關(guān)于事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理的策略探討

袁麗珍

摘要：對于事業(yè)單位的檔案管理工作總最為重要的一個決策和依據(jù)就是檔案信息，所以，如何對事業(yè)單位的檔案信息管理問題中妥善開展精細化的管理顯得尤為重要，要將精細化的管理方式逐步融入進事業(yè)單位的檔案管理日常工作中及各個環(huán)節(jié)當中去，并對其進行詳細的分解和細化，通過進行總結(jié)和系統(tǒng)的歸納來找出最適合的工作方法和工作流程，進而提高事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理的工作效率和質(zhì)量。本文通過簡要分析了事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理所出現(xiàn)的主要問題、開展精細化管理對事業(yè)單位檔案管理的價值以及事業(yè)單位檔案管理精細化的策略探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;精細化管理;策略探討

引言

鑒于事業(yè)單位的檔案管理中開展的精細化管理并不是一個簡單的管理理念，而是一種管理的技術(shù)，經(jīng)過規(guī)范化、系統(tǒng)化的操作流程，針對每一項工作數(shù)據(jù)做到有理有據(jù)，而且按照檔案管理中所涉及到的各項環(huán)節(jié)都要進行一系列高效率、精準的運行，進而從實處提升檔案管理的重任所在，明白每一個崗位的重要性和職責所在，針對在每天的工作中所發(fā)現(xiàn)的問題要及時地去進行整理和檢查，并糾正處理好后續(xù)的任務，以保證事業(yè)單位的檔案管理工作能夠有效地展開。因為精細化管理已經(jīng)成為當前事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向。

一、事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理所出現(xiàn)的主要問題

（一）缺少相關(guān)的制度規(guī)定

一般來說，當前的事業(yè)單位對于檔案管理中開展精細化管理的認識并不夠，現(xiàn)有的制度沒有辦法對精細化管理方面進行有效的保障，這也就導致很多的事業(yè)單位在檔案管理上沒有一個完善的日常操作流程作為工作的參考，這也是絕大部分的事業(yè)單位部門無法有效開展精細化管理的原因之一。比如說，東莞植物園，是東莞市正科級事業(yè)單位，但其內(nèi)部對于先下正在執(zhí)行的制度完善程度也并不高，針對檔案管理的客觀性、主體性、時間、方式、規(guī)格大小等具體的標注等也并不完善，沒有一個檔案管理的實例分析，也就無法突破出傳統(tǒng)檔案管理方式對于發(fā)展道路上的阻礙，缺少了科學制度的保障也就無法有效地提升并展開檔案管理中開展精細化管理的工作規(guī)范性，這不僅影響著事業(yè)單位的檔案質(zhì)量，而且也無法為檔案管理提供一個有效的指導依據(jù)，也就沒有辦法來徹底解決傳統(tǒng)檔案管理方式的實際問題。

（二）電子信息化的應用度普遍偏低

由于絕大部分的事業(yè)單位在檔案管理上所應用的信息化程度普遍偏低，導致一些管理方式或手段都無法符合管理的要點，使得嚴重影響了事業(yè)單位在檔案管理上的有效發(fā)展和提高。首先，鑒于一些事業(yè)單位的內(nèi)部還是存在著一些資金問題或者是其他問題，并沒有準備現(xiàn)代的檔案管理設(shè)備，而當下的管理系統(tǒng)已經(jīng)不適應當下檔案管理工作的整體水平，因此，也就開始影響到了事業(yè)單位在檔案管理工作中開展精細化管理的工作效率和質(zhì)量，無法有效地推進對檔案資源的深度挖掘。其次，很多的事業(yè)單位在對管理設(shè)備上的更新?lián)Q代和資金投入上沒有一個長遠的計劃，不對更新管理設(shè)備加以重視，也就會導致無法開發(fā)出相應的管理系統(tǒng)，致使一些事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理的設(shè)備等問題上經(jīng)常出現(xiàn)停滯不前的現(xiàn)象。最后，由于沒有一個完善的檔案管理系統(tǒng)也就標志著事業(yè)單位的檔案管理工作無法依照標準化的方向來展開工作，這也是導致事業(yè)單位的檔案管理工作效率在不斷下降。

