檔案信息化建設(shè)的績效評價探微

鄭明偉

摘?要：在當前的社會環(huán)境中，各行各業(yè)的發(fā)展，都離不開信息技術(shù)的滲透，尤其是在檔案管理工作中，利用信息技術(shù)的內(nèi)容，不僅僅可以節(jié)省一些資源的投入，同時也可以有效提升檔案的利用率，所以，為了幫助大家對檔案信息化的建設(shè)工作展開進一步的理解，這里就檔案信息化建設(shè)的績效評價內(nèi)容展開探究，希望能夠為相關(guān)人員，起到一些積極的參考作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);績效評價;分析

快節(jié)奏的社會發(fā)展模式下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，暴露出了越來越多的局限性，所以，發(fā)展檔案資料的信息化技術(shù)，已經(jīng)成為了一種不可避免的趨勢。在具體執(zhí)行的過程中，由于檔案信息化建設(shè)工作的耗資較大，且工程的整體結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，所以不僅僅要求企業(yè)投入相應(yīng)的物力，同時還需要企業(yè)對檔案管理人員進行專業(yè)化的培訓，讓其能夠從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，順利過渡到信息化的管理模式之中，在這個過程中，績效評價原則發(fā)揮著極為重要的作用，相關(guān)人員可以根據(jù)這方面的內(nèi)容，制定有效的工作措施。

1 確立檔案信息化建設(shè)績效評價主體

1.1 外部主體

在檔案的信息化建設(shè)過程中，外部主體的內(nèi)容包括檔案的使用人員，還有一些相關(guān)的專家、學者，他們通過對檔案的信息化建設(shè)工作機芯能夠合理的評價，并對整套系統(tǒng)的使用效果，展開公正、客觀的點評。由于外部主體是檔案信息的服務(wù)主體，所以，無論是遠程使用，還是在檔案館的內(nèi)部進行使用，這些服務(wù)主體的觀點，對于檔案信息化建設(shè)工作質(zhì)量情況，都能夠起到一定的參考價值。

1.2 內(nèi)部主體

內(nèi)部主體所代表的是檔案的管理人員，他們是對檔案進行建設(shè)、管理和監(jiān)督的主體，由于檔案部門的工作人員會直接參與到檔案的管理工作中來，所以他們更適合擔任檔案評估的主體。但是有一點需要注意那就是檔案信息化建設(shè)的評估工作，不能全部由他們負責，否則評價工作的說服性會有所下降，為了確保績效評價工作能夠具備客觀性和公正性的特點，不能僅僅依靠單一的評價。

2 檔案信息化建設(shè)的績效評價原則

2.1 評價主體全面性原則

檔案的信息化管理，所涉及到的利益方較多，為了確保檔案信息化建設(shè)績效評價的有效性，對于各方的意見都要進行合理的兼顧。對于各個利益方對評價對象的相關(guān)評價指標信息，要展開有效的收集與整理，并進行合理的測算，得出具有公平性和客觀性的評價結(jié)果。對于檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容，主要的利益方有部門領(lǐng)導、檔案管理人員、檔案管理部門的上級部門，還有檔案的使用者，但是為了確保建設(shè)工作的科學性與專業(yè)性，檔案方面的專家也可以成為檔案信息化建設(shè)績效評價的主體人員，簡而言之，檔案部門、檔案使用人員、檔案部門的上級部門，還有檔案專家共同構(gòu)成了檔案信息化假設(shè)測評的主體。

2.2 以效率為導向的原則

在績效評價的過程中，效率是一個極為重要的指標，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，需要投入大量的人力、物力和時間，所以，追求效率是檔案信息化建設(shè)的最終目標。如何能夠在有效的時間里，利用最小的經(jīng)費投入，來獲取更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，是績效評價工作關(guān)注的重點，在以效率為導向的原則下，首先，要對檔案信息化建設(shè)質(zhì)量、服務(wù)品質(zhì)進行提升，其次，則是要在檔案信息化建設(shè)的過程中，幫助相關(guān)人員樹立完善的成本管理意識，對每一分使用資源，進行合理的應(yīng)用，避免出現(xiàn)浪費的情況。

2.3 以結(jié)果為導向的原則

對于檔案信息化建設(shè)的成效，以結(jié)果為導向進行績效評價，也是一項至關(guān)重要的手段，在強調(diào)檔案信息化建設(shè)效率的過程中，根據(jù)某種工作程度，可以確保檔案信息化建設(shè)傾向于一個良好的工作結(jié)果，而在引入以結(jié)果為導向的績效評價原則時，可以對檔案信息化建設(shè)的產(chǎn)出情況，提供又一道的保障。再設(shè)計以結(jié)果為導向的績效評價內(nèi)容時，工作人員主要傾向于對服務(wù)模式、服務(wù)效果這兩個方面，還包括了檔案使用者，對檔案信息化建設(shè)工作的滿意程度，綜合這幾個方面的內(nèi)容，能夠進一步提升檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量。

