如何提升企業檔案信息化管理水平

解爽朗

摘 ?要：結合實際，針對如何提升企業檔案信息化管理水平進行了論述。

關鍵詞：企業檔案;信息化;管理

1 企業檔案信息化的意義

隨著國家改革開放及我國加入WTO所帶來的契機，促使我國部分國有企業轉變傳統工業化模式下形成的思維定勢，建立能激勵信息化和新技術在生產中運用的制度和機制，用信息化帶動工業化，通過信息化應用提升公司各部門的效率，從而提高公司的基礎素質和國際競爭力。

企業信息化是指企業在作業、管理、經營各環節各層次采用計算機、通信和網絡等現代化信息技術改造和提升傳統產業，充分開發、廣泛利用企業內外信息資源，逐步實現企業運行的全面自動化，伴隨現代企業制度的形成，建立現代企業的過程。檔案信息化是公司整個信息化建設的一部分，它是基于現代檔案管理理念，依托企業完善的檔案體系、運用計算機、網絡、數據庫等信息技術手段對檔案信息的高效利用，實現企業全面檔案管理過程的監控、改進與優化的檔案管理業務系統。檔案信息化又是企業信息化的基礎，它是企業研發生產制造信息化的表征，又是催化劑。檔案信息化與企業研發生產制造信息化趨于一致時，企業不僅能達到產品質量的穩定性，降低成本、提高生產效率，而且作為本企業信息化項目的突破口或整體推進都具有重要的現實意義。

2 檔案管理信息化國內外發展現狀

檔案管理信息化在發達國家的飛機制造企業（美國波音和歐直）已經建立了比較先進的管理系統，實現了檔案信息的采集、處理、傳遞的自動化以及檔案信息與制造業務的集成，并不同程度地實現了生產故障的診斷與決策支持。在我國近幾年，制造業也大量應用了檔案信息化管理系統，使其對檔案管理體系進行升級與優化，在提升企業檔案管理能力、保證產品質量方面發揮了重要的作用。

在一定程度上，一段時期內其標準規范了企業檔案管理流程、保證了產品的質量，提高了企業員工檔案管理意識，提升了企業的形象及市場知名度。但隨著市場對產品質量的要求不斷提高，現代數字化制造技術（MBD）的廣泛應用，需要更為先進的、更為成熟的檔案信息化技術來提升企業檔案管理水平，保障產品質量的不斷提高和穩定。

目前我國的一些公司檔案信息化水平僅處于起步階段，現有的檔案管理流程、制度、信息的輸入和輸出還停留在紙質審簽、人工控制的原始狀態，如各類檔案指標計算數據的傳遞、拉條掛帳問題進展情況的傳遞、辦理的各類不合格審理單據等等都還是紙質，由大量工作人員到各相關單位進行審簽，非常浪費資源。90年代后期，我國的一些航空企業與國際航空公司轉包合作，吸收了國外合作伙伴在檔案管理方面的作法與經驗，建立了與轉包工程相關的檔案信息管理系統，這些做法為我國航空企業建設檔案信息化管理系統作出了積極的嘗試和經驗的積累，但這些檔案信息管理系統多處于“孤島”狀態。結合我國一些航空企業檔案管理現狀和檔案信息化建設過程，就如何實現檔案信息化管理技術、現代信息技術與企業檔案管理體系的有機融合，如何導入現代檔案管理理念，如何對項目實施過程與相關資源進行有效地整合、組織與管理等進行了研究探討。

3 檔案信息化管理系統

檔案信息化管理系統依據企業規模、生產模式以及行業特點的不同，檔案信息化管理系統在功能、體系和運行模式等方面也體現不同的特點與形態。本章將重點就企業信息化管理系統的功能架構和實施策略與方法進行論述。

