檔案數字化管理的幾點思考

王小岑

摘 ?要：隨著近幾年科技發展速度的不斷加快，人們對檔案管理的要求也在不斷提升，相關人員在進行檔案管理的時候，要不斷加大對數字化技術的重視度，加大對掃描技術、多媒體技術的應用，結合電子信息時代檔案管理的實際情況對其的管理途徑和道路進行創新。本文就檔案數字化管理進行研究，希望能夠提高檔案的利用價值。

關鍵詞：演變;優越性;問題

隨著近幾年我國社會發展速度的不斷加快，檔案管理信息化、數字化的水平也在不斷提升，相關人員在進行檔案數字化管理的時候，要不斷加大度計算機技術、數字儲存技術的重視，對檔案信息管理模式進行創新，通過局域網互聯網的形式對信息進行儲存，檔案資源才能真正的實現共享。在對檔案進行計算機管理的時候，相關人員要不斷加大對局域網、互聯網的重視度，檔案資源的利用效率才能得到有效的提升。

1 檔案載體的演變

檔案是人類歷史記錄最重要的載體之一，通過載體記載，讓后人了解歷史真相，而檔案本身載體也不斷發生著變化。我國現存歷史檔案中年代最久遠的是甲骨檔案。歷年問出土數量已經達十五萬片以上。

金文檔案是在甲骨檔案后出現的一種珍貴的歷史檔案。考古研究表明在商朝就己出現了青銅器上銘文鑄字，到了西周中國的青銅器進入極盛時期，這個時代刻于青銅器上的文字數量增多，記事范圍廣泛。

縑帛檔案是中國是絲綢的故鄉特有檔案載體之一，隨著中國絲織業的發展，早在戰國時期中國就開始用縑帛作為書寫材料，秦漢時使用更為廣泛。

簡牘檔案是指中國古代以竹木為載體而形成的文字材料?！巴病惫湃耸侵釜M長的竹片或木片;“牘”是指方形木片，歷史上曾經用于一般公務文書?！安摺眲t指若干片簡編聯在一起，用于國家重大政事和書寫典籍。

石刻檔案起源于樹碑立傳的傳統習俗，在中國古代石刻檔案遺存多姿多彩，浩如煙海。從先秦時期開始用石材作為記事材料，到了秦朝石刻不僅形制擴大，且數量增多，內容廣泛。

我國檔案載體從紙質檔案起發生了重大變革，取代了簡牘，成為國家正式書寫材料，一直沿用至今。

聲像檔案，如照片、影片、唱片、錄音帶和錄像帶等。

數字化檔案是隨著信息技術飛速發展形成的一種全新的檔案管理模式，目前正處于起步階段，世界各國都在研究探索數字化檔案管理模式和管理方法。

2 檔案數字化管理的優越性

2.1 存儲簡潔提高經濟效益

在對數字化檔案進行管理的時候，相關人員要不斷加大對傳統載體模式創新的重視度，采用電子儲存技術代替紙質載體，這種方式不僅能夠有效降低紙質載體的保管費用，還能縮小檔案占用的空間。電子儲存技術能夠有效提高檔案查閱的方便性。在對紙質檔案資料進行運用的時候，需要對檔案進行反復的復印，這種方式不僅會造成非常嚴重的人員和紙張的浪費，還會嚴重降低復印設備的使用壽命。

2.2 檢索查詢便捷提高了辦公效率

數字化技術能夠有效提高檔案歸檔的效率，提高有價值檔案的利用效率。數字化技術能夠提高有價值檔案內容的豐富性，采用圖文并茂的方式對檔案進行有效的管理，這種方式能夠有效提高有關單位決策的科學性、合理性。在對數字化檔案進行管理的時候，相關人員要不斷加大對檔案資料查詢、檢索的重視度，對紙質檔案進行數字化處理，采用網絡技術對其進行共享，用戶在進行檔案資料檢索的時候，可以利用網絡技術對檔案資料進行檢索。

