淺談數(shù)據(jù)化在人事檔案管理的應(yīng)用

摘要：隨著時代的進步，科技也在不斷地發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代逐漸的進入了我們的日常生活與工作中來。隨著數(shù)據(jù)化的不斷引進，極大地方便了我們的日常生活，以及工作中的各種需求。與此同時，越來越多的檔案信息被不斷的數(shù)據(jù)化存放在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。檔案信息是記錄人們生活中所發(fā)生過的各種點點滴滴的記錄冊，檔案信息的數(shù)據(jù)化，極大的方便了我們在生活中對檔案的查閱以及修改等工作。本文中將以數(shù)據(jù)化在人事檔案管理中的應(yīng)用進行數(shù)據(jù)化的探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)化；人事檔案管理；大數(shù)據(jù)；辦公軟件

1 人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的現(xiàn)狀

人事檔案一般負責(zé)保存記錄人一生的各種大小事情，從小學(xué)高中等到畢業(yè)院校信息到一生中獲得的相關(guān)榮譽以及獎項均記錄在案。對于人事檔案的管理一直以來都采用了紙質(zhì)檔案的管理模式，對于紙質(zhì)檔案的管理模式，在某一方面對于工作人員的工作量需求較大，另一方面紙質(zhì)版檔案更新以及修改等較為繁瑣。所以為了減少工作人員工作量，以及使人事檔案的修改等更加便捷。人事檔案也逐漸的采取了數(shù)據(jù)化的管理模式。

（1）由于人事檔案中記錄的東西大都屬于一些機密性較高的文件，所以其數(shù)據(jù)化的建設(shè)相對較差。并且在數(shù)據(jù)化的過程中由于缺少國家的有力支持，我國的數(shù)據(jù)庫相關(guān)軟件均是各個公司獨立研發(fā)的，所以在人事檔案數(shù)據(jù)化的管理過程中會出現(xiàn)許多的不兼容現(xiàn)象，這無疑也導(dǎo)致了人事檔案管理數(shù)據(jù)化的滯后。并且由于市面上所流傳的數(shù)據(jù)庫軟件有很多都是國外企業(yè)編程的，所以很多人并不能熟練地運用，此外，由于人事檔案的機密性極高，所以在進行數(shù)據(jù)化之前必須要對相關(guān)軟件的安全性進行詳細的檢測，以防出現(xiàn)底層的編碼漏洞或是硬件級漏洞，這都會造成相關(guān)文件的丟失對于我們來說損失是不可估量的。并且，在我國目前的形式下，不同的單位對于人事檔案的用途均不同，這也造成了人事檔案數(shù)據(jù)化管理的限制。

（2）人事檔案數(shù)據(jù)化管理方式相對落后。隨著目前科技的不斷更新，U盤等實體化的存儲設(shè)備已經(jīng)在逐漸的被淘汰，新型的云盤開始盛行。相比較于曾經(jīng)的U盤等實體化存儲設(shè)備，云盤的存儲速度和網(wǎng)速直接掛鉤，若是上傳速度足夠快的話甚至可以比的上usb3.0設(shè)備的存儲速度。此外，云盤還有遠超U盤的存儲空間以及不必貼身攜帶等多種益處?，F(xiàn)如今我國的人事檔案數(shù)據(jù)的主要存儲方式還是移動硬盤或是大空間的U盤等進行存儲，這無疑是落后的。為了使得用戶可以更加方便快捷的查找所需資料，我們應(yīng)當(dāng)對于人事檔案建立專門的數(shù)據(jù)庫管理模式，并將其分門別類的進行匯總整理。數(shù)據(jù)庫式的管理模式既可以方便用戶對于相關(guān)信息的查找，也可以防止數(shù)據(jù)的丟失，這無疑是一舉兩得的。

2 人事檔案管理數(shù)據(jù)化的必要性

（1）隨著時代的發(fā)展，人事檔案數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為了必須的工作?，F(xiàn)如今無論是升學(xué)，或是單位之間的調(diào)任，都需要人事檔案進行相關(guān)的調(diào)度。所以為了方便各個部門更好的進行工作，人事檔案管理的數(shù)據(jù)化已成為必然。隨著人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，檔案之間的調(diào)動也變得更加的方便輕松，此外對于一些獲得表彰或是榮耀的人，我們也可以及時的對其檔案進行相關(guān)的更改。同時，我們也可以對于人事檔案的信息更加規(guī)范的進行整合與管理，對于之前的一些在人事檔案中資料不全的人們，我們也可以對他們開放相應(yīng)的端口使他們可以將檔案資料補充完整。

