基于信息時代背景下檔案管理工作的創新

尹秋宇

摘要：當今社會時代的高速發展也促使著科學技術的進步，讓人們進入了信息化的時代，而信息技術的應用也在逐漸深入社會中的各個領域，對各個領域的發展產生一定的促進作用，使其發展方向趨于信息化。在這樣信息化的時代背景下，檔案管理工作也面臨著一定的挑戰，那就是對自身的工作進行改進與創新，使得檔案管理的工作效率獲得提升，從而使其能夠適應信息化社會的發展。本文就是對基于信息時代的檔案管理工作的創新進行研究探索。

關鍵詞：信息時代;檔案管理工作;創新

一、信息檔案管理的重要性

（一）信息采集更為便捷

對檔案管理工作進行信息化的創新與發展，是追趕當前時代潮流的必要途徑，將以往傳統的檔案管理工作模式轉變為信息化的管理模式，使得檔案管理工作在信息采集方面的效率獲得極大的提升，它能夠通過計算機信息技術所具有高效性等各種重要的優勢，在短時間內搜尋并整理出大量的檔案數據信息，這樣不僅能夠確保采集檔案數據信息的時效性，而且也使得檔案數據信息的采集速度有所加快，這也為檔案管理工作效率的提高提供了有效的基礎保障[1]。

（二）檔案管理工作更具有高效性

建設信息化的檔案管理工作機制，并將計算機信息技術有效的運用到檔案管理的工作過程中，使得傳統分散的檔案數據信息管理模式轉變為集中處理的檔案信息管理模式，而原本難以保存及運輸的紙質檔案數據信息也轉變為了容易保存且方便傳輸的電子檔案信息，而這些電子檔案的數據信息也能夠通過相關的數據管理庫實現永久性的保存，并且檔案管理工作還能夠通過相應的管理軟件加快對檔案信息的分析處理速度，進而提高其準確性。

二、檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理理念落后

以往進行檔案管理工作的人員深受傳統檔案管理理念的影響，部分檔案管理工作人員依然沿用傳統的檔案管理方式，并沒有對其進行一定的改進與創新，而且檔案管理工作人員對自身的檔案管理理念也沒有進行及時的更新，使得整個檔案管理工作難以在信息化時代的背景下獲得良好的發展，從事檔案管理的工作人員若是依然保持這種落后的思想觀念，不設法引進先進的信息技術，就會使得檔案管理工作的發展受到嚴重的阻礙，難以繼續發展。

（二）檔案管理基礎設施不完善

在實際的檔案管理工作中，部分檔案管理部門并沒有對檔案的存放設立專門的庫房，有些部門是直接將檔案存放在辦公室之中，這樣的做法不僅對正常辦公產生了不良的影響，還使得檔案管理工作出現許多問題。這種檔案管理工作是非常不專業的，將檔案存放在部門辦公室中，不僅無法保證檔案信息的完整性及安全性，還有可能會對檔案信息造成損毀，使得檔案信息出現殘缺的問題，進而影響檔案的使用。

（三）檔案管理部門缺乏足夠的重視程度

有些檔案管理部門在進行檔案管理的過程中，并沒有認識到檔案管理工作的重要性，而相關的責任人對于檔案管理工作也沒有相應的監管意識，使得從事檔案管理的工作人員產生松懈的狀態，再加上部門領導對檔案管理工作也沒有較高的重視度，以至于使得整個檔案管理工作出現紕漏，而且工作人員對于檔案管理工作中出現的問題也沒有進行及時的解決，對于檔案管理工作缺乏較高的積極性，難以投入較多的工作熱情，進而使得檔案管理工作難以進行有效的發展。

三、信息時代下檔案管理工作的創新策略

（一）完善檔案管理的信息化系統

建立健全的檔案管理信息化系統，是促進檔案管理工作進行創新發展的重要途徑，更有助于檔案管理工作的良好發展。因此，進行檔案管理工作的部門可以根據自身的實際發展情況，引進先進的計算機信息技術，建立一個完善的檔案管理信息系統，將紙質的檔案信息存儲到信息化的計算機系統之中，使得檔案管理工作實現數字化以及信息化，這樣不僅使得檔案資源能夠被充分的利用，而且還能夠提高檔案管理工作的有效性[2]。

（二）提高檔案管理人員的專業性

從事檔案管理工作的人員其自身具備的專業性，也是影響檔案管理工作創新的重要因素，尤其是在信息化的時代，進行檔案管理工作的人員不僅需要具備相關的專業知識理論與專業知識技能，還要具備相應的計算機信息技術以及勇于創新的精神，這樣不僅能夠更好的完成檔案管理工作，還能對檔案管理工作的創新發展起到一定的促進作用。而從事檔案管理工作的人員要及時更新自身的思想觀念，自覺主動的學習新的檔案管理知識與技能，相關的部門負責人也要提高對檔案管理工作的重視程度，定期組織相關的培訓活動，以此提高工作人員檔案管理水平，而當管理人員也可以通過與同事之間的討論對檔案管理方式進行創新，促進檔案管理工作的創新發展。

（三）實現檔案信息資源共享

在傳統的檔案管理工作過程中，管理人員只是著眼于當下的檔案信息管理，并沒有進行主動的搜集其他的檔案數據信息，這樣的情況也使得檔案資源的共享難以實現，也對檔案管理水平的提高產生一定的影響。因此，檔案管理部門要建立一個檔案資源信息的共享平臺，讓工作人員的檔案管理意識有被動化為主動，對計算機信息技術進行充分的利用，優化檔案共享平臺及其搜索引擎功能，以此推動檔案數據信息的資源共享，進一步促進檔案管理工作有效的發展[3]。

四、總結

通過上述對檔案管理工作的分析，傳統的檔案管理工作方法以及模式早已無法滿足現代社會的發展需求，而在當前的社會時中，若想使得檔案管理工作能夠獲得良好的發展，就要對其工作內容、方法以及模式在一定程度上進行改革以及創新，以此提升檔案管理工作的水平，并促進檔案管理工作效率的提高，進而使得檔案管理工作能夠獲得長期穩定的發展。

參考文獻：

[1]王倩.基于信息時代背景下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2017（14）：103-103.

[2]趙學軍.檔案管理工作發展問題探討[J].科技致富向導，2012（12）：282-282.

[3]姜麗華.基于信息時代的檔案管理工作創新策略研究[J].參花：上半月，2017：88.