電子文獻(xiàn)的管理與利用

陳珍華

摘 要：文章闡述了電子文獻(xiàn)的特點(diǎn)、類(lèi)型，以及電子圖書(shū)、電子期刊等常用電子文獻(xiàn)的搜集、著錄與管理方法。

關(guān)鍵詞：電子文獻(xiàn);管理;著錄

中圖分類(lèi)號(hào)：G255.75文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2019）08 — 0113 — 03

電子文獻(xiàn)是以數(shù)字代碼方式將圖文聲像等信息存儲(chǔ)在磁、光、電介質(zhì)上，通過(guò)計(jì)算機(jī)或者具有類(lèi)似功能的設(shè)備閱讀使用，用以表達(dá)思想、普及知識(shí)和積累文化，并可復(fù)制發(fā)行的大眾傳播媒體。

一、電子文獻(xiàn)的特點(diǎn)

電子文獻(xiàn)與印刷文獻(xiàn)相比，具有如下顯著的優(yōu)點(diǎn)：

（一）海量存儲(chǔ)，易于復(fù)制及長(zhǎng)期保存。

電子文獻(xiàn)記錄信息的載體從磁卡、集成電路卡、磁盤(pán)和光盤(pán)發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)，具有信息容量龐大、體積小、易于復(fù)制及保存時(shí)間久遠(yuǎn)等特點(diǎn)。曾經(jīng)一張高密度軟磁盤(pán)容量即達(dá)1.2M字節(jié)，可容納60萬(wàn)漢字，現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)的空間可以TB計(jì)算，可以不限時(shí)空地?zé)o限制地復(fù)制和長(zhǎng)久保存。

（二）記錄信息的媒體形式多樣化。

紙質(zhì)文獻(xiàn)只能記載文字、圖形、圖像等靜止媒體信息，而電子文獻(xiàn)除此之外，還可以記載聲音、音樂(lè)、視頻、圖像等動(dòng)態(tài)信息，是以圖文聲像并茂的多媒體形式傳遞和記錄信息的，具有紙質(zhì)文獻(xiàn)不可比擬的表現(xiàn)力。

（三）具有可交互性。

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使電子文獻(xiàn)不僅具有閱讀功能，還能提供讀者交互功能，讀者與讀者之間，讀者與作者之間，都可以建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。這種性能使人們的閱讀質(zhì)量和方式發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變，變得更加靈活和賦有吸引力。

（四）信息的檢索和利用方式靈活。

電子文獻(xiàn)通常以信息數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行信息搜集、組織與存儲(chǔ)，能提供題名、摘要、關(guān)鍵詞、作者、刊名、卷期等多途徑的信息檢索功能，、并都能提供PDF、HTML等可選擇的閱讀格式。

（五）創(chuàng)作和發(fā)行速度快。

電子文獻(xiàn)是在相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件的支持下進(jìn)行創(chuàng)作、編輯、發(fā)行和出版的，其創(chuàng)作和發(fā)行渠道與印刷型文獻(xiàn)相比大大縮短，具有簡(jiǎn)便、快捷、迅速、成本低等特點(diǎn)。

（六）內(nèi)容更新快、獲取快、傳播快。

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)出版的電子報(bào)刊內(nèi)容更新很快，獲取方式也多種多樣，且快捷、高效，可以通過(guò)電子郵件訂閱，可以通過(guò)網(wǎng)址在線閱讀。

二、電子文獻(xiàn)的類(lèi)型

根據(jù)電子文獻(xiàn)的特征，可以從不同的角度對(duì)電子文獻(xiàn)進(jìn)行類(lèi)型劃分。

（一）按出版類(lèi)型分類(lèi)

這種分類(lèi)方式可以用圖1直觀說(shuō)明：

圖1 按出版類(lèi)型劃分的電子文獻(xiàn)

（二）按發(fā)行方式分類(lèi)

電子文獻(xiàn)的發(fā)行方式主要包括單獨(dú)發(fā)行，網(wǎng)絡(luò)發(fā)行和聯(lián)機(jī)服務(wù)方式，以此為依據(jù)劃分的電子文獻(xiàn)類(lèi)型如圖2所示。

圖2 按發(fā)行方式劃分的電子文獻(xiàn)

（三）電子圖書(shū)

