數字化檔案館功能的開發利用

田琨

摘要：數字化檔案館是實體檔案館的線上形態，給實體檔案館的建設及功能開發應用創造了無限空間和機會。而且，數字化檔案館作用的開發應用，可以更好迎合人們對檔案館系統化、數字化建設的需求，為檔案管理的運營提出了許多要求。但是，目前因為多種原因，信息化檔案館功能研發應用的現狀并不樂觀，極大影響到檔案館實現現代化發展的步伐、影響到檔案館的服務質量、限制著文化的發展。所以，探究數字化檔案館作用的研發應用具有顯著的現實作用及長遠功能。

關鍵詞：數字化;信息化;檔案館;功能開發

目前，隨著信息化系統的逐漸完善，數字化發展已成為社會一種“潮流”，數據資源已成為大眾生活及經濟業務的重要資源。其中檔案是一種原生態數據資源，其關鍵性正逐漸顯現出來，特別是信息時代的進步，科學的計算機技術與發達的網絡技術已滲透到人們生活的各個方面，隨時隨地影響與改變著大眾的生存、工作及思維模式。大數據背景下，相較于其他數字技術更為滿足檔案管理的需求。

1、數字化檔案館的概念及意義

數字化檔案館屬于一種和實體檔案網相呼應的線上檔案館，根據檔案館的歸屬主體，能夠分成高校信息化檔案館、政府信息化檔案館、地區信息化檔案館、醫院信息化檔案館、企業信息化檔案館等等[1]。這類不同的信息化檔案館具有特殊的價值和功能，其一，對本行業內的指導和服務功能;其二，具有良好的文化功能，突出了不同領域文化的發展狀態;其三，具備良好的教育功能，可以對大眾開展多樣化的教育工作，例如高校信息化檔案館具備不同學科的教育作用，地區信息化檔案館具備社會教育的作用，醫院信息化檔案館具備醫藥衛生培訓功能，企業信息化檔案館具備經濟層面的教育作用。

信息化檔案館相較于普通的實體檔案館具備很多優勢和便捷，例如數據量大、便于查詢、保存時間無限等，屬于一種先進的檔案館進展形態。這些優勢和便利性為檔案館自身的開發應用，為檔案應用者、時代發展均帶來了諸多價值。

2、數字化檔案館作用開發應用常見的問題和原因

2.1當前信息化檔案館作用開發應用的現況

（1）檔案開發應用的服務性觀念、科學化觀念、創新觀念等缺乏堅持，影響到數字化檔案館作用開發應用的正常發展;檔案開發應用的業務整合缺少創新，影響到數字化檔案館作用開發應用的視域擴展;檔案開發應用的模式缺少創新，影響到數字化檔案館作用開發應用的高效性。

（2）檔案開發應用的主體素養偏低，影響信息化檔案館作用開發應用的主體力量;信息開發應用的基本條件和考核制度不完善，影響信息化檔案館作用開發應用的正常供應和驅動。

信息化檔案館作用開發應用存在上述問題，給信息化檔案館的創建發展帶來了許多關鍵的時代性課題及議題，還為其指定了發展趨勢[2]。

2.2導致數字化檔案館作用開發應用不好的原因

（1）檔案館自身原因。具體表現在檔案館本身不注重數字化檔案館的發展，投放的人力、物力及財力不夠。

（2）國家和地區原因。其主要表現在國家和社會對信息化檔案館的作用認識不全面，使得對信息化檔案館在國家經濟建設中的重要意義認識不全面。

（3）大眾方面的原因。具體表現為全社會群眾對信息化檔案館作用的開發應用不注重，通常只停留于查找自己關心的檔案上，未關注到信息化檔案館教育作用、文化功能以及研究功能等層面的開發應用。

