醫院行政會務工作流程分析與研究

孔德宏

摘 要：醫院在開展行政會務時，為提高工作效率，應當對具體的工作流程及各部門的職責加以明確。基于此點，文章從醫院行政會務的主要內容分析入手，論述了醫院行政會務的工作流程及管理制度。期望通過本文的研究能夠對醫院行政會務工作水平的提升有所幫助。

關鍵詞：醫院;行政會務;工作流程

1 醫院行政會務的主要內容

對于醫院而言，行政會務是一項較為重要的工作，具體是指與醫院行政有關的會議事務，是以確保會議順利進行為目標，以提高會議質量為宗旨的綜合性組織活動。醫院通過行政會務，可以解決行政管理方面的各種問題，有利于推動醫院的持續發展。醫院行政會務的內容主要與醫療事務有關，由于涉及醫院的一些重要決策，所以部分會務需要嚴格保密。醫院行政會務具體包括：院務會、院長辦公會、醫療例會、部署會、總結會等等。從會務的內容上看，有的是傳達精神、有的是現場辦公、有的是決策、有的是考核評價。醫院通過行政會務，能夠使領導與各科室及各部門之間的溝通更加順暢，有助于工作的協調和進度的督查。因此，醫院應當對行政會務的開展予以高度重視，并采取有效的方法和措施，保證行政會務的有序進行，提高會務質量。

2 醫院行政會務的工作流程及管理制度

2.1 醫院行政會務的基本工作流程

（1）提出申請和審批。此項工作可由會議組織科室負責，具體的要求如下：會議組織部門應當在會前對本次會議的主題進行確定，并在辦公室的公告欄上提前寫明。然后由醫院的主管領導或部門負責人對會議申請進行審批，需要注意的是，院長辦公會、院務會以及全院職工大會等必須由本院的高層領導進行審核。

（2）排程與協助。會場的排程可由辦公室全權負責，相關工作人員按照30天內所有的會議申請進行會場排程，若是需要辦公室協助，會議組織部門應當在會議室使用申請表中對此進行注明，并提出相應的申請，由辦公室進行審批。當需要在醫院外設置會場時，會議組織部門應當在會議室使用申請表進行注明，并提交給院長辦公室，由其負責聯系會場。

（3）會場布置與準備。當會議中需要使用多媒體等設備時，應由醫務科和后勤科共同負責所需設備的準備工作。對于大型的正式會議，如院務會、全院職工大會等，可由院長辦公室負責對會場進行統一布置。會議準備主要包括相關資料的準備、議程及與會人數的確定、住宿及餐飲安排以及會議通知等等。此項工作可由會議組織科室與辦公室共同負責。

（4）會議召開。不同類型的會議應當由相應的人員負責主持，大型正式會議，如院長辦公會、院務會等，必須由醫院領導進行主持;工作協調會和一系列的專題會議則可由主管領導或部門負責人主持，辦公室則應進行協助，要求所有與會人員必須進行簽到。

（5）會場服務與記錄。為確保會議能夠順利開展，必須保證會場服務有條不紊地進行，可由會議組織科室與院長辦公室共同負責會議資料的發放，領導席茶水的供應和補充、會議過程拍照等工作。同時，還要正確填寫會議記錄。如果是院長辦公會則應進行會議紀要，并由辦公室主任負責起草，報院長簽發。

（6）會議室整理。當行政會議結束后，應當由辦公室和會議組織科室的相關工作人員負責對會場進行整理。

（7）會議宣傳報道。對一些重要會議活動應根據工作需要及時通過有關宣傳載體在一定范圍內做好有關信息的宣傳，以增進職工群眾和社會各界對醫院工作的了解。

（8）會議決議跟蹤。可由會議組織科室對會議決議進行跟蹤，如有必要可以采用立項督辦的方法，對于之前未能及時發現的一些問題，應當采取積極有效的措施進行補救，并對相關事宜進行協調處理，從而確保會議各項決議、決定及決策能夠順利地貫徹落實。

2.2 健全醫院會務管理制度

對于醫院行政會務工作而言，完善的管理制度是會議正常召開和有序進行的基礎保障。為此，醫院應當對會務管理制度進行逐步健全。具體措施如下：

一是當醫院承辦一些具有社會影響力的大型會議或是開展重要的外事接待活動時，應當由院長辦公室負責或是配合有關主管部門對接待事宜進行擬定，并對會議議程進行合理安排。同時，可將會務接待工作進行層層分解，落實到各個職能部門，當各部門接到任務后，應當根據具體的內容和要求，開展相應工作，并且各部門之間要緊密配合，確保會議的順利召開。

二是醫院各部門承辦會議時，必須提前到院長辦公室進行登記，按登記情況對會議時間安排表進行編制，并及時報院長審批，在每周的周末將會議安排情況及時下發給全院的各個科室，而各科室則應當根據會議安排按時參加會議。

三是會議的承辦部門應當擬定好會議議程，并在會議前一天呈送給會議主持人，及時通知領導及相關人員參加會議，并提前到達會議現場，對到會人數進行清點，對于未到者應進行催請。

四是應當由院長辦公室負責對醫院會議室進行統一管理，在未經登記的情況下，任何部門及個人不得對會議室進行隨意使用，以免影響會議議程。如果某個時期內的會議較多，在時間上發生沖突時，院長辦公室可根據會議的重要程度進行協調。

五是會議活動的宣傳報道應按照醫院信息公開的原則做好宣傳信息的審核把關，確保宣傳的質量和效果。

2.3 會務工作的注意事項

醫院行政會務工作進行的過程中，偶爾會遇到一些突發的狀況，為避免這些突發事件對會議的正常進行造成影響，必須采取有效的方法加以應對：首先，在突發狀況出現時，負責會場秩序的工作人員應當做出快速反應，分析狀況的成因，積極采取行動，協調各方力量對問題進行快速處理。其次，可在會議開始前，制定合理可行的應急預案，當意外出現時，及時啟動應急措施，避免對會議的正常進行造成影響。再次，要不斷總結經驗，對會務工作流程進行優化，最大限度地避免各種問題的發生，從而確保會議順利完成。

3 結論

綜上所述，醫院行政會務是一項較為復雜的工作，由于其中涉及的內容較多，一旦某個環節或是細節出現問題，都可能對會議過程造成影響。為此，除了要對行政會務的具體工作流程加以明確之外，還應當制定合理的會務管理制度，以此來確保會務工作的有序進行。

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