1.定義

電子圖書(shū)是用數(shù)字化代碼方式記錄圖書(shū)內(nèi)容，并以電子文件形式存儲(chǔ)在各種磁或電子介質(zhì)中的圖書(shū)。目前，電子圖書(shū)最主要的載體是CD-ROM（只讀光盤(pán)）、IC-Card（集成電路卡）和網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)。

CD-ROM是當(dāng)前最常用的一種光盤(pán)，CD-ROM電子圖書(shū)具有圖文并茂、音像效果好、體積小、攜帶方便、保存長(zhǎng)久、易于復(fù)制等優(yōu)點(diǎn)，閱讀時(shí)需要配備相應(yīng)的閱讀軟件。

IC-Card，簡(jiǎn)稱(chēng)IC卡，IC卡電子圖書(shū)是將圖書(shū)內(nèi)容存儲(chǔ)在集成電路板中，并制成規(guī)范的、可以與標(biāo)準(zhǔn)專(zhuān)用設(shè)備插接的"圖書(shū)卡"形式。這種圖書(shū)需要一種輕巧、便攜、外形完全似一本書(shū)的閱讀器進(jìn)行閱讀，這種閱讀器配有與計(jì)算機(jī)，打印機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)并接的外置端口。

網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)方式是指可以通過(guò)Internet或其他信息網(wǎng)絡(luò)瀏覽的電子圖書(shū)，這是當(dāng)前極具生命力的一種形式。目前，網(wǎng)絡(luò)電子圖書(shū)層出不窮，不同出版商出版的電子圖書(shū)格式逐漸標(biāo)準(zhǔn)化，而且價(jià)格大大低于紙質(zhì)圖書(shū)，讀者購(gòu)買(mǎi)電子書(shū)之后，可以不受時(shí)空限制離線閱讀。

2.電子圖書(shū)與紙質(zhì)圖書(shū)的區(qū)別及優(yōu)點(diǎn)

從某種意義上講電子圖書(shū)還是圖書(shū)，但是和傳統(tǒng)的圖書(shū)相比，又有本質(zhì)的不同：

（1）電子圖書(shū)是一種虛擬資源，以電子文件的形式存儲(chǔ)和傳播，閱讀時(shí)需要通用或?qū)Ｓ瞄喿x軟件，以及閱讀設(shè)備（如PC機(jī)、PAD、電子書(shū)閱讀器等）。

（2）電子圖書(shū)是多媒體資源，可以包含音頻、視頻等內(nèi)容，而且支持超文本鏈接，信息量更加豐富，閱讀體驗(yàn)更好。

（3）電子圖書(shū)易于復(fù)制，便于傳播和推廣，利于資源共享，但同時(shí)也引發(fā)了版權(quán)保護(hù)等問(wèn)題。

（4）電子圖書(shū)有方便快捷的檢索功能，可以迅速查找到相關(guān)內(nèi)容，大大提高信息檢索的效率。

（5）電子圖書(shū)支持剪切、拷貝等功能，對(duì)讀者有用的信息可以隨即復(fù)制，能節(jié)省抄寫(xiě)時(shí)間和精力。

3.電子期刊

（1）定義

電子期刊（electronic journal），亦稱(chēng)數(shù)字化期刊，即指以數(shù)字形式存儲(chǔ)在光、磁、電子等介質(zhì)上，并可以通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備本地或遠(yuǎn)程讀取使用的連續(xù)型文獻(xiàn)。經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，電子期刊歷經(jīng)第一代的磁盤(pán)期刊，第二代的光盤(pán)期刊、聯(lián)機(jī)期刊，發(fā)展到現(xiàn)如今的第三代網(wǎng)絡(luò)電子期刊。網(wǎng)絡(luò)電子期刊目前使用范圍最廣，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的比較規(guī)范，運(yùn)營(yíng)和發(fā)展模式趨于完善。

（2）電子期刊的三種類(lèi)型

按信息的獲取渠道，電子期刊通常分為單機(jī)型期刊、聯(lián)機(jī)型期刊和網(wǎng)絡(luò)型期刊。

1）聯(lián)機(jī)型電子期刊是指通過(guò)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)傳播給終端用戶的電子期刊形式。

