淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作

方潔李婷 李麗萍 糜東杰 李樹東

摘 要：近幾年，我國檔案管理質量在不斷地提高，檔案信息化步伐在加快對檔案管理的要求也在提高，我國人力資源和社會保障部門近幾年才組建，服務對象涉及面廣，檔案信息資源繁雜，做好人力資源和社會保障部門檔案管理工作，關系到各類人群的切身利益，要研究好人力資源和社會保障部門的業務涉及內容以及存在問題，使檔案管理能夠更好的發揮作用?；诖耍疚膶θ肆Y源和社會保障部門檔案管理工作進行分析，作出以下討論僅供參考。

關鍵詞：人力資源；社會保障部；檔案管理

引言

個人檔案管理是人力資源和社會保障局持續性發展過程中的一項重內容，如何實現高效個人檔案管理迫在眉睫，必須從不同方面入手深入把握新形勢下個人檔案管理內涵、特點以及現實意義，針對我國在個人檔案管理方面提出的新要求以及自身個人檔案管理工作開展中面臨的各層次問題，通過不同路徑提出行之有效的應對策略，在深化創新過程中保證個人檔案管理工、作質量，有效滿足企事業單位以及個人多元化、個性化檔案客觀需求。

1人力資源和社會保障部門檔案管理工作的重要性

人社檔案管理工作對社會與群眾都具有重要價值。宏觀上看：為人力資源的開發利用和跨地區跨行業流動服務，為社會發展提供五個險種多方位和全覆蓋的保障，是人社部門檔案管理工作的重點。微觀上看：人社檔案幾乎涵蓋了個體的一生，社會保障檔案記錄了一個人的生老病死的人生歷程，人力資源檔案記載了一個人的學習、求職和工作經歷。在社會快速發展的時代背景下，我國逐漸開展檔案管理信息化工作，以此提高檔案管理工作效率，“互聯網+檔案管理”戰略的實施應運而生。對于人社部門來說，如何適應時代要求做好檔案管理工作，是一項復雜而艱巨的任務。

2人力資源和社會保障部門檔案管理工作中存在的問題

2.1各部門間協調溝通的不好

人力資源和社會保障各部門之間缺乏有效的溝通，工作配合不協調，如在社會勞動保險管理部門的檔案管理里都是退休職工的檔案，而負責的工傷、勞動能力鑒定的部門，管理的檔案大部分都是在職的在崗位受傷的職工，對于職業技能培訓和工人技術考核的管理，也是在職職工，各部門的檔案管理是獨立的，但是沒有統一的管理體系，容易出現重復檔案管理，資源達不到共享，容易造成人力、物力和財力的浪費。

2.2檔案管理機構和制度不健全

人力資源和社會保障部門業務量較大，面對的檔案資料也較多，這就需要檔案管理人員有著良好的職業道德和敬業精神對檔案資料進行精心整理，為人力資源和社會保障部門檔案管理工作提供保障。目前，我國人力資源和社會保障部門檔案管理人員比較缺乏，很多單位都是兼職較多，檔案管理機構不全；另外檔案管理規章制度不全，無法全面有效地對檔案管理進行指導，導致檔案管理人員在管理檔案時沒有依據可以參考，不能對檔案管理進行規范化操作，檔案管理質量較差。由于檔案管理人員本身能力有限，檔案管理專業知識不強，歸檔整檔中容易發生錯誤，檔案管理質量不高。

2.3檔案管理的軟件和硬件設備的相對缺乏

工欲善其事必先利其器。隨著社會發展以及科學技術水平的提升，良好的軟硬件設施成為人社部門檔案工作順利開展的前提條件。人力資源和社會保障部門主要負責搜集、保存、調用人力資源和社會保障檔案。如果能夠采用信息技術手段提高檔案查閱調取的工作效率，就能大大節約時間。有些地區的人力資源和社會保障部門的信息系統和硬件設備更新的速度相對較慢，不利于提高檔案管理的工作效率以及檔案管理水平。一方面，人力資源和社會保障部門需要搜集本地以及外來人員的信息資料，保證自身能夠充分掌握本地的人才結構；另一方面，由于每個人的就業和社保信息資料并不是一成不變的，人社檔案管理部門就需要不斷地補充完善資料。比如，人員的就失業狀態的變動和社保類型、金額、參保年份的變動等等。如果檔案管理人員想要做好這些工作，就需要投入大量的時間與精力。同時人力資源和社會保障部門需要為其工作提供一定的資金支持?，F在是信息化社會，信息更新速度加快，如果不能掌握科學有效的檔案管理方法，很難高效率地管理好人社檔案。

3解決人力資源和社會保障部門檔案管理問題的辦法及措施

3.1完善檔案管理機構和制度建設

完善檔案管理機構，都要配齊管理人員，來解決檔案管理人員缺乏的問題，合理調配崗位職責，明確負責人和工作內容，使檔案管理有人抓有人管；完善制度建設，要根據人力資源和社會保障部門檔案管理的現狀，對檔案的各項管理制度要進行完善，并建立健全考核機制的實施，通過實施績效和獎罰考核，激發管理人員的工作積極性，促進檔案管理質量和效率的提高。

3.2.科學開展宣傳教育工作，提升管理與服務意識

在管理發展過程中，人力資源和社會保障局領導者要多層次把握開展的個人檔案管理工作，從思想以及行為方面重新認識，將個人檔案管理和內部其他各層次業務工作放在同等重要的位置，將個人檔案管理融入到日常各方面工作規劃中，包括部門目標管理考核等方面。領導者要巧用現代化宣傳以及教育載體，在內部不同崗位工作人員中實時科學開展宣傳教育工作，有效宣傳當下個人檔案管理方針政策、法律法規、內涵特征、目的要求、現實意義等，針對不同崗位職工綜合水平高低、知識年齡結構層次等，對其進行合理層次化、系統化教育，使其在學習法律法規、理論知識等過程中深刻認識個人檔案管理并提升管理與服務意識，積極、主動融入到開展的各項個人檔案管理工作中，在工作實踐過程中高效管理個人檔案資源并為企事業單位乃至個人提供優質的檔案服務，從源頭上提升檔案資源利用效率。

3.3人社檔案管理的信息化建設

傳統的檔案管理方法的封閉性較高。為了適應時代和群眾需要，人力資源和社會保障部門不應固守于傳統的檔案管理方法，而是著眼于當代的檔案管理模式，人社檔案管理部門需要做好檔案管理的信息化建設工作。這樣，不僅可以節約人力、物力、財力等成本，而且能夠提高檔案服務水平。人社檔案管理部門需要應用信息技術，更好地規范檔案管理流程，保證工作人員工作質量。再次，爭取各地區之間充分進行人社檔案的資源共享，加強各地區、各險種之間的溝通與交流，以此確保檔案的完善和科學化管理。最后，需要加大力量研發一個統一的人社檔案系統平臺，人力資源檔案與社保檔案加強信息融合，避免冗余重復，確保檔案信息的詳實安全和查詢使用的方便高效?？偠灾?，人力資源和社會保障部門需要加快檔案的信息化進程，提升檔案管理的智慧化與科技化。

結束語

總之，人力資源和社會保障部門的檔案管理雖繁雜，但也要整合資源，將檔案管理統一納入部門整體規劃，通過完善檔案管理的基礎設施，提高檔案管理的標準化水平，逐步使人力資源和社會保障部門的檔案管理提檔升級，滿足社會發展的要求。

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