建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析

彭美蓮

摘要：建筑工程檔案資料管理作為企業基礎管理的一項重要內容，詳盡記錄并保存了建筑項目施工全過程中形成的各種信息，為建筑工程項目的后期質量鑒定等工作提供了重要的依據。本文作者分析了建筑工程檔案資料管理中存在的問題，并提出解決措施。

關鍵詞：建筑工程檔案;資料管理;問題;措施

0、引言

在建筑工程施工的過程當中，工程檔案資料是十分重要的一部分，其是建設活動中形成的原始的、具備一定保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。在管理建設工程質量、總體造價和建設工期的同時，作為建筑工程項目管理的重要組成部分，其關鍵作用也得到了越來越多人的關注。因此，實現對建筑工程檔案資料規范化、程序化、合理化的同步管理是十分重要的，也是做好建筑工程項目管理工作的基礎和關鍵。

1、建筑工程檔案資料內容

1.1綜合性文件資料

綜合性文件資料不僅包括施工準備階段的文件資料，如建設工程中征用地、拆遷安置等綜合性立項文件資料;規劃、消防等政府部門的審批文件;勘查、測繪和設計文件;招投標文件;開工審批文件;工程相關的照片、錄像、錄音和光盤等資料，工程地質，水文氣象等文件資料，而且包括工程竣工階段的竣工驗收質量鑒定、結算及審計報告等方面的文件資料;

1.2工程施工文件

1.2.1土建工程文件

主要包括施工組織設計、圖紙會審、設計變更、技術交底、材料代用單等資料;工程測量檢測記錄;施工原材料、半成品、成品及零部件的質量證明文件或檢驗報告等資料;混凝土、砂漿等配比檢驗報告;隱蔽工程驗收記錄;工程質量檢驗、評定以及質量事故處理記錄等文件資料;施工技術總結等。

1.2.2水電設備安裝工程

主要包括給排水、消防、通風、空調等設備在安裝過程中所需的用料質量證明文件、管道測試記錄等方面的資料。

1.3竣工圖

主要包括總平面布置竣工圖，建筑工程竣工圖，裝飾竣工圖，給水、排水竣工圖，通風、空調竣工圖及室外各種管線竣工圖等。

2、建筑工程檔案資料管理中存在的問題

2.1相關人員檔案意識薄弱

眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。

2.2對建筑工程中檔案資料的管理不到位

建筑工程的檔案資料包含了多方面的數據資料，其中包括管理、施工、設計、質檢等部門。各部門分工合作， 致使檔案資料完整存在相當大的難度。例如，在工程施工或竣工驗收過程中，檔案管理人員必須到現場才能對有關施工問題的檔案規整記錄，檔案資料記錄的全面性和準確度才能得到保證。如若不然，施工過程中的檔案就得不到及時整理，或者在工程竣工驗收過程中出現差錯，而且這些差錯很難被發現。

2.3工程質量驗收時沒有可以參考的書面材料

在進行建筑工程施工的過程中，為了有效提高工程的質量，必須要在完成一些質量控制點的施工之后，進行適當的質量驗收，但是，很多時候為了追趕進度往往忽視了現場驗收工作，也未按照相關的規定進行書面簽字儀式，未形成相關的書面材料，這是不符合工程檔案管理工作要求的。

2.4施工驗收原始簽證資料格式不符合要求

在工程開展工作之前，未對原始施工驗收簽證資料的內容和格式進行明確、統一的約定，而是在施工進行的過程當中不斷的增添和更換相關的內容和種類，這就使得不同資料在格式上不夠規范、統一，給裝訂組卷工作增加了一定的難度。2.5原始資料書存在問題在書寫工程施工過程的原始資料的時候，有很多字跡潦草、不規范、錯別字等問題，對于修改過的地方也未蓋章和簽字，這就大大增加了工程檔案管理工作的難度。

3、加強建筑工程檔案資料管理的具體措施

3.1不斷增強工程檔案資料管理意識

工程檔案資料管理工作在整個工程項目建設過程中發揮著重要作用，為工程項目后期質量監督，改建、維修、擴建等工作提供基礎依據。一方面，企業要不斷增強工程檔案資料管理人員的檔案管理意識，提高樹立端正的檔案管理態度，對檔案資料管理的重要性有充分的認識。另一方面，企業各層領導及各部門人員從上到下在思想上重視檔案資料的管理的作用，充分落實檔案資料的收集、歸類等工作;明確各部門職責并加強檔案資料完整性的檢查監督工作，定期檢查評比檔案資料的合格有效性，防止檔案資料管理工作滯后于工程項目建設工作現象發生。另外，企業要引進全新高效的信息化檔案管理機制，增強檔案管理人員運用計算機處理檔案資料能力，提高工作效率。加強相關管理人員對檔案知識的學習，增強檔案管理意識，充分發揮檔案資料管理工作的價值作用。

3.2建立并完善檔案資料管理的相關機制

缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。

3.3嚴格把好竣工驗收工程檔案資料質量關，使竣工驗收檔案可以發揮出憑證作用

建筑工程在竣工驗收時，工程檔案資料的管理人員要和工程項目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規范的要求，對工程施工建設過程中形成的資料檔案進行全面審核、檢查，及早查出問題，并及時解決問題，務必使工程竣工的材料做到完整、真實，工程檔案的歸檔范圍符合規定的要求，認真切實地執行《建設工程質量管理條例》規定的相關條文，把好竣工驗收關，竣工驗收檔案的移交也是整個工程的重要環節。在移交出合格的工程檔案之后，由建設單位頒發出“建設工程檔案合格證”，反之，不滿足要求的則不發“建設工程檔案合格證”，建設單位有權按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準確性、完整性、系統性。

3.4通過現代化技術統計檔案信息

隨著計算機技術和互聯網技術的不斷進步和發展，建筑工程單位必須要積極利用好這些先進技術，做好對建筑檔案資料的統計管理工作，可以構建一個記錄檔案信息的系統，對建筑工程中各個環節的真實情況進行記錄，進一步提高建筑工程檔案資料的完整性，使其能夠在建筑工程檔案資料管理過程中充分的發揮自身的作用。

3.5強化施工管理工作以及檔案材料編制工作

根據相關的標準對工程檔案材料進行編制，是施工單位最為基本的業務需要。一個施工隊伍如果不會編制工程內業材料，那就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，重點在于編制形成過程。作為施工單位必須要對自身的職責進行明確，并且，強化對施工技術人員編制檔案材料能力的培訓和學習，努力提升編制工程檔案材料的能力和水平。作為開發公司要強化對施工的監督和管理，及時對工程檔案材料的編制情況進行檢查，根據相關的標準制作檔案材料，為以后的工作提供重要的參考依據。

4、結束語

建筑工程檔案資料管理是一項漫長而繁瑣的工作，貫穿工程的開工至竣工的各個階段，不能有絲毫的馬虎大意，必須對自己負責的項目所形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料，具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。否則，將影響到工程竣工驗收是否能順利進行。

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