2.3 減少檔案原件損傷，加強檔案原件保護

數字化技術能夠有效提高檔案檢索的安全性，減少檔案查詢、檢索過程中對檔案原件造成的傷害，數字化技術能夠對檔案資料進行數字化存儲和處理，在進行檔案管理的過程中要防治不法分子對檔案資料進行惡意篡改，數字化檔案管理的水平才能得到有效的提升，其的管理成本才能得到有效的降低。

3 檔案數字化管理需要注意的問題

檔案數字化管理是對現行檔案管理模式的重大創新和改革，這項改革牽涉面廣，數據量特別大，涉及歷史檔案堆積如山，如何對這些歷史檔案資料進行數字化存儲，在檔案數字化管理進程中如何培養專業技術人員，如何做好各種檔案管理軟件開發，如何實現紙質檔案和數字化檔案管理的平穩過渡值得深思，改革不能一蹴而就，更不能草率行事，必須積極穩妥的進行改革，確保檔案數字化改革實現新的飛躍。

3.1 重視培養專業技術人員

數字化檔案管理工作，對工作人員專業素質的要求非常高，在對檔案進行管理的過程中，要求工作人員要熟練掌握互聯網技術和計算機技術。工作人員在對檔案進行管理的時候，要不斷加大對技術、知識更新的重視度。保證自身的專業素質能夠滿足數字化檔案管理的需求。檔案管理人員要熟練掌握各種數字化檔案管理設備的操作方法，熟練應用圖片保存、編輯、影音等技術，檔案管理的水平才能得到保障。

3.2 做好各種檔案數字化管理軟件開發

眾所周知，一款好的軟件用起來得心應手，一款BUG過多的軟件使用起來不僅憋足，還容易造成數據丟失，微軟公司（Microsoft）的計算機操作系統軟件Windows全球市場占有率一直遙遙領先的重要原因在于該公司在Windows操作系統軟件研發過程中舍得資金投入，舍得重金聘請軟件開發高技能人才。在檔案數字化管理軟件開發問題上我們國家最好不要走彎路，不要做無謂的盲目開發，最好能夠研發一款像微軟公司（Microsoft）Office那樣的檔案數字化管理軟件，實現檔案數字化管理軟件開發一勞永逸。

3.3 積極穩妥實現紙質檔案和數字化檔案管理的平穩過度

隨著近幾年數字檔案技術的不斷提高，人們在對檔案進行管理的過程中，更多的開始采用紙質檔案與數字化檔案并存的管理方式，檔案數字化管理的實現仍舊需要很長時間。數字化檔案管理不僅能夠有效減少對紙張的浪費，還能有效避免檔案資料出現脫節的情況。檔案由紙質向數字化進行過度的過程中，相關部門要不斷提高過度過程中穩定性，檔案數據才能給人們提供更優質的服務。

3.4 確保數字化檔案管理數據安全

在進行檔案數字化的過程中，相關人員要的不斷加大對數據安全的重視度，黑客、人禍、天災都會對數據造成破壞，因此相關人員在對檔案進行數字化管理的時候，要保證其管理工作的科學性，對現有的防范措施進行創新，確保檔案資料萬無一失。

4 總結

綜上所述，在進行檔案規劃的時候，相關人員要不斷加大對檔案數字化管理的重視度，對結合檔案館發展的實際情況，對檔案館的相關制度進行完善，提高其的數字化水平，檔案在社會發展過程中才能發揮出更大的作用。在進行檔案管理的時候，要不斷加大對工作人員專業素質管理的重視度，提升其的管理水平、業務素質，嚴格按照相關規定的標準對檔案進行管理，檔案數據的安全性才能得到提升。

參考文獻

[1]梁驍.高校聲像檔案數字化管理策略研究[J].傳承，2016（1）：112-113.

[2]王坤.醫院檔案數字化管理模式分析[J].中國衛生產業，2016，13（23）：179-181.

[3]陸偉華.基建項目檔案數字化管理體系建設探討[J].城建檔案，2016（7）：21-22.

[4]徐梅，韓吉紅.淺談醫院綜合檔案數字化管理的應用[J].辦公室業務，2016（5）：132-133.