新時期事業單位檔案管理工作的優化策略初探

崔瀟

摘 ?要：檔案的管理工作在我國事業單位中占有著重要的地位，是保證整個事業單位運轉的重要工作。事業單位中檔案管理工作的優化能促進社會的不斷發展，滿足人們的需要。本文主要就新時期環境下，對事業單位中檔案管理的工作進行分析，并提出一些相應的優化策略。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理;優化策略

引言

新時期的環境下，檔案管理的工作也在我國不斷發展的大環境下面臨著更大的需求，同時也面臨著更大的挑戰。怎樣提升檔案管理的水平，是如今的事業單位要重點思考的問題。只有不斷的優化和改進單位的檔案管理工作，才能夠給單位的發展帶來更好的保障。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作在事業單位中，實際就是人資的管理，因此它和單位中的每一個成員都息息相關。一個單位的檔案管理水平會映射出這個單位人員的素質水平和能力。比如說員工的升調問題，就是根據個人檔案來進行調整。特別是現在的信息時代，個人檔案信息對于我們本身來說尤為重要，單位的部門領導會根據我們的個人檔案來決定我們的具體工作內容。它反映出我們不同的階段一些過往經歷和收獲，反映一個人的能力所在。此外，一些事業單位的大多管理工作都會依據檔案的管理來進行決策，所以，事業單位的檔案管理工作能高度影響著單位的發展成果，優化檔案管理是新時期條件下事業單位的首要任務。

二、新時期下事業單位的檔案管理工作出現的問題

（一）專業人員的欠缺，單位不夠重視

在一些事業單位中，普遍存在不重視檔案管理的現象，欠缺對檔案管理的針對性。這種現象就直接造成了管理人員消極的工作態度，降低了工作效率。根據現今一些事業單位的狀況，人們可以看到，雖然在事業單位的員工學歷都很高，但很多都不具有專業的管理能力。由于我國的事業單位如今面臨著轉型，檔案管理部門的很多員工的工資并不高，而且在單位也受不到重用，前途渺茫，導致很多人都想另謀高就，根本沒心思去認真的做好本職工作。由于檔案管理的工作人員變動性強，所以很多工作都沒有得到有效的交接，這就導致了一些新人在上崗后，熟悉內容的時間花費很多，在這個階段，就會經常出現各種各樣的問題。

（二）沒有完善的制度

完善的管理制度能夠支撐著事業單位健康的發展。但是因為現在一些事業單位根本不重視檔案管理的工作，沒有一個完善的制度，導致在工作中，沒有規范的工作標準去約束管理人員，致使員工在整理和收集信息的過程中沒有統一的標準，導致工作混亂，不利于事業單位的發展。

（三）沒有高效的信息化手段

由于信息技術的不斷發展的壯大，未來在事業單位中，運用信息技術是一個趨勢。就新時期下的事業單位來說，其檔案信息本身就會涉及到各種各樣的數據、歷史等資料，信息十分龐大，只有合理有效的運用信息技術，才能對檔案的管理工作起到推動作用。但事實上，大多數的事業單位如今還是在沿用傳統的管理手段，根本沒有使檔案管理工作變得信息化，這樣嚴重制約了檔案的管理工作上的發展[1]。

（四）投入欠缺

很多的事業單位如今在檔案管理上缺乏一定的投入，尤其是在人員培訓上面。有些單位一年可能培訓個一兩次，而有的單位可能幾年都不培訓，而且各個部門間的交流溝通也很少，有很多單位的檔案管理人員對于工作中的相關軟件和設備運用的也不夠靈活，這也是制約檔案管理工作發展的主要原因。