（三）檔案資料的利用率普遍偏低

對當前一部分的事業(yè)單位檔案管理中檔案資料的利用率調(diào)查結(jié)果來看，絕大多數(shù)的事業(yè)單位檔案管理中基本上都沒有從如何能夠提高檔案資料的利用率出發(fā)來進行改善單位自身的。由于現(xiàn)階段已經(jīng)的檔案管理是無法滿足檔案對于服務的真實需求的。比如說，東莞植物園事業(yè)單位的檔案管理功能性發(fā)展停滯不前時，也就開始慢慢導致檔案管理的工作觀念還是處于一個較為落后的發(fā)展趨勢，沒有讓各級各部門的檔案管理人員們發(fā)揮出自己的職能，這同樣也是造成當?shù)貦n案管理中開展精細化管理的失敗原因之一，嚴重影響到了當?shù)貦n案管理工作的有效性。第二，由于一些事業(yè)單位的檔案管理工作流程的優(yōu)化程度非常一般，影響到了正常的工作效率，非常不利于各部門及時有效地獲得相關(guān)的信息。最后，針對一些檔案資源為其推進事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理，鑒于我國當前的事業(yè)單位在開展個性化方面還是處在一個剛剛起步的階段，加強對其的重視，就是最快捷的一種方法落實事業(yè)單位服務理念。

二、開展精細化管理對事業(yè)單位檔案管理有何價值

（一）全面實現(xiàn)最大程度上的服務利益化

一般來說，事業(yè)單位如何可以有效地開展精細化管理不僅能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案管理可以起到了一個有效的促進作用，同時，還可以幫助事業(yè)單位將價值進行最大化的放倍數(shù)，目的是要將事業(yè)單位的檔案管理價值的最大化，如果能夠好好地指引，有深層次地對其進行探究，要讓檔案管理制度可以得到全方位的落實。通常情況下，事業(yè)單位檔案管理中的精細化管理的方式是可以經(jīng)過仔細的檢查全過程后才可以，不斷地加強工作人員的自我管理意識，同時還要采取最有成效的管理辦法進行實施，合理地打造出最適宜的工作氛圍，保障事業(yè)單位可以在穩(wěn)定、健康發(fā)展的基礎(chǔ)之上來不斷地加快管理辦法的創(chuàng)新意識。

（二）加強促進事業(yè)單位的檔案精細化管理的穩(wěn)定發(fā)展

事業(yè)單位的檔案管理中逐步開展并實施精細化的管理模式，不僅可以提高工作的質(zhì)量標準，還盡可能滿足絕大多數(shù)事業(yè)單位對于數(shù)據(jù)信息的需求。第一，基于公共服務標準不斷提升的情形下，越來越多的事業(yè)單位開始在檔案管理中使用精細化的管理模式，在促進了對各項數(shù)據(jù)資料的記錄和認識后，還幫助了事業(yè)單位為以后的檔案工作進行審視，對工作進行詳細的總結(jié)，不斷完善好事業(yè)單位的檔案管理體系，在發(fā)展的過程中不斷地發(fā)現(xiàn)出各種問題，為今后的工作提供了寶貴的經(jīng)驗。第二，采用精細化的管理模式還可以側(cè)面看出事業(yè)單位檔案管理的工作戰(zhàn)略，并對其今后的發(fā)展思路和方向做一個詳細的界定。

三、對事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理的策略探討

（一）對事業(yè)單位的檔案管理制度進行完善

第一，加強提高對已經(jīng)通過修訂落實的精細化檔案工作原則的重視。根據(jù)當前我國檔案管理工作法規(guī)制度—事業(yè)單位的檔案管理工作制度中可以看出，已經(jīng)明確了檔案管理工作的發(fā)展戰(zhàn)略以及各個事業(yè)單位應當根據(jù)政策制度的規(guī)定，切實提升自己工作制度的科學性。第二，從實際出發(fā)，了解出已經(jīng)實現(xiàn)因地制宜的制定事業(yè)單位檔案管理工作制度，要堅持保護檔案資料信息的真實和完整。最后，基于豐富的檔案管理制度前提下，除了要熟練地掌握各種與檔案管理行相關(guān)的法律法規(guī)來提升自己單位的檔案管理水平以外，還要根據(jù)具體的實際工作情況，不斷地對制度加以完善，確保可以達到事業(yè)單位檔案管理工作制度的基本水平。

（二）加強提高檔案精細化的管理技術(shù)

鑒于事業(yè)單位檔案管理精細化和檔案管理的科學技術(shù)有著密不可分的聯(lián)系，因此，管理技術(shù)漸漸成為了當下衡量事業(yè)單位檔案管理水平的一項重要因素，在科學技術(shù)的支持下，事業(yè)單位的檔案管理的工作效率都在穩(wěn)步的提升中。不斷地加入智能化、數(shù)字化的概念融入進管理技術(shù)中，加大信息技術(shù)在事業(yè)單位數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)方面的支持力度，保障事業(yè)單位在精密的計劃中充分體現(xiàn)出自身的技術(shù)優(yōu)勢及檔案管理工作水平。

總結(jié)

總而言之，事業(yè)單位開展檔案管理的精細化管理模式要基于實際的工作情況出發(fā)，全面落實好國家的各項要求，不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作的完整性、真實性和有效性，所以說，推進并落實好事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理的策略具有非常重要的價值。

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