4 檔案信息管理系統功能架構

企業級檔案信息管理系統是當前制造企業檔案信息管理系統的主流形態。企業級檔案信息管理系統旨在實現覆蓋企業完整檔案信息保證體系，貫穿產品生命周期全過程的集成化信息管理。企業級檔案信息管理系統采用層次化與模塊化相結合的架構，系統的全部功能依照企業檔案管理體系的要求，封裝為一系列相互獨立但又相互集成、相互銜接的功能業務組，每個功能業務組又進一步細化拆分為一系列相互獨立而又相互集成的單元模塊，不同功能業務組的單元模塊間也可以建立跨業務組的集成邏輯。

在功能部署機制上，系統將各功能部署在四個層面上。

最底層為系統基礎平臺，負責為整個系統運行提供基礎平臺支持，包括個人工作任務管理、產品構型管理、工作流引擎、基礎數據字典管理、安全服務、組織結構管理、人員管理以及與各外部相關系統進行數據集成交互的數據集成接口管理等，從而保障系統上層各項功能能夠基于統一的基礎平臺協同運行。

（1）信息問題分析與處理功能組中包括產品故障信息管理、技術質量問題歸零處理兩個功能模塊，面向生產過程提供統一的生產和質量問題分析與處理功能。（2）綜合信息業務管理功能組中包括設計更改貫徹執行管理、蘭臺檔案管理、時控件管理、圖紙狀態管理以及綜合信息管理五個功能模塊，覆蓋了相應的產品生產信息管理綜合性業務內容。（3）檔案信息體系管理功能組主要包括蘭臺審核管理功能模塊，為檔案管理體系管理提供了信息化的管理手段。（4）檔案體系資源管理功能組主要包括圖紙管理和文件資料管理兩個功能模塊，提供了檔案體系資源的信息化管理手段。

第三層為產品檔案信息綜合查詢與統計分析平臺，用于提供產品全生命周期、全體系的檔案信息查詢、分析與追蹤門戶，企業決策層可以通過該平臺對全企業范圍內的檔案信息進行綜合查詢與分析，從而提高其信息管理決策的科學性。

第四層部署為信息綜合報表與輸出模塊，使得蘭臺系統中的各類數據能夠方便、高效地輸出成多種格式的電子文檔，或打印為紙質文檔等，為相關資料工作人員的日常工作提供了便捷的工具支持。

5 檔案信息管理系統實施策略與方法

檔案信息管理系統在我國航空企業中的實施涉及部門多、范圍廣，運行環境復雜，采取正確和適當的實施策略對于項目的成敗至關重要。

作為一套與企業檔案管理體系以及生產與管理業務緊密關聯的綜合系統，檔案信息管理系統的有效運行必須建立在與企業檔案管理體系和生產、管理業務相融合的前提之下。實現檔案信息管理系統與企業環境與業務過程的融合與貼合，最直接的思路就是采用針對企業個案進行定制化開發的模式，針對企業具體的檔案信息管理體系與業務環境開發專用的應用系統。然而，采用針對企業個案進行完全定制開發的實施模式，需要針對特定的企業環境與業務過程開發相應代碼，相對于采用成熟軟件的方式，通常會存在開發周期長、成本高、技術風險大的問題;與此同時，在現代制造業條件下，企業動態特性日益增強，一旦企業業務模型發生變化，采用定制化方式開發的系統則很難適應新的管理需要。為解決上述問題，檔案信息管理與產品生產管理保證綜合應用平臺采用了基于成熟的檔案信息管理系統軟件平臺進行定制化開發的實施模式。

所謂“檔案信息管理系統軟件平臺”是指一類支持檔案信息管理系統開發與實施的軟件資源和工具平臺，其中封裝了一系列共性化、可重用的算法、軟件資源與工具集，可以為面向各類典型制造企業的檔案信息管理系統開發與實施提供平臺支持。該實施模。

基于軟件平臺的實施模式，為快速、高效實施檔案信息管理系統提供了一條有益的思路。具體實施步驟線路圖包含了八個主要步驟：項目啟動、初步需求分析、試用版配置、試用版試運行、用戶版方案設計、用戶版系統開發、用戶版系統試運行、正式運行。通過這樣一套系統實施步驟，能夠在復雜的實施過程中將相關技術措施和項目資源最大化合理利用，最大程度地保證了項目的成功實施。

參考文獻

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