信息管理存在問題

工程項目文檔管理存在竣工資料管理中職責不明確、規(guī)章制度不健全、整編標準不統(tǒng)一、檔案管理未完全納入合同管理、檔案工作與工程建設(shè)不同步、竣工資料的齊全準確及時性不夠等問題，海外工程項目文檔管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，相關(guān)的法律法規(guī)也不健全。另外，由于海外項目在國外多地辦公，文件與檔案實體在檔案形成地各自保存、分散管理，因此，沒有做到統(tǒng)一管理，安全保管，也沒有利用網(wǎng)絡(luò)通信、文檔電子化、管理系統(tǒng)平臺方法，來解決海外項目文檔一體化信息管理方式，企業(yè)都形成了自己的文檔管理體系和管理模式。主要問題如下：

1.統(tǒng)建系統(tǒng)、自建系統(tǒng)以及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)未能完全對接融合；

2.檔案信息化人才匱乏，與檔案信息化發(fā)展和專業(yè)化要求不適應(yīng)；

3.檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善不配套；

4.歷史檔案數(shù)字化處理進度較慢；

5.境內(nèi)外總承包項目文檔一體化管理體制特別是信息化機制尚未形成。

二、文檔一體化信息管理實施途徑

海外文檔一體化信息管理主要是基于計算機信息網(wǎng)絡(luò)對電子文件、電子檔案的管理為實現(xiàn)目的，是應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，涉及到管理技術(shù)、制度、流程、原則、方法等多方面內(nèi)容，每個方面都是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成、相互作用的。因此，必須從企業(yè)海外工程項目管理的實際工作出發(fā)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門，共同采取科學的管理方法，推進海外文檔一體化信息管理進程。

1. 平臺管理：在檔案管理工作中，要建立海外項目電子文件歸檔管理系統(tǒng)平臺，它是辦公自動化系統(tǒng)的組成部分。在工程建設(shè)過程收集整理資料時，就應(yīng)按照有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定在系統(tǒng)平臺上進行數(shù)據(jù)信息錄入及整理，逐步實現(xiàn)電子文件實時歸檔，網(wǎng)上移交。主要包括著錄項內(nèi)容、歸檔接收、整理編目、數(shù)據(jù)加工、歸檔鑒定等功能。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。

2. 數(shù)據(jù)管理：它是對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命過程實施連續(xù)管理，是一個完整的過程，涉及到電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法及質(zhì)量要求。因此，要求對電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、保管、利用等每個環(huán)節(jié)的實施過程進行監(jiān)控管理，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，不斷調(diào)整管理策略，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。在電子文件形成之前，就將電子文件數(shù)據(jù)管理融合到檔案管理系統(tǒng)中，制定統(tǒng)一編碼體系、統(tǒng)一文件形成要求、統(tǒng)一數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)、統(tǒng)一文件格式、統(tǒng)一訪問控制機制、統(tǒng)一文件查詢利用規(guī)則等。前段控制原則是確保電子文件檔案完整安全、真實可靠、長期可讀的有效原則，是實現(xiàn)電子文件全過程管理的重要保障。由于電子文件、檔案本身具有動態(tài)因素，電子文件形成過程中，其版本、狀態(tài)、數(shù)量等都在動態(tài)變化中，電子文件的存儲格式也有變化、使電子文件管理處于變化之中。因此，要實現(xiàn)前段控制及全過程控制，就必須實現(xiàn)動態(tài)管理。

3.風險管理：加強風險識別和隱患治理，制定風險防范措施，制定符合海外項目特點和當?shù)匦枨蟮母黝愇臋n風險應(yīng)急預(yù)案并演練。海外檔案風險防控是防止人為因素、自然災(zāi)害對檔案工作人員和檔案資料可能造成的損害，提高對各種險情的應(yīng)急救援能力，達到快速有效救援，減少損失，切實維護檔案工作人員和檔案資料的實體安全。防范經(jīng)營風險，為合同糾紛、變更索賠等提供原始憑證和見證資料。著眼常態(tài)運行、應(yīng)急運行和容災(zāi)運行的匹配，提升容災(zāi)風險防范能力和水平。要將容災(zāi)納入文檔應(yīng)急預(yù)案，通過技術(shù)、管理等手段，識別風險，整改隱患，確保安全。

4.備份管理：為確保檔案實體、信息兩安全的同時，保證檔案不失控、不梗阻、不流失，通過互聯(lián)網(wǎng)TCP/IP協(xié)議，將生產(chǎn)中心的數(shù)據(jù)備份到異地異國。備份時必須備份到300公里以外，并且不能在同一地震帶，不能在同地電網(wǎng)，不能在同一江河流域，避免發(fā)生大災(zāi)大難，通過異地進行數(shù)據(jù)回退。即開通“異地備份”通道，隨時隨地做好備份工作；技術(shù)人員也自作備份，確保檔案數(shù)據(jù)雙保險。當然，異地備份，如果想做接管需要專線連接，一般需要在同一網(wǎng)段內(nèi)才能實現(xiàn)業(yè)務(wù)的接管。

5.規(guī)范管理。海外文檔是各個職能部門產(chǎn)出的各種不同門類、不同載體的文件檔案，要提高海外文檔歸檔質(zhì)量，充分發(fā)揮各個職能部門文件、檔案的整體效果，必須通過規(guī)范文檔一體化管理流程，統(tǒng)一文檔登記內(nèi)容和檔案著錄項目，建立綜合管理文件、檔案管理的標準，對文件、檔案類目的劃分和設(shè)置進行規(guī)范，運用檔案管理信息系統(tǒng)對文件、檔案進行文檔一體化信息管理，統(tǒng)一歸檔標準，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，實行雙套保存制度。

6.實時管理。應(yīng)用系統(tǒng)平臺建設(shè)，對海外項目文檔進行實時歸檔，確保文檔完整。對文件、檔案的管理通過運行管理系統(tǒng)在線實時歸檔，實現(xiàn)文件的一次輸入、多途徑的輸出和網(wǎng)絡(luò)共享。從電子文件形成源頭抓起，以提高檔案歸檔質(zhì)量。

總之，企業(yè)對海外項目文檔一體化管理研究，是適應(yīng)新形勢和新技術(shù)發(fā)展的需要，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，科學有序地推進海外文檔一體化信息管理進程，發(fā)揮企業(yè)海外檔案工作的服務(wù)功能。