企業電力檔案管理工作的策略探析

袁侃凱

隨著企業的發展，企業內部電力檔案管理工作也逐步提上日程，電力檔案是一種信息資 源，它詳細地記錄了每個企業從建立到發展過程中所有的信息，譬如，企業數據、資料等等，它記錄了一個企業的成長歷程，對企業的發展和未來發展趨勢都有著不可代替的借鑒作用，給企業以啟示。因此，企業要想做好電力檔案管理工作，就必須對其進行重視，改變管理策略，賦之以時代發展特點，加以創新，從而為企業電力檔案管理做好服務準備。

一、企業電力檔案管理工作的必要性

企業電力檔案是企業發展進程中不可缺少的信息資源，也是最為重要的部分。換句話說，企業檔案管理工作的優劣也直接關系到企業未來的發展。因此，對其進行管理有特殊的必要性，在管理過程中要做到以下三點才能有效的完成管理工作。首先，在電力檔案管理中，要做好檔案信息建設與企業信息化建設同步，使各個部門能夠在對接過程中做到信息無誤，提高辦事效率，盡可能快的實現電力檔案信息的共享;其次，要提高電力信息檔案的數字化管理的意識，加快電子檔案的建設步伐，為檔案的查找和歸檔提供方便;第三，利用現代科學技術對電力檔案的科學管理，實現其的網絡化與信息化。

二、電力檔案管理工作的策略

（一）提高電力檔案管理流程意識

在當今信息技術高速發展的時代，企業電子檔案管理工作也應當及時與現代科技相銜接。相關工作人員在整理電子檔案的過程中應當樹立信息化管理理念，不斷優化管理流程，盡可能縮短每一流程所需時間，提高工作效率。優化的具體措施可以表現為以下四點：首先，需要將企業電力檔案工作進行細化，可將工作分為檔案的收集、管理以及利用等方面，方便用時能夠盡可能快的查詢到;其次，整理電子檔案的管理人員在工作過程中，應當明確規定和記錄檔案的接收時間以及格式要求，以提高查詢檔案的時效性，方便后續工作安排;再次，在檔案管理過程中要優化數字化檔案的保存形式及利用方式，便于日后檔案的歸檔、管理和查閱等工作地進行;同時在電子檔案管理開發的過程中，還應當注意要明確指出電力檔案的開發范圍和利用方式;最后，在電力檔案管理過程中還應當制定出切實可行的科學數字化檔案管理標準，這也有利于對日后關于電子檔案的相關操作流程進行有效的完善，而且它的主要工作內容也應當包括企業各個部門的業務系統與電子檔案管理系統之間的對接端口設置，對電子檔案管理接收的標準進行制定，能夠有效地提升電力檔案的收集、歸檔以及整理工作的效率，提高企業內部的辦事能力，在一定程度上節約了企業成本，減少不必要的企業開支。

（二）提升檔案管理服務能力

企業要想在高速發展的信息時代取得絕對的優勢，就必須做好企業電子檔案管理相關人員的管理服務能力，重視能力的發展。企業可選擇通過對檔案管理工作進行不斷地創新，從而有效地提高電子檔案管理的服務能力。企業可以從以下三點具體措施出發，有效提高企業業務能力。首先，企業的首要任務是引進先進的科學技術以及相關設備，以此起到優化電力檔案管理信息系統的作用，譬如數據挖掘技術、 信息集成技術等，都可在一定程度上提高電子檔案管理相關工作的效率和質量;其次，培養科研團隊，開發出新型的電子檔案管理的軟件或工具等，以此來創造出企業電力檔案管理所需的良好的工作條件，有效地提高電子檔案資料的檢索速度和質量管理;最后，企業在管理發展過程中，為了防止企業電力檔案管理的相關信息資源出現遺漏或丟失現象，企業還需加強相關管理人員要做好電子檔案數據的信息化工作的部署，以此來擴大檔案儲存空間，防止因檔案管理操作的失誤、計算機設備等問題的出現導致檔案管理的重要相關信息的散失真實性或泄露，阻礙了企業的迅速發展。

（三）整合電子檔案管理的信息資源

隨著社會的發展，能夠對電子檔案資源進行有效的整合對檔案管理是有很大的作用的，能夠有效地節約企業資源。因此，在對電力檔案信息進行整合的過程中企業要以處于電子信息時代為背景，要不斷地加強對檔案的整合流程進行必要的完善和健全工作，以此來最大限度地實現電力檔案管理的作用和價值，為企業電力檔案管理的健康以及未來的持續發展奠定結實的基礎，企業可從以下三點具體措施發揮檔案管理的有效作用。首先，電力檔案的相關管理人員在整合過程中應當加快實現檔案管理系統與OA系統之間的有效對接，通過采用OA系統簡化轉存流程的方式，可以將企業的各個部門之間所產生的資料信息直接轉入到檔案管理系統中來，減少了轉存流程，提高了對接效率，為企業發展簡化了不必要的工作流程;其次，在電子檔案管理過程中，企業還應當結合不同項目的特點和企業自身的發展狀況，拓展檔案管理的觀念，以便于搜集在非網環境下所產生的數據，并對其進行有效的處理，完成相關數據和檔案資料的傳輸，有效地保障了電力檔案的數據信息的真實性和有效性;最后，要重點保存相關視頻、圖片、音頻等文件，防止在檔案管理過程中出現數據丟失現象。對于一些廢棄的合同、資料等，企業檔案管理的相關人員在銷毀前還應當提前做好相關的記錄，避免增重后期企業不必要的麻煩。

（四）重視檔案管理的人才隊伍建設

企業的發展還需要建立一支高素質的檔案管理隊伍。因為只有不斷地提高管理人員地綜合素質，才能更好地完成企業管理部門分配的工作任務，才能更好地做好企業檔案管理工作。因此企業電力檔案管理部門還應當定期加大對相關檔案管理人員培訓力度，培訓內容應當包括檔案學、檔案管理學以及文書學等，從而有效地提高檔案管理地效率和質量。同時檔案管理人員應當熟練掌握檔案標引、編研、檢索以及修裱等基本技能，積極開展檔案信息分析和研究工作，從而為檔案使用者提供便利。

三、結語

可見，電力檔案的管理對企業的發展有著不可替代的作用，因此，檔案管理的相關人員應當在管理檔案的過程中采取創新措施，進而有效地提升電力檔案管理的質量和效率。在快速發展的信息時代背景下，企業應當加強電子檔案管理的創新，這不僅需要重視管理人才的培養，還需要不斷地引進適合經濟發展的先進的科學技術以及企業電子檔案的管理理念，提高檔案管理流程制定的意識，因此，企業應當提高電力檔案管理策略的創新，使其充分應用到企業的電子檔案管理中來。

參考文獻：

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