三、新時期下事業單位的檔案管理工作優化策略

（一）人員、機制上的優化

開展檔案管理工作，對管理人員的業務水平和自身素質都有很高的要求。在實際的工作中，應該配備完整的人才體系來配合各個崗位的需求。針對如今的檔案管理工作，我們更應該進行人才的優化，選用專業人才，同時配合相應的培訓學習，提高整個檔案管理部門人員水平。要想提高檔案管理工作，在單位中還要給予高度的重視，并且結合實際情況，理順工作體制。首先是要轉變工作理念，把傳統的工作理念轉變成可以滿足社會需要，保證為群眾服務的理念。第二是要堅持從統籌規劃、整體局勢等方面，穩扎穩打的推進檔案管理工作在事業單位中的基礎建設，為工作健康持續的開展打下了良好的基礎。第三是要從權責、保密等方面更好的了解檔案管理工作的新道路。

（二）制度上的優化

要想全面的優化檔案管理工作，首先要優化制度。對現今的檔案管理制度實行全面的調整，提高管理制度水平，才能保證后期檔案管理工作更好的開展。在工作中，管理人員要注意做好持續管控的工作，使檔案管理工作更加可靠。對于管理機構上面，要提高部門的獨立完整性，給予其充足的條件。內部管理上，也要進行自我監督，共同營造一個以單位為核心的管理體系。同時，針對檔案內容的整理、積累、歸納等工作，因做好充分的研討，做好各個崗位的職責，另外，對于下屬各個職責的管理制度上也要完善，還要對檔案管理的工作進行不定期的突擊檢查，制定相應的考核機制，對于工作不達標的情況，采取相應的懲罰措施，建立完善的檔案管理質量體系，促進檔案管理工作的深化發展。

（三）運用信息化的手段

在檔案管理工作中，優化管理方式是很必要的，它能提高檔案管理的工作效能。在如今的信息化工作建設中，檔案管理工作的流程和技術都發生了變化，我們也應該運用新的思路和方式來開展管理工作。

1.首先我們應當重視信息化優勢，轉變操作方式，減少以人工為主，增加數字化、網絡化的管理建設，不斷增加檔案信息的深入開發，并將此作為工作的重點。通過這種方式，快速建設一個新型的檔案管理體系，從而實現各級事業單位的資源共享，實現檔案利用價值的最大化。

2.其次，要運用信息化的手段，加強事業單位中檔案信息的安全保密工作。要樹立良好的安全意識，同時要不斷的加大安全管理的宣傳，對于單位的紙質資料與電子資料都要組建安全體系，并做好安全管理制度上的優化工作，確保突發事件發生時能有效的應對。同時，事業單位還應將珍貴的具有重要歷史性意義的檔案進行備份處理，用來保證工作質量。另外還要完善檔案使用的保密制度，加強資料信息的保密力度，更好的保證檔案的安全，針對各種違規行為嚴厲處罰[2]。

（四）增加投入成本

根據如今的事業單位中，檔案管理工作所處現狀，要使檔案管理工作能更好的發展起來，還需要事業單位把目光更多的投放的檔案的管理工作上，加大支持力度，提升保障水平。為了能夠更好的提高工作人員的積極性，公司也要在薪資待遇方面做出適當調整，提高管理人員的福利待遇，使其更有歸屬感，更用心的做好檔案管理工作。在新時代的背景下，事業單位還應該注重檔案管理部門中，人資的建設，特備要建設好干部隊伍，組織定期的交流活動，推動新時期事業單位的平穩發展。還要對單位內的基礎設施實行合理的優化。可以給檔案管理部門自己專用的庫房、借閱室和良好的辦公區域，而且要提前安裝好各類的必備器材和設施，保證室內的干凈整潔，此外，防潮、防火、防盜等設施要一應俱全。檔案室內要避免光照，通風良好。員工在平時的工作中，要確保檔案室溫度以及適度，控制在合理的范圍內，以保證檔案資料的安全。

結束語

總的來說，檔案管理工作在當前經濟環境下，本身就是一份系統性強、綜合性強的工作。管理能力的高低，能直接決定著事業單位的管理與發展。所以，管理人員要提高警惕，對現階段出現的問題，采取合理的解決對策，優化管理工作，不斷提高管理素質，推動單位更好的發展。

參考文獻

[1]丁紅.事業單位檔案管理工作的優化方法管理探索[J].才智，2018，（04）：196.

[2]呂峰.新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J].蘭臺世界，2016，（15）.