2.4 定性定量結(jié)合的原則

將定性同定量的內(nèi)容結(jié)合起來，是完善檔案信息化建設(shè)的一個客觀性要求，定性評價指標在檔案部門的管理工作中比較產(chǎn)檢，但是定性化評價指標，這會導致評價的結(jié)果，會遭受主觀因素的影響，進而降低評價的準確性和可行性;定量能夠幫助整個績效評價更為準確、客觀，進而確保整個績效評價工作的科學性與準確性，所以，為了進一步強化績效評價工作的質(zhì)量，相關(guān)工作人員在操作中，可以在檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容上，對其評價指標展開定性、定量相結(jié)合的操作，樹立這項基本的工作原則，能夠進一步確保績效評價工作的合理性。

3 檔案信息化建設(shè)的績效評價措施

3.1 明確績效評價的內(nèi)容

針對檔案的信息化建設(shè)內(nèi)容，在評估過程中，要對信息化建設(shè)的內(nèi)容進行明確，檔案信息化建設(shè)的過程中，同以使用者為導向的目標展開合理的分析，可以進一步完善檔案信息化建設(shè)的績效評價內(nèi)容。在明確績效評價內(nèi)容的時候，主要可以從以下幾個方面著手：第一，是分析基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況，像硬件的配置、軟件的安裝，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率、穩(wěn)定性，還有配套服務(wù)設(shè)施的建設(shè)、運營情況等，都要展開深入的統(tǒng)計與分析;第二，辦公平臺的建設(shè)情況，像數(shù)字化系統(tǒng)能否穩(wěn)定運行，信息化檔案的存儲設(shè)備與相關(guān)要求標準是否一致等內(nèi)容，也要進行合理的察看;第三，檔案信息資源的建設(shè)情況，主要有檔案數(shù)字化工序是否具備高效的特點，是否建設(shè)出了完善的數(shù)據(jù)庫，數(shù)字資源的共享操作能否在短時間內(nèi)完成;第四，服務(wù)質(zhì)量方面的內(nèi)容，信息化網(wǎng)站的需求是否全面，服務(wù)系統(tǒng)是否具備穩(wěn)定性的特點，用戶的使用操作是否便捷，還有就是服務(wù)設(shè)施是否考慮到了一些人性化的內(nèi)容。

3.2 設(shè)置績效評價的指標

設(shè)置績效評價指標體系的時候，工作人員可以將評價的具體內(nèi)容，設(shè)定為一級指標，而在一級指標下，可以根據(jù)實際管理情況，設(shè)置二級指標，如果說二級指標在評價過程中還難以展開具體的量化操作，那么可以設(shè)置三級指標，并對三級指標的相關(guān)內(nèi)容，展開詳細的介紹，同時量化一些設(shè)置。像在一級指標中，主要可以針對基礎(chǔ)設(shè)施部分的展開分析，而在二級指標中，可以設(shè)置出硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運營管理的內(nèi)容，當然這里需要注意，二級指標具有不可測性，在二級指標下，可以設(shè)置三級指標指標，分別是主要的硬件設(shè)備、硬件維護程序;數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)管系統(tǒng)、業(yè)務(wù)軟件;網(wǎng)絡(luò)

基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu);外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng);過程管理、安全管理制度、業(yè)務(wù)操作管理和制度管理等。在設(shè)置三級指標后，還要執(zhí)行量化的操作處理，這樣績效評價的可行性更好，進一步驗證檔案信息化建設(shè)的整體質(zhì)量。

3.3 設(shè)置績效評價的權(quán)重

針對檔案的信息化建設(shè)績效評價內(nèi)容，權(quán)重設(shè)置還需要檔案方面的有關(guān)專家參與進來。相關(guān)的參與人員，可以對各項指標進行清楚的羅列，并對相關(guān)的功能進行介紹，這里可以利用一些專業(yè)性較強的方法，將相關(guān)信息寄送給那些參與評價的檔案專家，通過幾輪測試后，根據(jù)專家對績效評價權(quán)重的設(shè)置，來得出各個指標的權(quán)重，根據(jù)指標體系，還有權(quán)重設(shè)計出相應(yīng)的績效評價體系表，各個評價的主體，對于檔案信息化建設(shè)的信息、資料，展開收集與測試，并最終給出相應(yīng)的分數(shù)來，這樣更能夠強化績效評價體系的合理性。

3.4 分析績效評價的結(jié)果

績效評價既能夠?qū)n案信息化建設(shè)的成果進行有效的檢驗，同時還可以對檢驗出的結(jié)果展開進一步的分析，對檔案信息化建設(shè)的成果及時作出反饋。通過上述的檢驗操作流程，評價結(jié)果的分析所處角色也是極為重要。評價結(jié)果的分析，需要檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導，還有專業(yè)的工作人員參與進來，這樣能夠進一步提升評價結(jié)果的公正性，對于檢驗過程中出現(xiàn)的問題，大家需要對那些根本性的原因進行分析，及時整改問題，檔案信息化建設(shè)的初步運行，只能檢測出其中一部分的問題，所以，績效評價結(jié)果的分析，應(yīng)該呈現(xiàn)出常態(tài)化，在后期的檔案信息化運行過程中，進行不斷的完善和整改，確保檔案信息化可以順利進行，切實提升檔案的信息化管理水平。

4 結(jié)語

總而言之，針對檔案信息化建設(shè)的績效評價工作，相關(guān)人員應(yīng)該根據(jù)實際情況，提出一些針對性較強的措施，盡可能完善績效評價方面的實效性，提升檔案信息化管理的質(zhì)量，這樣為行業(yè)的發(fā)展，才能做出更多的貢獻。

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