淺談電子文件與紙質(zhì)文件同步存檔的必要性

(作者單位：中鹽吉蘭泰鹽化集團有限公司)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，快捷、豐富的信息每天都圍繞在我們身邊，這一切促使做檔案管理工作的我們也必須更新傳統(tǒng)觀念，將原本只會做傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的舊觀念轉(zhuǎn)變成電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔的新觀念。當前，很多的黨政機關(guān)、企事業(yè)單位已逐步實現(xiàn)了無紙化辦公，通俗講就是電子文件存檔。也正因為無紙化辦公到來，電子文件數(shù)量的劇增，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰(zhàn)，如何管理電子檔案，如何統(tǒng)籌處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系成為現(xiàn)今檔案管理工作亟需解決的問題。

紙質(zhì)文件檔案存放的壽命一般比較長，短者上百年長者達千年，但是電子文件存檔易傳播、占用空間小、使用壽命長等優(yōu)點使得紙質(zhì)文件存檔似乎沒有保存的必要，對于這一問題，存在兩種不同的觀點：一是既然是無紙化辦公，有了電子檔案，就沒必要同時再保存一套紙質(zhì)檔案。二是電子檔案存檔并不等于紙質(zhì)檔案就沒有必要存檔。那么，兩種形式的檔案到底有哪些不同呢？

一、從存檔狀態(tài)來看

（一）載體不同

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將檔案數(shù)據(jù)記錄在紙上進行存檔。而電子檔案是將檔案數(shù)據(jù)直接錄入電腦轉(zhuǎn)存到磁盤、光盤、硬盤等電子器械上再歸檔，具有便于攜帶，便于復(fù)制的優(yōu)勢。

（二）管理方式不同

紙質(zhì)文件歸檔過程是文件形成后由檔案部門統(tǒng)一收集立卷、管理，一般一年歸檔整理一次。而電子文件是隨著數(shù)據(jù)的發(fā)生，隨時在電腦或網(wǎng)絡(luò)上歸檔，具有及時、便捷、易于歸檔的優(yōu)勢。

（三）使用壽命不同

紙質(zhì)文件的保存壽命比較長，排除高溫、化學(xué)反應(yīng)等因素，一般可以保存幾百年甚至上千年。雖然電子文件具有易于轉(zhuǎn)存、傳播、備份的特點，但是保存到磁盤、光盤、硬盤等電子器械上，容易受磁場的影響導(dǎo)致退磁、消磁，或在文件傳輸過程中受網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，使原文件損壞甚至感染，還可能導(dǎo)致原本無病毒的文件感染病毒，最終造成文件損壞、丟失等無法挽回的結(jié)果。

（四）數(shù)據(jù)保護安全的不同

紙質(zhì)文件的載體和數(shù)據(jù)合二為一的特性決定了只要注重保存好紙質(zhì)不受損害就可以了，但紙質(zhì)文件的保存需要良好的保存環(huán)境，比如空氣干燥、溫度適宜的環(huán)境。相反，電子文件的載體與數(shù)據(jù)的可分離性使文件數(shù)據(jù)隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。同時電腦病毒也是一個潛在威脅，它會在毫無防備的情況下入侵電腦，將電腦中的數(shù)據(jù)盜竊或者被破壞，從而造成文件的丟失。而且有些電子文件的載體也有類似紙質(zhì)文件的載體的弊端，保存環(huán)境要求甚至更嚴苛，比如磁盤和光盤，如果長久保存必須放在防磁柜內(nèi)，否則很容易年久消磁。

（五）存放空間的不同

紙質(zhì)文件保管空間除文件本身的存放空間外，還需要有調(diào)用文件的空間，數(shù)據(jù)大爆發(fā)的今天，紙質(zhì)文件數(shù)量也在逐年凈值增加，同時由于檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力參差不齊，往往形成了“有文必歸”的工作局面，而且檔案的鑒定銷毀工作繁雜等原因，造成紙質(zhì)文件越來越多，存儲空間急劇增加，給檔案管理單位造成很大的人、財、物壓力。相比之下電子文件的現(xiàn)實存儲空間就小了很多，數(shù)量增加對現(xiàn)實空間的變化要求不大。

