淺議在企業(yè)內(nèi)部信息溝通機(jī)制的建設(shè)對PDCA循環(huán)發(fā)展模式的意義

于海洋

關(guān)鍵詞：企業(yè)內(nèi)部信息溝通機(jī)制 PDCA循環(huán)

一、引言

近年來，行業(yè)在推動高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)程中，以信息化支撐和服務(wù)企業(yè)經(jīng)營管理需要， 深入挖掘卷煙營銷、專賣、物流、政務(wù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)與“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等創(chuàng)新技術(shù)深度融合的精益管理體制，有效提升企業(yè)經(jīng)營網(wǎng)絡(luò)化、管理高效化、服務(wù)便捷化水平，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供更好的技術(shù)保障。但在推動信息溝通傳遞、落實(shí)執(zhí)行、結(jié)果反饋方面閉環(huán)效果不佳，工作中存在“上熱中溫下涼”逐級遞減現(xiàn)象?；诖隧?xiàng)問題，筆者結(jié)合工作實(shí)際，以PDCA循環(huán)發(fā)展模式為依托，從管理角度對信息化體系建設(shè)進(jìn)行一些思考。

二、PDCA循環(huán)發(fā)展模式的基本內(nèi)涵

PDCA循環(huán)是美國質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明循環(huán)。全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)就是PDCA循環(huán)。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個階段，即計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。在質(zhì)量管理活動中，要求把各項(xiàng)工作按照作出計(jì)劃、計(jì)劃實(shí)施、檢查實(shí)施效果，然后將成功的納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的留待下一循環(huán)去解決。

三、企業(yè)內(nèi)部信息溝通機(jī)制現(xiàn)狀

一是結(jié)果運(yùn)用與計(jì)劃環(huán)節(jié)貼合度不高。現(xiàn)如今階段性工作開展成果匯報(bào)，多以文件報(bào)告樣式呈現(xiàn)。受員工素質(zhì)、溝通機(jī)制、信息時(shí)效性等多方面因素影響，工作開展結(jié)果在形成反饋意見過程中，存在1.反饋方式流于形式。針對面廣量大的反饋結(jié)果，現(xiàn)有反饋報(bào)告形式傳統(tǒng)、套化，缺少具有代表性問題的針對性反饋與深度挖掘;2.反饋內(nèi)容大而化之。由于傳統(tǒng)觀念影響，工作匯報(bào)總結(jié)往往成績大于問題，問題短板稍稍帶過，為上層設(shè)計(jì)帶來難度，難以促進(jìn)工作水平高效提升。3.反饋人員一知半解。由于缺少對工作階段性的集體討論與研究，反饋人員容易從個人角度出發(fā)，未能深層次了解工作落實(shí)真實(shí)情況，以至工作亮點(diǎn)找不清、問題短板找不準(zhǔn)。以結(jié)果為導(dǎo)向的頂層設(shè)計(jì)效果未能實(shí)現(xiàn)最大化。

二是現(xiàn)行信息與往期信息整合度不高。由于部門獨(dú)立性，且各業(yè)務(wù)部門存在自己的經(jīng)營任務(wù)與目標(biāo)，往往不愿意讓業(yè)務(wù)骨干在資源整合上花費(fèi)大量時(shí)間，在一定程度上導(dǎo)致信息整合不能全面反映業(yè)務(wù)需求、活動效率低、決策慢，以至工作推動力不足。加之信息人員結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定與崗位調(diào)動變化等因素，各部門在信息整合工作中，缺少橫縱兩項(xiàng)間信息流通和共享，各類信息資源零散化、階段性工作信息脫節(jié)、歷史工作成果參考度不高，各類工作信息無法發(fā)揮出參考指導(dǎo)的最佳效果。

三是未能形成整體共享信息機(jī)制?；鶎有畔T隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)不健全，信息人才相對匱乏，各部門缺少信息工作負(fù)責(zé)人。存在工作信息采集力度不大，效率不高，整合不深，參考度低的問題。以至在考察信息化所支撐的業(yè)務(wù)工作中，暴露出業(yè)務(wù)條塊間存在斷層、執(zhí)行效率出現(xiàn)瓶頸、工作成果無法精準(zhǔn)、快速響應(yīng)工作需要的信息系統(tǒng)閉塞性缺陷。

四、解決路徑探析

一是端正思想，提高認(rèn)識。從“講政治、講大局”高度出發(fā)，提高全員對信息報(bào)送工作的認(rèn)識，把做好信息工作傳遞與整合作為顧全大局、守紀(jì)律的重要體現(xiàn)，堅(jiān)決摒棄各種錯誤與模糊認(rèn)識，在工作開展過程中做到高度重視、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

二是建立合理化建議機(jī)制。從格式、方式、語言方面著手，確定一套企業(yè)內(nèi)部溝通規(guī)范，避免信息差別。構(gòu)建制度化、規(guī)范化的企業(yè)內(nèi)部溝通渠道，使廣大員工與管理者能保持實(shí)質(zhì)性溝通，達(dá)到參與管理、下情上達(dá)、意見公開的目的。

三是建立部門信息溝通平臺。明確各部門信息專員，成立機(jī)關(guān)、營銷、專賣三部門的信息協(xié)作小組，明晰專職于信息收集、整理、匯報(bào)的工作職責(zé)，建立以會議制度與政務(wù)信息報(bào)送為平臺的溝通渠道，確定以PDCA循環(huán)為指導(dǎo)的工作程序。促進(jìn)三大機(jī)構(gòu)信息小組在：P計(jì)劃環(huán)節(jié)中，對企業(yè)管理溝通活動進(jìn)行計(jì)劃、組織、實(shí)施和控制，為各部門和企業(yè)的戰(zhàn)略制定者提供相關(guān)的決策資料;D執(zhí)行環(huán)節(jié)中，對計(jì)劃方案進(jìn)行雙向溝通，促進(jìn)工作計(jì)劃目的明晰，執(zhí)行落實(shí)到地;C：根據(jù)工作實(shí)際，定期或不定期對工作落實(shí)情況進(jìn)行溝通，并對信息溝通的效果進(jìn)行評估與總結(jié);A：匯總工作成果，羅列成績與不足，并提出進(jìn)一步改進(jìn)溝通效果的對策建議，讓管理者掌握到真實(shí)的工作進(jìn)展情況，促進(jìn)工作更高質(zhì)量的完成與完善。