淺析新時期下的全宗卷管理

王翠娟

摘要：全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷，從性質上說，并不是全宗內(nèi)的檔案，通俗地講，是在檔案管理活動中形成的“檔案”，是管理全宗的檔案，是檔案的檔案。本文主要針對新時期機關單位全宗卷管理問題進行分析和討論。

關鍵詞：全宗卷管理;機關單位;檔案管理;全宗卷建立

一、新時期機關檔案管理全宗卷建立的必要性

機關檔案管理工作在當前的機關事業(yè)單位中占有重要的地位，特別是在新形勢下，隨著機關單位的改革和發(fā)展不斷加深，建立全宗卷就顯得十分有必要。建立全卷宗的管理具有以下幾個方面的必要性：

第一，可以客觀的反應機關單位檔案管理的全過程。全卷宗的建立實質上是對所有的檔案進行歸類管理的過程，在對檔案進行統(tǒng)一整理的過程中，需要我們進行統(tǒng)一的歸納，將檔案管理的前期到后期的整個過程進行有效的管控，使得整個機關的檔案管理工作進程得到全面的細分，還可以掌握機關的整體工作狀態(tài)，這也可以促使機關發(fā)現(xiàn)自身的問題，改進工作的方式。

第二，可以更加有效地查詢檔案信息，促進檔案信息的合理運用。檔案管理的一個重要的方式就是對各種檔案進行有效的儲存，為以后的查閱提供有效的途徑。在進行途徑建設的時候，我們可以采取系統(tǒng)、規(guī)范的檔案歸檔管理方式，使得不同種類的案件得到有效地安置，減少檔案遺失或者檔案的信息不完全等現(xiàn)象，保證各類的檔案可以保證完整，整個全卷宗的體系得到完善，使得全卷宗成體系的建設完成。這些前期的工作做好做細，可以很好地為以后的工作打下堅實的基礎，方便以后的查閱。

第三，充當后備資源。在機關的工作中，機關檔案室建立全卷宗檔案具有積極的作用，對于機關的日常工作具有現(xiàn)實的意義。其一，在各個機關的向上一級的機關移交檔案的時候，可以將已經(jīng)成體系的全卷宗作為一個材料，方便各個機關的編寫，可以做到直接取數(shù)據(jù)，直接取材料，甚至對于時間跨度短，數(shù)據(jù)沒有變動的全卷宗，可以直接移交給上一級的檔案管理機關或者上一級的單位。其二，對于檔案學的研究工作提供直接的素材。全卷宗的管理實質上就是對于檔案信息的集中管理，是一種全新的檔案管理模式，他是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是歷史的必然選擇。除了以上的優(yōu)點外，建立機關全卷宗的管理還可以有效地為我國的檔案事業(yè)的進一步發(fā)展做出貢獻。

二、機關單位全宗卷的建立方法

全宗卷的建立是一個長期復雜的工作，涉及到諸多的方面，需要工作人員在實際建立的過程中有認真負責的態(tài)度，并且具有一定的檔案管理知識。

首先，集中全宗卷管理中的所有文件材料，對這些文件材料進行集中管理是建立全宗卷的前提。一般來說，它所包含的方面有：在檔案收集工作中形成的所有交接數(shù)據(jù)以及檔案移交的目錄、檔案歸檔中形成的各種整理工作方案以及不同檔案的分類大綱等、在檔案的保管儲存過程中形成的各種最原始的數(shù)據(jù)記錄、檔案管理工作中形成的查借登記以及取得的重大利用效果的數(shù)據(jù)記錄、在檔案的統(tǒng)計檢索工作中所形成的年度統(tǒng)計報表以及檔案的具體編目情況的記錄、檔案管理工作中編研環(huán)節(jié)中制定的各種書目、在長期的檔案管理工作中所產(chǎn)生的各種相關工作制度以及全宗的詳細介紹等等方面，這幾個方面都對全宗卷的建立具有重要的作用，可以促使其向著更為完善健全的方向發(fā)展，使其更為合理。

其次，全宗卷從其結構構成上來看，它的歸檔和管理需要有詳細的實行步驟。對于管理人員來說，就要在管理工作中按照不同檔案所產(chǎn)生的時間順序進行先后劃分，不同年度的檔案有合理的安放，這可以為查閱者提供很大的便利。

第三，按照文書檔案整理過程中所形成的各種規(guī)則和方法，按照合理化的標準把每一份檔案材料按照一個文件來對待。采用細線材質來裝訂，然后逐一對文件進行頁號的編寫，編寫完成之后，要在每一份檔案材料的右上角蓋上歸檔所用的歸檔章，在這個歸檔章之內(nèi)，要詳細明確地標明檔案的年代信息、文件號以及所屬的具體類別。

第四，編制一個全宗卷文件的目錄。全宗卷涉及到的檔案較多，在時間、性質、類別等方面會有一定的差異性，同時基于總體上的規(guī)范歸檔，并且也為了查閱的方便，需要編制一個條理清晰明確的文件目錄，給人一目了然的感覺。

第五，把最后形成的全宗卷文件目錄以及按照標準順序排列好的材料文件進行整合。把它們裝入一些不同的文書檔案盒，裝入時要確保檔案的合理有序，不能出現(xiàn)混亂。

三、加強全宗卷管理的幾點建議

首先，應提高單位領導和檔案管理人員對建立和完善全宗卷的重要性和必要性的認識。將建立和完善全宗卷的工作納入檔案管理人員的職責范圍，把它作為檔案管理的總抓手，使檔案管理人員在日常工作中注意對全宗卷文件材料的形成及時進行收集和積累，不斷補充和完善全宗卷的內(nèi)容，使所建立的全宗卷能真正反映該全宗的歷史面貌。

其次，充分發(fā)揮好全宗卷在管理檔案工作中的“檔案”作用。收集、整理、鑒定各類檔案要依據(jù)全宗卷中各類檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表開展工作，使各類檔案收集齊全，整理規(guī)范，利用方便;其次檔案收集、管理、利用、安全等要嚴格落實各項管理制度及工作職責;再次，檔案移交接工作要嚴肅移交接紀律，辦理規(guī)范的移交接手續(xù)。

第三，要加強業(yè)務培訓，提高業(yè)務技能。各級檔案行政管理部門在舉辦檔案業(yè)務培訓班時，把建立全宗卷作為一項培訓內(nèi)容，改變基層檔案管理者對全宗卷的模糊認識。檔案管理員要有高度的工作責任感，不斷提高自身的專業(yè)素質，逐步養(yǎng)成積累和管理全宗卷的良好習慣。

另外，還要加強督導檢查力度。各級檔案行政管理部門要全面指導、督促和檢查，在對檔案工作進行指導和檢查時，要把全宗卷的建立列入工作計劃，并將其單獨做為一項工作進行考核。

結束語

全宗卷是對全宗進行科學管理的重要工具和手段，通過全宗卷，可以了解該全宗管理過程的情況，還可以了解該全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容、數(shù)量和利用等歷史與發(fā)展變化狀況，從而為該全宗的進一步科學管理提供必要的依據(jù)。隨著科學技術的進步，社會生活的各個方面都在發(fā)生著深刻的變化，檔案工作領域也面臨許多新的問題，對此我們檔案工作者應積極探索，為檔案工作及理論的發(fā)展開辟一片新天地。

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