二、從規(guī)范的角度來看

紙質(zhì)檔案管理經(jīng)歷了長久的歷史實踐，幾代人不斷地進行修改、補充、完善，逐步走上了規(guī)范的軌道。特別是《國家檔案局8號令》、《國家檔案局9號令》、《國家檔案局10號令》等相關(guān)規(guī)定的下發(fā)，進一步規(guī)范了紙質(zhì)文件的檔案管理范圍和期限。隨著社會各項事業(yè)全面發(fā)展，紙質(zhì)文件的檔案數(shù)量逐年增加，對浩如煙海的紙質(zhì)檔案，在保存管理方面要求更加嚴格。國家檔案局作為國家檔案事業(yè)的行政管理機構(gòu)，多次組織專家學(xué)者對紙質(zhì)檔案的形成、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)進行了專門研究，制定了各種標準，使紙盒子檔案管理更加系統(tǒng)化、科學(xué)化。相比之下，我國電子文件和電子檔案的管理由于形成時間相對較短，相關(guān)的規(guī)范性文件極少，再加上缺少規(guī)范化研究，目前還沒有形成成熟的管理方式，有待于在今后的實際工作中不斷總結(jié)成功的經(jīng)驗，形成完整的系統(tǒng)化、科學(xué)化管理方式，確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。

三、從憑證性的角度來看

經(jīng)過歷史實踐證明，紙質(zhì)檔案在解決各種復(fù)雜的社會矛盾和各類案件中具有不可替代的證據(jù)作用，在某種程度上具備法律效力。電子檔案是一種新的載體檔案，在我國屬于一種新興事物。電子檔案室將檔案內(nèi)容以數(shù)據(jù)形式存在磁性材料或者光盤上的，由于這些載體本身具有不穩(wěn)定性，所以電子檔案就容易被刪改或復(fù)制，證據(jù)功能大大削弱。目前雖然電子文件可以通過采取加密措施來保證安全，但由于加密技術(shù)不完備，隨時都有解密的風(fēng)險，導(dǎo)致電子檔案處于一種不安全狀態(tài)，從而使得電子檔案的證據(jù)性受到質(zhì)疑，自身所具有的法律效力無法與紙質(zhì)檔案相比。

四、從經(jīng)濟性的角度看

電子檔案屬于一種電子產(chǎn)品，具有較高的技術(shù)水平和科技含量，存儲工具的特殊性要求檔案管理人員要具有一定程度的信息化知識，因此從業(yè)能力相對高于紙質(zhì)檔案的管理。另外，電腦屬于高科技產(chǎn)品，再加上電子檔案需要用防磁設(shè)備，因此電子檔案所需要的保管費用比紙質(zhì)檔案要高。基于以上論述，紙質(zhì)檔案容易保管，要求相對低，費用比較少，保存紙質(zhì)檔案在目前電子文件盛行的背景下也是非常必要的，如果條件具備，一個文件可以同時用兩種方式保存。

五、技術(shù)壽命的不同

電子檔案是由信息設(shè)備將信息與載體相結(jié)合起來組成的，要通過信息設(shè)備才能進行利用，如果技術(shù)水平達不到，就不能讀出相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。但紙質(zhì)的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關(guān)材料三者始終是緊密相連的，它的內(nèi)部因素、質(zhì)量好壞與環(huán)境的保護息息有關(guān)的。也就是說，電子檔案是由信息設(shè)備將其載體與信息相組合而成的，要通過軟件設(shè)備才可查閱。所以，對于電子檔案中數(shù)字化信息的質(zhì)量好壞而言，技術(shù)的選代升級是比損壞載體本身更加嚴重的損害。

六、從檔案的管理角度看

（一）收集于積累

紙質(zhì)文件歸檔的載體唯一性，這一特性決定了紙質(zhì)檔案歸檔質(zhì)量只取決于對檔案本身價值的鑒定收集工作，只需保證載體的文字質(zhì)量就保證了檔案質(zhì)量。

電子文件收集卻復(fù)雜的多，由于電子文件的載體和呈現(xiàn)形式的多樣化，除對檔案本身價值鑒定收集外，同時需要收集相應(yīng)的專用軟件、背景信息等，對于重要的，需要永久保存的電子文件，同步制作紙質(zhì)檔案歸檔。在當前大數(shù)據(jù)時代，不論哪行哪業(yè)工作中產(chǎn)生的電子文件越來越龐雜，再加上冗余的數(shù)據(jù)，對檔案收集人員的工作壓力也在不斷增加，所以檔案收集人員的“隨時形成隨時鑒定”的職業(yè)素養(yǎng)更是至關(guān)重要。

（二）文件歸檔

紙質(zhì)檔案的形成單位把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案管理部門歸檔。

電子檔案的歸檔比紙質(zhì)檔案要復(fù)雜，電子檔案歸檔分為兩步，一步是實時進行的邏輯歸檔，另一步定期完成的物理歸檔。而邏輯歸檔方式要求比較高，需通過信息設(shè)備把電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中，檔案部門記錄的是歸檔文件的詳盡來源，通過信息設(shè)備直接查閱該電子檔案，因此，移交的是電子檔案的管理權(quán)限。邏輯歸檔方式對信息設(shè)備的要求非常之高，需要高超的技能、相關(guān)業(yè)務(wù)流程設(shè)置及信息設(shè)備的具體條件，要具備十分嚴謹?shù)墓芾矸绞郊胺€(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境。物理歸檔就是將電子檔案以及相應(yīng)的支持性軟件、背景信息采取脫機備份，移交到檔案管理部門，實行脫機保存，類似于紙質(zhì)檔案歸檔。

