機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化路徑探析

董敘彤

摘要：對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，若想要充分保證職能發(fā)揮，就需要調(diào)動(dòng)人才的積極性，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。本文主要從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的積極影響出發(fā)，分析當(dāng)前存在的問題，進(jìn)而探討機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的路徑。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化路徑

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，檔案管理信息化有利于突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，降低檔案管理工作人員的壓力，從而保證工作效率。同時(shí)，還能提高檔案信息傳遞的速度和質(zhì)量，保證安全性。信息化建設(shè)是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，各行各業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展中都必須重視信息化建設(shè)的落實(shí)。在檔案管理方面，合理使用信息化技術(shù)，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從而提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平，保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位充分發(fā)揮職能優(yōu)勢(shì)。

1. 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的積極影響

1.1 有利于提高檔案保存的穩(wěn)定性

過去，機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理多是針對(duì)紙質(zhì)文件，這些紙質(zhì)文件不僅體積大影響空間使用，而且很容易受到自然環(huán)境的破壞。一旦發(fā)生火災(zāi)等自然災(zāi)害，又或者人為因素干擾，這些紙質(zhì)檔案就無法實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。另外，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存時(shí)，其完整性很難確定，極容易造成數(shù)據(jù)的丟失和損害。借助信息化技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，可以有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，有利于提高檔案保存的穩(wěn)定性。

1.2 有利于提高工作效率，保證工作質(zhì)量

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)容越來越多，難度也逐漸增加。如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理人員的工作壓力會(huì)越來越大，而且難以保質(zhì)保量地完成工作。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，而且簡(jiǎn)化工作流程，降低檔案管理人員管理的難度，保證其工作效率。同時(shí)，在信息化技術(shù)的保證下，檔案管理的準(zhǔn)確性也能得到有效提高。

1.3 保證檔案信息傳遞的安全

在進(jìn)行紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f的過程中，必須投入大量的資源來保障檔案信息傳遞的效率以及安全性。盡管如此，在實(shí)際檔案信息傳遞的過程中，還是會(huì)存在各種各樣的因素來干擾檔案信息傳遞的過程。如果機(jī)關(guān)事業(yè)單位不積極進(jìn)行檔案信息傳遞模式的創(chuàng)新，既會(huì)加大單位進(jìn)行檔案管理的成本投入，又會(huì)帶來安全風(fēng)險(xiǎn)，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展[1]。

2. 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題分析

2.1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏對(duì)于檔案信息化管理的重視

在機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案信息化管理發(fā)展的過程中，必須從思想意識(shí)層面來調(diào)動(dòng)人們創(chuàng)新發(fā)展的積極性。但是就目前來看，不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不夠，尤其表現(xiàn)在一些領(lǐng)導(dǎo)層面。機(jī)關(guān)單位事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該是推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展的主要力量，如果其思想意識(shí)層面不重視，那么下級(jí)工作人員自然也會(huì)忽視檔案信息化管理。如此一來，整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員都對(duì)檔案信息化管理工作缺乏重視，那么行動(dòng)層面自然無法落實(shí)，整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)就成了空中樓閣。

2.2 缺乏專業(yè)人才

檔案管理信息化的發(fā)展離不開專業(yè)人才的積極作用，現(xiàn)如今，在進(jìn)行檔案管理信息化價(jià)建設(shè)過程中，人才的缺乏成為制約檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案管理人員的綜合素質(zhì)不過關(guān)，對(duì)于當(dāng)前的信息技術(shù)掌握不充分，難以在檔案管理信息化中發(fā)揮積極作用[2]。

2.3 數(shù)字資源短缺

機(jī)關(guān)單位進(jìn)行信息化建設(shè)離不開數(shù)字資源，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中，常常因?yàn)槿狈?shù)字檔案資源而舉步維艱。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，過去其主要一紙質(zhì)檔案為管理的主要對(duì)象。現(xiàn)如今，伴隨著信息時(shí)代的到來，進(jìn)行數(shù)字資源的獲取和管理對(duì)其來說難度升級(jí)。一方面，現(xiàn)有的數(shù)字檔案資源不規(guī)范導(dǎo)致數(shù)字資源的管理難以實(shí)現(xiàn);另一方面，在進(jìn)行檔案管理信息化過程中缺乏規(guī)范的管理制度，導(dǎo)致建設(shè)較為隨意，處于被動(dòng)的工作狀態(tài)。

3. 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的路徑探討

3.1 強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的重視

在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)時(shí)，不能一直處于被動(dòng)的狀態(tài)，因此需要充分調(diào)動(dòng)其工作的積極性，強(qiáng)化其對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的重視程度，從思想意識(shí)層面提高大家的主動(dòng)性，幫助大家正確理解檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，充分帶動(dòng)大家轉(zhuǎn)變思想，主動(dòng)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。其次，在信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，還要做好資源的投入，包括各種基層建設(shè)以及軟件設(shè)備的購置等，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作的順利推進(jìn)[3]。

3.2 做好專業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作

缺乏專業(yè)人才進(jìn)而直接影響到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度，因此，做好專業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作迫在眉睫。第一，要積極引入人才，明確檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而做好人才引入的把關(guān)工作。第二，要重視對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不僅包括必要的崗前培訓(xùn)，還要積極進(jìn)行在崗培訓(xùn)，幫助檔案管理人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，在學(xué)習(xí)過程中不斷接觸新知識(shí)、新技術(shù)，從而幫助其更好地進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作[4]。

3.3 建立健全檔案管理制度

為了進(jìn)一步規(guī)范檔案管理的工作流程，就必須建立健全檔案管理制度，建立規(guī)范的體系，幫助檔案管理人員規(guī)范自身行為。第一，要做好統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫的建立工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的有效管理。第二，要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，幫助工作人員明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)兼容、共享檔案管理信息系統(tǒng)的建立。第三，要明確檔案管理的責(zé)任，提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)。

結(jié)語

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也是檔案管理面向未來發(fā)展的集中體現(xiàn)。檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，檔案管理信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)重點(diǎn)。基于當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，有關(guān)人員必須重視檔案管理信息化工作的開展。

參考文獻(xiàn)

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