二十世紀(jì)六十年代末到七十年代初，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，世界著名文獻(xiàn)檢索刊物，包括《工程索引》（Ei）、《化學(xué)文摘》（CA）、《生物學(xué)文摘》（BA）、《科學(xué)文摘》（SA）等，陸續(xù)實(shí)現(xiàn)了機(jī)讀化，一般稱(chēng)之為書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)大型國(guó)際聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)發(fā)行磁帶版，這種形式是早期的電子期刊。二十世紀(jì)八十年代以后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展壯大，同時(shí)全文數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸普及，聯(lián)機(jī)期刊從書(shū)目、索引等二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸向提供全文、數(shù)值、圖像等信息的全文數(shù)據(jù)庫(kù)方向發(fā)展。當(dāng)時(shí)，米德數(shù)據(jù)公司（Mead Data Central）、西部出版公司（West Publishing Company）和DIALOG等是這類(lèi)電子期刊的主要提供者。

2）單機(jī)型電子期刊

單機(jī)型電子期刊是一種將文獻(xiàn)內(nèi)容存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上，通過(guò)發(fā)行渠道提供給用戶，并借助單機(jī)讀取的電子期刊。單機(jī)型電子期刊一般有與之平行的印刷本，其主要載體是CD-ROM。由于聯(lián)機(jī)期刊的存取費(fèi)用較昂貴，而光盤(pán)不僅容量大，且可長(zhǎng)久保存，價(jià)格相對(duì)便宜，因此在當(dāng)時(shí)對(duì)于廣大用戶和圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，CD-ROM型刊物具有更大的吸引力。

3）網(wǎng)絡(luò)型電子期刊。

網(wǎng)絡(luò)電子期刊的種類(lèi)很多，目前最通用的分類(lèi)是以是否有印刷版而將電子期刊分成期刊電子版和只在Internet上出版發(fā)行的純電子期刊兩種，前者是印刷型與網(wǎng)絡(luò)型電子版同時(shí)發(fā)行，其電子版是印刷版的完全翻版或內(nèi)容格式略有不同，或增加編者與讀者的交流;后者是近幾年出版的純電子期刊，是指從投稿、編輯出版、發(fā)行、訂購(gòu)、閱讀乃至讀者意見(jiàn)反饋的全過(guò)程都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，充分利用了Internet在內(nèi)容表現(xiàn)形式上的豐富性和傳播的及時(shí)性等優(yōu)勢(shì)。這種純電子期刊全新的出版環(huán)境和數(shù)字化技術(shù)，從本質(zhì)上改變了信息的傳播、交流與獲取方式，突破了300余年所形成的傳統(tǒng)期刊模式，具有無(wú)可限量的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（3）電子期刊的優(yōu)點(diǎn)

1）體積小、容量大、密度高。

2） 信息獲取快、傳播快、更新快

通常網(wǎng)絡(luò)版電子期刊從收稿到發(fā)布所用的時(shí)間，是印刷型期刊無(wú)法比擬的，有即時(shí)性的特點(diǎn)。據(jù)調(diào)查，一般印刷型學(xué)術(shù)期刊刊登論文的時(shí)滯長(zhǎng)達(dá)7～14個(gè)月，這對(duì)學(xué)術(shù)交流和科研成果的及時(shí)發(fā)布與傳播會(huì)產(chǎn)生消極影響。而電子期刊表現(xiàn)出的這種即時(shí)快速的特征，給學(xué)術(shù)交流帶來(lái)了極大的推動(dòng)作用。

3）使用方便，便于對(duì)信息進(jìn)行各種處理

電子期刊不僅具有檢索功能，還可以單篇論文為單位，對(duì)所需信息進(jìn)行轉(zhuǎn)存、傳遞、復(fù)制、輸出等操作，更可以深入到文章的內(nèi)容，對(duì)相關(guān)的每一個(gè)段落、結(jié)論或知識(shí)單元進(jìn)行提取、組合、拼接或再加工。

4）多媒體合成，表現(xiàn)生動(dòng)，圖文聲像并茂。

5）制作成本低

電子期刊的出版程序因省去許多中間環(huán)節(jié)而變得簡(jiǎn)潔，節(jié)省了大量人力及紙張、設(shè)備。而且，隨著技術(shù)的不斷更新，電子期刊的價(jià)格大約每4年就下降50%，這與紙質(zhì)文獻(xiàn)價(jià)格大約每年以15%～20%的速度上漲相比形成鮮明的對(duì)比。

4.電子報(bào)紙

（1）定義

電子報(bào)紙是以數(shù)字化方式存儲(chǔ)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等途徑傳播和讀取的報(bào)紙信息。電子報(bào)紙與其它電子文獻(xiàn)一樣，將成為21世紀(jì)的普及型讀物。

（2）電子報(bào)紙的優(yōu)點(diǎn)

