機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究

郎翊辰

摘 要：隨著信息社會的發展，檔案信息技術的廣泛應用使人事檔案管理成為現代管理的前沿。為了適應新形勢，更好地發揮檔案作用，緊跟時代步伐，近年來，機關事業單位市場化運作的步伐一直在加快，導致市場競爭激烈。人力資源是提高競爭力的核心。因此，對于現有機構，有必要加強人事檔案管理，進一步推進人事檔案建設，以更好地發揮人力資源和機構健康的優勢。可持續發展奠定了良好的基礎。本文著重于機關事業單位人事檔案的信息管理。首先，分析了機關事業單位人事檔案信息管理中存在的問題，然后提出了加強機關事業單位人事檔案信息管理的策略。它將為機關事業單位提供一定的參考作用，以改善人事檔案的信息管理。

關鍵詞：機關事業單位；人事檔案管理；信息化

引言

現階段事業單位人事檔案管理工作存在很多問題，對事業單位人事檔案管理工作的開展產生很大的影響。本文首先針對人事檔案管理工作中的主要問題進行分析，然后針對問題，提出幾點有效解決措施，從而不斷提高人事檔案管理信息化建設水平。

1事業單位人事檔案管理信息化建設的問題

1.1缺乏完善的信息化建設設備和信息化管理系統

隨著科學技術的不斷發展，人事檔案管理工作也加大了對信息技術的應用，人事檔案管理信息化建設需要用到一些列的機械設備，尤其是一些硬件軟件設備，這些都是必須的。但是很多事業單位人事檔案管理設備陳舊落后，沒有進行更新，缺乏必要的計算機技術人員，使得人事檔案管理工作仍然以手動操作為主，即使有計算機設備，也無法充分發揮計算機設備的使用功能，導致人事檔案管理工作停滯不前，信息化建設不能得到有效發展。

1.2工作人員的技術問題

事業單位人事檔案信息化建設中對工作人員的技術要求比較高，但是現階段事業單位的技術人員在操作計算機時沒有按照相關的技術操作要領進行操作，導致動作不規范，不能有效的完成檔案信息管理工作。部分事業單位的檔案信息化建設只是形式化的，沒有實質性的作用。事業單位的檔案管理信息化建設沒有一個統一的標準和規范，管理人員在工作的過程中無論是技術還是素質方面相差比較大，無法有效發揮檔案管理信息化作用。

1.3檔案管理人員的素質問題

事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理人員的素質水平是十分重要的，管理人員素質水平的高低對檔案管理信息化建設水平和建設質量有著直接的聯系。現階段許多多事業單位的檔案信息管理工作人員存在著年齡偏大，不具備專業的信息管理水平，無法有效使用信息化管理設備的問題，由于管理人員年齡偏老齡化，使得他們不能積極的接受新的事物，不能熟練掌握信息化管理技術和能力。

2事業單位人事檔案信息化建設的有效措施

2.1引進先進理念

在機關事業單位人事檔案管理中，要以“人”為核心，機關事業單位人事檔案信息管理水平與人事管理人員素質密切相關。因此，在當前機關事業單位人事檔案信息管理中，檔案管理者需要加快觀念轉化，運用先進的檔案管理理念，全面完善人事檔案信息化建設的過程。由于科學技術的飛速發展，這也要求機構的人事檔案管理不僅要有專業的檔案知識，還要掌握信息管理技術，具有良好的職業道德。只有這樣，才能更好地滿足當前人事檔案信息管理的需要，加快人事檔案信息化進程。

2.2增強檔案信息化管理的安全意識

在機關事業單位人事檔案管理中引入網絡信息技術后，人事檔案管理質量得到全面提升，人事檔案信息得到更好的開發和利用。但是，在當前使用人事檔案信息的過程中，由于缺乏必要的安全意識，這導致文件信息的泄露。特別是對于當前的電子文件，在特定的存儲和使用過程中很容易被損壞，這會影響文件信息的安全性。因此，在人事檔案管理工作中，要做好安全防范工作。不僅要嚴格定義各種文件信息資料的保密級別，還要在特定工作中充分利用計算機的加密功能對數據庫中存在的數據進行分類。加密處理，處理人事檔案信息資源的存儲和利用之間的關系，及時消除不安全的隱患，保證人事檔案信息的安全。

2.3構建完善的人事檔案信息化管理制度

這就要求基本業務單位真正需要管理人事檔案，以及需要進行信息管理，改進檔案管理系統的管理流程，并加強人事檔案系統的計算機管理協助。掌握上下級之間的工作實施。它還規范了人事檔案的文件采集和歸檔管理以及轉移和轉移，建立了完善的內部控制系統和相應的人員責任提取系統，確保了人事檔案信息管理的安全性和可靠性。另外，隨著時代的發展和信息管理技術的不斷完善，人事檔案管理系統必須不斷變化和更新，才能真正實現人事檔案管理的科學實用性。

2.4提高對人事檔案信息化管理重要性的認識

為了提高人事檔案管理的管理水平和質量，有必要提高單位內部人員和各級領導的檔案意識，了解人事檔案信息管理的重要性，并宣傳他們真實的人事檔案。管理工作轉變為自己部門的工作。主要是通過各種形式宣傳和教育檔案管理人員的工作目的和概念，使他們真正認識到人事檔案信息管理在信息技術快速發展中的重要作用。充分認識檔案管理崗位的價值，真正培養工作責任感和敬業精神，促進檔案管理的發展。

2.5加強對人事檔案管理信息化的安全建設

事業單位人事檔案信息化建設雖然能夠進一步提高檔案管理水平和管理效率，但是在檔案信息安全方面存在很大的問題，檔案信息安全得不到有效的保障。因此事業單位進行檔案管理信息化建設時需要加強對檔案信息安全的管理，避免管理工作中出現檔案信息泄露的事情。一方面需要加強檔案管理人員的保密意識，對檔案數據庫進行加密處理，所有訪問人員都需要輸入正確密碼才能進行信息訪問，以免檔案信息被泄露。另一方面需要不斷高管理人員的職業道德，提高他們的安全意識，如果出現工作人員泄露檔案信息的行為，需要嚴格進行處理，從而提高人事檔案管理工作的安全性和可靠性。

2.6提高檔案信息化管理安全性

在人事檔案的信息管理中，我們必須注意文件操作的每個過程，如文件生成、收集和驗證、以及歸檔和利用。同時，在提交人事檔案后，還應注意文件檢查和維修工作。相關人員必須定期對存檔文件進行維修和檢查。一旦出現問題，必須及時參考原始紙質文件。要進行比較和修復，以確保文件的真實性。另外，應該很好地構建人事檔案信息數據庫。數據庫的構建可以有效地幫助文件存儲做人員識別工作。但是，數據庫應嚴格按照數據庫的有關規定予以遵守。同時，加強人事檔案管理人員的安全技術教育，增強信息安全保障意識，確保人事檔案信息化的信息安全。

結語

隨著科學技術的不斷發展，信息化技術在事業單位人事檔案管理工作中也得到了廣泛的應用。但是現階段事業單位人事檔案管理信息化建設中存在信息化建設設備和管理系統不夠完善、工作人員的技術水平和素質水平低等問題，不利于人事檔案管理工作的正常開展。針對這些問題，事業單位可以通過加強對檔案管理信息化建設的重視，建立統一的規范的檔案信息化管理機制以及提高事業單位檔案管理人員的綜合素質等措施來提高人事檔案管理信息化建設水平，從而促進事業單位人事檔案管理工作的順利進行。

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