3、數字化檔案館作用的開發應用途徑

對于數字化檔案館作用開發應用的現狀，國家要發揮出大數據的作用，遵循“服務為本”的觀念，全面擴展信息化檔案館的服務領域及功能發展角度，重視信息化檔案館內檔案數據自身的規范化、實用化發展，重視提高檔案館服務人員及社會群眾的數字化信息應用素質，從資金、制度及基礎設備等層面保障和考核信息化檔案館，由此建立數字化檔案館作用開發應用的長效制度，促進該項業務常態化、標準化、持續化以及合理化發展。

3.1遵循服務觀念，優化數字化檔案館作用開發應用的思想體系

檔案館服務觀念是信息化檔案館作用開發應用的先導，為此需要認真研究檔案發展、時代發展、大眾訴求等層面對信息化檔案館作用的開發應用在觀念方面的需求，以“為民服務”觀念建立為主，重視網絡化、數字化、規范化、系統化等觀念的融入和堅持。

3.2以數據服務、文化作用、資政作用為主，持續擴展信息化檔案館作用開發應用的項目及內容

檔案館服務的內容及項目是信息化檔案館作用開發應用的重要支撐，為此需要認真研究檔案發展、時代發展、國民需求等方面對信息化檔案館作用的開發應用在項目及內容方面的需要，持續擴展與細化數據服務、文化服務、技術服務以及資政服務等多種項目，由此進一步提升數字化檔案館作用開發應用的涵蓋面及惠及面。

3.3增強與地區各部門、企業協作，為信息化檔案館作用開發應用建立平臺

檔案館服務的平臺和模式是信息化檔案館作用開發應用的關鍵手段，為此需要認真研究檔案發展、時代發展、國民需求等方面對信息化檔案館作用開發應用在平臺及模式方面的需求，從模式、內容至相關服務系統、服務流程等方面都要科學規劃和設計信息化檔案館，積極與地區社會協作，盡量將數字化檔案館作用的開發應用融進檔案館和地區協作的各個項目當中[3]。

3.4加強全社會的信息文化建設及提高檔案館職工的素質，由此夯實信息化檔案館作用開發應用的主體能力

檔案館業務主體的素養是信息化檔案館作用開發應用的重要力量，為此需要好好研究檔案發展、時代發展、國民需求等層面對信息化檔案館作用的開發應用在主體力量方面的需求，基于檔案采取講座、信息文化的宣傳培訓及其他模式，全面提高社會群眾、地區各組織對檔案館作用開發應用的水平;采取自修和外在培訓途徑，全面提高檔案館職工的數字化信息服務水平。

3.5完善線上檔案館的保障內容與考核體制，盡量為信息化檔案館作用開發應用提供良好的保障和督導

檔案服務觀念是信息化檔案館作用開發應用的先導，為此要好好研究檔案發展、時代發展、國民需求等層面對信息化檔案館作用應用在觀念方面的需求，增加對該項業務的專項資金投入，創建好信息化檔案館的線上運營環境及設備，進一步提高服務設備的先進性;加強對信息化檔案館作用開發應用的考核監督，盡量形成一套完整有效的考核制度。

綜上所述，數字化檔案館是一種全新的檔案館，其作用的開發應用比較系統、繁瑣，要求檔案館、地區社會、大眾、政府各個部門的配合，還需要多個角度的探索和嘗試。民生角度、五大發展觀念、數字化和大數據等均為信息化檔案館作用的開發應用提供了良好的契機和思路。當前最關鍵的是，檔案館要主動掌握檔案發展的數字化趨勢以及人類對檔案館建設的期望，以檔案館作用的開發應用為核心，盡量處理好信息化檔案館的每種業務，制定數字化檔案館作用開發應用的常態體系，由此持續擴展信息化檔案館的公共服務領域及提高其經營發展的范圍。

參考文獻：

[1]范智新，沈牡丹.開展檔案信息化建設創建服務型檔案館——以華中科技大學檔案館為例[J].辦公自動化，2018，23（21）：53-55.

[2]楊建林.推進城建檔案館數字化建設 打造城市建設信息數據庫[J].城建檔案，2018（08）：18-19.

[3]何永明.數字化檔案館功能的開發利用研究[J].蘭臺內外，2016（05）：35-36.