電子報(bào)紙除具備電子文獻(xiàn)的所有特點(diǎn)之外，還具有以下優(yōu)點(diǎn)。

1）即時(shí)性

電子報(bào)紙新聞傳輸速度快，內(nèi)容每小時(shí)就能更新一次，廣告也可以隨時(shí)推陳出新。

2）信息豐富、版面靈活、美觀

電子報(bào)紙因多媒體技術(shù)的應(yīng)用，使信息的表現(xiàn)力極強(qiáng)，完全擺脫了印刷版報(bào)紙白紙黑字的枯燥與單調(diào)，而且界面美觀，影像效果好。

3）廣告信息完整

電子報(bào)紙上的廣告不受版面限制，可將商品的信息詳細(xì)地、有組織地呈現(xiàn)給讀者。

三、電子文獻(xiàn)的整序

1.電子文獻(xiàn)的收集

網(wǎng)絡(luò)通信型和聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)型電子文獻(xiàn)因其傳播與發(fā)行方式主要采取網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，因此其收集方式主要是購(gòu)買(mǎi)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)，開(kāi)辟網(wǎng)上電子文獻(xiàn)的導(dǎo)航系統(tǒng)和建立鏡像站點(diǎn)等。

基于電子文獻(xiàn)自身的特點(diǎn)，在選購(gòu)時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）選購(gòu)電子文獻(xiàn)要注意與硬件設(shè)備相配套，電子文獻(xiàn)有許多種載體形態(tài)，不同載體形態(tài)的電子文獻(xiàn)需要不同的設(shè)備讀取。因此，在購(gòu)買(mǎi)電子文獻(xiàn)時(shí)，一定要根據(jù)圖書(shū)館所擁有的設(shè)備類(lèi)型選擇相應(yīng)的電子文獻(xiàn)。

（2）選購(gòu)電子文獻(xiàn)要注意電子文獻(xiàn)運(yùn)行的軟件環(huán)境。由于電子文獻(xiàn)本身也是一種計(jì)算機(jī)程序，所以它必須在一定的操作系統(tǒng)環(huán)境下才能運(yùn)行。也就是說(shuō)，在購(gòu)買(mǎi)電子文獻(xiàn)時(shí)，同時(shí)要考慮其軟件需求。

（3）選購(gòu)電子文獻(xiàn)要注意電子文獻(xiàn)的特點(diǎn)。電子文獻(xiàn)種類(lèi)繁多，不同種類(lèi)其特點(diǎn)各不相同，有的便于檢索、有的交互性強(qiáng)、有的媒體豐富、表現(xiàn)力強(qiáng)等，選購(gòu)時(shí)要注意其特點(diǎn)，選擇適合圖書(shū)館需求的電子文獻(xiàn)。

2.電子文獻(xiàn)的著錄

著錄是對(duì)各種電子文獻(xiàn)的內(nèi)容與外表特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程，從而形成能揭示文獻(xiàn)內(nèi)容及外表信息并提供檢索功能的文獻(xiàn)目錄體系。

按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織的要求，對(duì)非書(shū)資料著錄必須做到三統(tǒng)一，即統(tǒng)一著錄項(xiàng)目和單元，統(tǒng)一著錄項(xiàng)目和單元的順序，統(tǒng)一著錄項(xiàng)目和單元前的標(biāo)識(shí)符號(hào)。我國(guó)為了建立健全非書(shū)資料的規(guī)范化檢索體系，開(kāi)展非書(shū)資料的國(guó)際交流和實(shí)現(xiàn)其管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，規(guī)定對(duì)各種非書(shū)資料進(jìn)行著錄要遵照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB3792.4—85《非書(shū)資料著錄規(guī)則》。

（1）著錄信息源

電子文獻(xiàn)的著錄信息源依次為：

1）與文獻(xiàn)具有永久性聯(lián)系的信息源。唱片光盤(pán)等本身及其正反面標(biāo)簽、錄音帶的容器或標(biāo)簽、電子文獻(xiàn)本身，尤其是其片頭部分，電影片、幻燈片的片頭、片尾等，這些都是電子文獻(xiàn)著錄的主要信息源。

2）包封物。如盒式磁帶、錄像帶、電影膠卷的外盒，唱片、視盤(pán)的封套等，還包括封用的紙。電子文獻(xiàn)包封物的作用類(lèi)似于圖書(shū)的封面，記載信息較全面、詳細(xì)，它也是電子文獻(xiàn)著錄的信息來(lái)源。