電子檔案在編輯的過程中，可實現(xiàn)無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。但又因為是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進而使得電子檔案的真實性難以保障。鑒于此，為了確保檔案的真實性、完整性、有效性，檔案管理人員在進行案信息的編輯過程中，應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認證，切實做好相應(yīng)的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除，移交單位和接收單位要將檢驗結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》，對不合格者，退回形成單位重新制作，并再次進行檢驗，以確保萬無一失。

（三）檔案的整理

檔案的整理就是根據(jù)檔案的整體內(nèi)容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、分類、編目和排序。

紙質(zhì)檔案的整理比較復(fù)雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。編目紙質(zhì)檔案的方式有以下幾個方面：編制卷內(nèi)文檔的有關(guān)目錄信息和備考表、編制案卷目錄、每件檔案加蓋檔號章并填寫檔號、封面的整體編目以及案卷外的題名撰寫等，才能形成一件完整的檔案，通過實際操作將這些目錄進行審核。

電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立數(shù)據(jù)庫。由于電子檔案能通過計算機系統(tǒng)進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統(tǒng)對電子檔案加以自由的組合分類。因電子檔案在計算機的系統(tǒng)上運作，而計算機系統(tǒng)具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關(guān)鍵詞轉(zhuǎn)換成規(guī)范的分類號和主題詞，進而實現(xiàn)自動標引，所以等于在歸檔時，就可以自動化實現(xiàn)“編目”。而電子檔案檢索是根據(jù)電子檔案的檢索系統(tǒng)，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優(yōu)勢是交互性強，響應(yīng)的時間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。

（四）檔案的利用

紙質(zhì)檔案的利用是傳統(tǒng)文本的利用，載體是實體，具有相對穩(wěn)定性，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復(fù)印件，提供檔案信息加工品滿足有關(guān)檔案用戶的利用需要，利用方式是檔案的閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)、制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)、制發(fā)檔案證明服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)。

電子檔案的利用改變了傳統(tǒng)文件的利用方式，使檔案信息的利用上不受時間和空間的限制，可以利用進入網(wǎng)絡(luò)的開放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠更具利用者的需要對其中信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)制等，滿足檔案利用者的各種需求。檔案人員還可以按照一定專題對電子檔案進行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供利用。利用方式是：可以向利用者提供復(fù)制有所需檔案信息的磁盤、光盤等；通過網(wǎng)絡(luò)傳輸；通過電腦上的信息平臺用戶登陸后直接提供利用。

就檔案利用檢索情況來看，紙質(zhì)檔案的檢索相對復(fù)雜，必須了解檔案的分類和檔號的關(guān)系，才能更快查到需要的檔案，與電子檔案相比查尋耗時久。而電子檔案不僅檢索方便，還可以在相對很短的時間內(nèi)檢索大量的檔案信息，不僅減少時間，還能全面的提供所需信息。

綜上所述，從存檔狀態(tài)看，紙質(zhì)檔案存放條件簡單，保管期限長，安全性強，電子檔案存儲空間小，管理便捷，兩者互補。從規(guī)范角度看，紙質(zhì)檔案更加成熟，管理規(guī)范程度優(yōu)于電子檔案。從憑證性的角度來看，紙質(zhì)檔案的真實性、完整性、有效性決定了它不可替代的證據(jù)作用，優(yōu)于電子檔案。從經(jīng)濟性的角度看，電子檔案不論管理還是存貯的成本遠高于紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案優(yōu)勢毋庸置疑。從技術(shù)壽命看，電子檔案載體的特殊性，存放形式的虛擬性，決定壽命的不穩(wěn)定，由此紙質(zhì)檔案更優(yōu)于電子檔案。從檔案管理角度看，紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔、利用均費時費力，但整理規(guī)范的情況下便于管理，電子檔案收集、整理、歸檔、利用均簡單便捷，但后期的定期檢查、遷移需要耗費大量人力，兩者互補。

總之通過以上內(nèi)容，筆者認為在電腦成為主流辦公工具的時代，文件在以電子方式存檔的同時，還應(yīng)該以紙質(zhì)文件進行存檔，兩種不同的檔案存檔方式應(yīng)同時保留。

基本術(shù)語注釋：

電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。