（2）人事檔案管理數(shù)據(jù)化是信息規(guī)范的必要條件。在以前的人事檔案整理過程中由于沒有相關(guān)的人事檔案管理條例，以及由于各地的政策不同，所以對于人事檔案中的內(nèi)容有很大的偏差。為了更好的管理人事檔案，并且規(guī)范人事檔案中的內(nèi)容，我們需要對于現(xiàn)有的人事檔案進行數(shù)據(jù)化的管理，對于其中的檔案進行相關(guān)的整改，對于信息不全的檔案進行填補。這樣不但方便了我們?nèi)粘τ跈n案中相關(guān)資料的查找，同時也方便了有關(guān)部門的管理工作的實施。

（3）人事檔案數(shù)據(jù)化管理模式的建立是現(xiàn)代化辦公手段的需要。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化的設(shè)備已經(jīng)已經(jīng)逐漸的進入了各行各業(yè)。為了保證人事檔案資料的共享性，以及減少人工工作量，人事檔案數(shù)據(jù)化管理模式已經(jīng)變得必不可少。人事檔案數(shù)據(jù)化的管理模式，極高的利用了現(xiàn)代化的設(shè)備，充分的實現(xiàn)了資源的共享，同時也極大的提高了工作人員的辦公效率。

3 人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的目標

（1）對于人事檔案數(shù)據(jù)化管理模式的建立，首先要完成的就是完整性以及共享性。對于人事檔案信息，我們必須要保證的就是其相關(guān)信息的完整，再此之前可能由于種種原因而導(dǎo)致某些人的人事檔案中的信息并不完整，在進行人事檔案數(shù)據(jù)化管理的同時我們需要對所有人的相關(guān)信息進行核查并進行補齊。在保證了信息完整性的同時我們還應(yīng)該確保信息的共享性，我們需要保證相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，可以隨時隨地的查看相關(guān)的人事檔案，以方便他們識人用人的準確性。

（2）對于人事檔案數(shù)據(jù)化管理模式的建立，我們除了要保證其完整性以及共享性外，還需要對其的安全性進行相關(guān)的考察。由于人事檔案中記錄了人們一生中大大小小的事情，所以有些屬于機密的事情必須要進行相關(guān)的保密措施。為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，首先我們應(yīng)當(dāng)加強數(shù)據(jù)庫防火墻的建設(shè)，此外我們還需要安排定期的值守人員對于數(shù)據(jù)庫的安全提供相應(yīng)的保證。除了對于人為危害的防護，我們還需要對“自然災(zāi)害”進行相關(guān)的防護。首先我們應(yīng)當(dāng)定期對于數(shù)據(jù)庫中所有的數(shù)據(jù)進行備份，以防止由于軟件或是系統(tǒng)的問題而導(dǎo)致相關(guān)文件的丟失。此外，我們還應(yīng)該定期對于數(shù)據(jù)庫進行維護，同時我們還應(yīng)該規(guī)范的使用數(shù)據(jù)庫。只有這樣才能保證人事檔案數(shù)據(jù)化管理模式的安全性。

4 小結(jié)

人事檔案的管理工作無論在公司或是機關(guān)都是極為極為重要的，數(shù)據(jù)化管理模式的引入，不但方便了相關(guān)信息的管理，而且減少了相應(yīng)的人工成本，同時也可以更好的規(guī)范人事檔案的管理工作。但在人事檔案數(shù)據(jù)化的模式下除了需要保證對于信息的完整性以及共享性，也需要重視信息的安全性。

參考文獻：

[1]趙漪.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)分析[J].才智，2014（27）：315.

[2]陳智芬.高校人事檔案管理數(shù)據(jù)化芻議[J].學(xué)理論，2013（12）：191192.

作者簡介：胡蓉（1984），女，漢族，云南人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。