3）說(shuō)明書(shū)。

（2）著錄項(xiàng)目和著錄格式

GB3792.3-85《非書(shū)資料著錄規(guī)則》設(shè)置的主要著錄項(xiàng)目有：

題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)

版本項(xiàng)

出版發(fā)行項(xiàng)

數(shù)量規(guī)格項(xiàng)（或載體形態(tài)項(xiàng)）

系列項(xiàng)

資料特殊細(xì)節(jié)項(xiàng)

附注項(xiàng)

標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及價(jià)格項(xiàng)

以上八個(gè)著錄項(xiàng)目又分別包括若干著錄單元，著錄時(shí)依據(jù)有關(guān)規(guī)則依次予以記錄，并前置一定的標(biāo)識(shí)符，這些標(biāo)識(shí)符是 ISO統(tǒng)一規(guī)定的識(shí)別著錄項(xiàng)的符號(hào)。目前，隨著圖書(shū)館自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的飛速發(fā)展，文獻(xiàn)編目工作機(jī)讀化已經(jīng)完全普及，機(jī)讀目錄格式成為電子文獻(xiàn)的主要著錄格式。

3.電子文獻(xiàn)的排架

光盤(pán)、磁盤(pán)等電子文獻(xiàn)在分類(lèi)、著錄之后，要貼上帶有分類(lèi)號(hào)、載體代碼和索取號(hào)的標(biāo)簽，然后上架入藏，為了方便管理和檢索，必須對(duì)電子文獻(xiàn)必須進(jìn)行科學(xué)的排架。電子文獻(xiàn)的排架通常有以下三種方式：

1）按照電子文獻(xiàn)的載體形態(tài)排架

電子文獻(xiàn)載體形態(tài)各異，可以據(jù)此將幻燈片、錄音帶、錄像帶、電影片、唱片、光盤(pán)、磁盤(pán)等分別歸類(lèi)排架。這種歸類(lèi)方法排列比較整齊，按類(lèi)型集中，查檢也便利。但這種排架方式不能把同學(xué)科內(nèi)容的音像文獻(xiàn)全部集中，不便按內(nèi)容檢索。

2）按電子文獻(xiàn)內(nèi)容的學(xué)科體系排架

這種排架方法是將同一內(nèi)容的電子文獻(xiàn)全部按其分類(lèi)號(hào)集中。這種排架法便于從內(nèi)容途徑檢索。但由于各類(lèi)型文獻(xiàn)形態(tài)各異，排列參差不齊，不易整理。

3）按電子文獻(xiàn)入館的先后順序排架

這種方法被一些音像、電子文獻(xiàn)收藏較少的圖書(shū)館所采用。對(duì)音像、電子文獻(xiàn)入藏較多的圖書(shū)館，則不宜使用此法。這種排架法既不利于管理，也不便于檢索。

上述三種排架方法，各圖書(shū)館可根據(jù)本館的實(shí)際，本著便于管理，便于檢索的原則選用。同時(shí)排架時(shí)還要注意以下事項(xiàng)：

1）排架時(shí)給各類(lèi)電子文獻(xiàn)留有余地，便于增補(bǔ)。

2）排架要充分利用庫(kù)房的有效面積，節(jié)省空間。

3）庫(kù)房必須符合科學(xué)要求，以避免高溫、潮濕、灰塵、電磁場(chǎng)等各種侵害，還要有防火安全措施。

21世紀(jì)將是紙質(zhì)文獻(xiàn)與電子文獻(xiàn)并駕齊驅(qū)的時(shí)代，人們的閱讀方式逐漸豐富，閱讀習(xí)慣也在改變。傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)與電子文獻(xiàn)將會(huì)在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)并存，在競(jìng)爭(zhēng)中共同發(fā)展。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕唐曉薇.聲像資料著錄之我見(jiàn)〔J〕.農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2005（04）：169-171+176.

〔2〕劉艷波.電子出版物與圖書(shū)館〔J〕.現(xiàn)代情報(bào)，2001（06）：44-46.

〔3〕劉思陽(yáng).基于IETM在通信設(shè)備中的保障模式創(chuàng)新〔J〕.中國(guó)新通信，2016，18（11）：33.

〔4〕夏南強(qiáng).張炯.試論電子出版物與傳統(tǒng)出版物的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)〔J〕.現(xiàn)代情報(bào)，2003（01）：18-21.

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〔責(zé)任編輯：侯慶海〕