試論檔案開放式管理模式的變革

陳延云

摘 要：探索和研究人事檔案管理的新模式，根據人事檔案本身的特點和規律，運用科學的理論指導實踐，以便更好地服務于社會。

關鍵詞：人事檔案；新模式；社會化；開放式管理；市場經濟

我國人事檔案的歷史源遠流長，這是由于我國自古就比較重視“為史之道”。自夏朝國開始，先人就很重視人事管理活動。歷史文獻匯編《尚書》中就載有：“禹曰：汝無面從，退有后言”。這也是文獻記載最早的人事管理言論。從人事檔案的現實公用上，人事檔案管理就是人力資源的管理和開發利用創造條件，提供相關人事數據和信息支持的一項重要的管理活動。在信息時代，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案管理工作已經變得相當復雜，而且面臨著越來越大的挑戰。因此，探索和研究人事檔案管理的新模式就成為時代賦予的使命。

這種模式從含義上講是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關。所以，它應是一種社會化、開放式管理模式。這種管理模式的含義有以下四點。

1.人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代，各單位內部人事檔案管理機構只收集管理本單位人事檔案。在市場經濟條件下，已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構。例如：各省、市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。

2.人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內的各類人員。又由于每類人員的身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。

3.利用者對人事檔案需求的多樣性

市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資或國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性，也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要。那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種、多樣的需求。

4.人事檔案管理方式和服務方式的開放性

市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式?？梢圆捎矛F代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式

人事檔案社會化、開放式管理模式是市場經濟條件下的一種新模式，是對傳統人事檔案管理模式的補充。市場經濟條件下的新模式與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在人事管理中起到了重要作用。社會化開放式人事檔案管理模式是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。

人事檔案社會化開放式管理新模式，目前主要適用于流動人員人事檔案管理。由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。流動人員一般沒有固定的單位，工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。

這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理體制是統一領導，分級管理。這種體制確保人事檔案的完整與安全，特別是維護人事檔案的法律憑證價值，起到了重要的組織保障和制度保障作用。但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大。新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。應充分發揮兩者優勢，克服各自弊端，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢。21世紀是一個更加開放的社會，知識經濟的發展、人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。今后，我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，隨著政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才流動將成為一種沒有任何政府色彩的社會現象，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。企事業職工、科研人員及教師等各類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷和經驗的記載，值得保密的內容不多。同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業在干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗、下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。

在探討了建立社會化開放式管理模式的必要性之后，再看看有沒有可行性呢？因為，任何新事物的出現不僅應該是必要的，而且還應該是有可行性的。對此，我們持肯定的意見。這種新的管理模式不僅是可行的，而且更有利于人才流動、人盡其才，有利于人事檔案的規范化、現代化以及網絡化管理。有些省、市的人才市場對人事檔案的管理也采用了社會化模式，并取得了一些成績。這些都說明我國人事檔案實行社會化開放式管理既是必要的，也是可行的。盡管在現階段主要適用于流動人員人事檔案管理，但今后在更大范圍內、更多類別的人事檔案管理中也是適用的。

5.結語

在我國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。例如：某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走。那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事代理制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解。由此可見，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。