電網建設項目檔案管理創新探索

李樹偉

摘 要：檔案人員管理觀念創新是電網建設項目檔案管理創新的關鍵。檔案法制教育方式創新，使參建單位自覺遵守檔案法律、法規。 檔案業務指導工作創新，實行訂單式業務指導和電子文檔的標準化指導，檔案業務指導實現網絡化。檔案部門整合檔案信息資源，為信息共享打下良好基礎，檔案人員素質的提高是實現管理創新的基本保證。

關鍵詞：電網；建設項目；檔案管理

電網建設項目檔案是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業務檢查評優的重要憑證。 做好電網建設項目檔案工作，不僅能更加直觀的發現電網建設和電網發展當中的各項問題， 且有利于建設人員總結建設經驗，為電網發展提供更為真實準確的信息資源。

一、電網建設項目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎。 檔案管理體系不完善具體表現在管理標準不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網建設項目檔案工作的標準性和系統性， 我國相關部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網建設項目的檔案管理標準和基本準則， 但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴格依據規定執行。 例如，設計單位沒有將歷次的設計變更、施工變更內容在竣工圖中體現，使竣工圖內容不能真實反映項目竣工實際情況。 監理單位對項目產生的文件材料注重技術層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質量監督審核。 施工單位現場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現象嚴重，以上這些不按專業要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。

（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網絡不健全。 在電網企業中，檔案管理不是主營業務，檔案管理人員多由非本專業人員轉崗而來，并且身兼數職。 綜合素質參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩定性受到影響。 電網建設項目檔案管理工作具有工程規模大、參建單位多、形成檔案數量龐大、協調工作量大等特點，只有檔案管理網絡人員通力協同配合才能有效開展。 目前很多企業已按要求建立了檔案管理人員網絡， 但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應檔案管理的新要求。

（3）檔案管理與項目建設不能同步進行。 其中體現在項目經理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查 ，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控， 不能及時發現項目文件在整理過程中存在記錄不規范、字跡不清晰、結論不準確、 記錄時間與項目建設時間邏輯不相符等通病問題，導致后補材料較多，延誤整改時間。 另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網建設項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴謹審核，尤其是一些重要數據的缺失，會為今后的生產運行、經營、管理、維護、事故、法律糾紛、責任認定留下隱患，造成不可估量的損失。

（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規范。 歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協議中沒有對項目文件的歸檔 時間、歸檔數量、歸檔質量等檔案方面相關要求進行明確。 另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成， 一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設計說明書、合同（協議）、立項文件等，業務承辦人在業務事項辦結后沒有即時移交歸檔。 案卷整理不規范的主要原因是立卷人不熟悉電網建設項目檔案的分類標準與整理質量要求。 沒有遵從項目文件的有機聯系，分類不正確，保管期限設定不準確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內文件的主要內容和特征，卷內文件命名不規范等等，直接影響了檔案的后續利用。

二、對電網建設項目檔案管理信息化建設的探討

（一） 注重基礎設施建設工作

在實現電網建設項目檔案信息化的過程當中，必須要先對信息化基礎設施建設作出科學的規劃，具體的規劃內容包括有：數據流量以及約束條件評析、網絡類型選擇、拓撲結構構建、安全方案與建設方案確定等，同時還要對軟硬件設備配置等做出規劃，比如服務器、路由器、臺式機、操作系統以及手持設備等。在電網建設項目檔案管理信息化建設當中，要實現計算機在檔案部門的全方位覆蓋，充分利用高容量的存儲載體來為檔案管理提供便捷服務，尤其是在光盤存儲系統上，更是能夠有效解決傳統檔案管理信息存儲難的問題，大幅提升電網建設檔案管理工作效率，節約人力與財力。

（二） 做好信息存儲系統建設

在存儲系統建設過程當中必須充分考慮到數據集中的客觀要求，通過大容量的存儲設備來為檔案管理信息化提供支持。再就是要考慮到存儲系統維護升級的問題，確保系統具備良好的可拓展性與可維護性。同時，為防止檔案數據文件資料遭到不可逆的損毀，還要確保信息存儲系統具備良好的瞬間數據復制功能，具體可以通過遠程備份來實現，這樣就可以確保檔案信息資源的安全穩定性。而那些有條件的項目建設單位，還可以從存儲系統的高性能建設方面入手，構建集中的存儲系統，從而可以給多種核心應用提供必要的支持。在信息存儲系統建設過程當中，必要時候還可以賦予存儲系統以高恢復性，確保存儲系統遭到意外破壞之后能夠保留原始的檔案數據信息資料。

（三） 強化工程項目檔案管理網絡的建設

在建設工程項目檔案管理網絡過程當中，要促使各個施工單位能夠開展全方位、多層面的檔案信息化管理工作，從而給工程決策管理人員提供必要的資料信息。通過工程檔案信息網絡能夠提供良好的數字化服務內容，同時還可以確保工程項目檔案管理工作與整體工程進度保持同步。在架構好的網絡框架當中，能夠充分實現檔案資源的共享功能，使得檔案管理信息建設能夠更具服務功用，從而有效促進電網建設項目檔案管理穩定發展。

（四） 做好規范制度標準建設工作

檔案信息化標準規范建設作為維系檔案信息化有效運作的制度保障，是電網建設項目檔案管理信息化的必要基礎。范制度標準建設工作具體包括有管理標準規范、業務標準規范以及技術標準規范三個方面。我們可以將標準規范視作檔案信息化建設的“交通法規”，相關的檔案信息化建設工作都要基于標準規范來開展。在具體的操作當中，可以依據已公布的規范標準來開展日常的檔案信息化建設工作，并落實好本單位的相關標準性內容，從而給項目檔案管理信息化建設提供制度保障。

三、結 語

電網建設項目檔案是電網建設項目的重要組成部分，是電網企業的國有資產，是項目達標投產和優質工程考核、評選的指標之一。 未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。 在電網建設發展的新形勢下，為確保電網建設項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓力度和信息技術投入力度， 實現項目檔案管理的規范化、標準化、系統化，達到齊全、完整、準確的要求。

參考文獻：

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