信息化技術在政府檔案管理工作中的落實研究

郭清鑾

摘 要：當前，我國社會經濟的現代化建設不斷推進，政府檔案管理工作也在信息技術的推動下逐步實現現代化，適應了時代發展的要求，提升了政府的服務水平。本文主要分析了信息化技術在政府檔案管理工作中應用的不足，提出了信息化技術的落實對策，期望能夠進一步發揮信息化技術的作用，實現政府檔案管理的信息化建設，提升檔案管理水平。

關鍵詞：信息化技術;政府檔案管理;對策

信息化技術的發展給社會各個領域帶來了天翻地覆的變化，為各個行業注入了源源不斷的活力。政府檔案管理也逐漸與信息技術相結合，檔案管理效率逐步提升，檔案價值逐漸受到重視和利用。但在政府檔案管理與信息技術的融合過程中還有很多有待改進之處，不利于信息化技術在檔案管理中的落實。因此，應采取對策使信息化技術真正落實到政府檔案管理中，為政府行政管理提供依據，推動社會經濟的健康發展。

一、信息化技術在政府檔案管理中的應用優勢

1.有利于政府檔案管理與時代發展相適應

隨著信息化技術的發展，包括政府在內的各個社會經濟的主體也逐步推進信息化建設。政府也開始建設自身的數字檔案管和數據庫，采集和管理信息。另外，隨著社會的發展和進步，群眾對政府信息的需求也日益增多，在政府檔案管理中使用信息化技術使政府信息公開更加便捷和透明，適應了時代發展的要求，有利于推動社會的進步。

2.有利于提升檔案管理效率

在傳統的政府檔案管理中，多使用卷宗的方式進行管理，管理效率低，而且查閱很不方便，紙質檔案也不容易保存和更新。特別是在檔案數量劇增的情況下，檔案管理難度也隨之提高。利用信息化技術開展檔案管理能夠實現檔案管理的數字化管理，通過掃描儀、鍵盤等將檔案輸入信息庫，而且通過政府檔案網站的建設能夠讓公眾更加便捷地使用政府檔案，充分發揮政府檔案對當地政治、經濟、文化等方面的作用，有利于推動社會經濟的發展。

3.有利于實現信息資源共享

信息化技術的應用，使先進的檔案管理設備進入了政府檔案管理工作中，減少了檔案管理過程中的人力、物力等資源的消耗，優化了檔案過程，提高了檔案管理效率，另外還能夠豐富檔案信息，為政府各項工作的開展提供指引。信息化技術和政府檔案管理的融合實現了檔案信息的信息化檢索，提高了檔案的利用效率，使檔案資源實現了有效共享，進一步提升了信息資源的價值。

二、信息化技術在政府檔案管理應用中的問題

隨著信息化技術的發展，各個領域開始使用信息技術提升傳統工作水平。政府作為社會經濟事務的參與者和管理者，有責任和義務提高檔案管理質量，更好地開展行政服務，推動工作效率的提升。

1.管理方式和設備落后

當前，我國政府傳統的檔案管理中所使用的設備和方式較為落后，所使用的打印設備、輸出設備等與現代化信息技術之間還不兼容，而且設備的管理對人工十分依賴，工作質量和效率受到了嚴重影響。管理方式以人工分類、編輯和檢索為主，資料信息的整理分類十分繁瑣，稍不注意就會造成信息資料的遺漏，甚至可能造成嚴重的管理事故。

2.管理人員綜合素質較低

當前，政府檔案管理工作人員的檔案資料管理水平與實際需求還有明顯的差距，對基本的檔案管理的理論掌握還不夠扎實，對新型檔案管理設備還不夠熟悉，無法有效推進檔案管理的信息化建設。在日常的管理過程中，經常發生檢索程序實施混亂、資料編輯和分類模糊德國問題，嚴重影響了檔案管理質量，不利于檔案資料作用的發揮。

3.信息化檔案管理制度還不完善

政務信息化是當前政府政務管理水平提升的重要途徑。但信息化的政府檔案管理之所以沒有得到廣泛的普及，從根本上說是因為關于檔案管理的制度還沒有建立和普及，使的檔案管理的信息化缺少理論和制度支持。在檔案管理的過程，信息體系的連接經常發生錯位，使文本信息向數據信息的轉化質量不高，造成檔案管理部門的信息化優勢無法得到有效發揮。

三、信息化技術在政府檔案管理中的落實對策

1.轉變檔案管理理念

信息化技術在我國社會經濟生活的方方面面發揮了巨大的作用，人們在日常工作和學習中利用信息化技術獲取信息的速度更快、精確度更高，極大地推動了社會經濟體制的變革。作為社會的管理主體，政府部門也應積極推廣使用信息化技術，充分重視信息化技術在檔案管理中應用的必要性，充分認識信息化技術在提升檔案管理工作效率和質量方面的意義，充分展望信息化技術對政府行政管理工作的作用，加快制定檔案管理信息化的有關制度，為檔案管理工作提供指導和依據，推動政府檔案管理工作水平的提升。例如，應將信息化技術在檔案管理工作所發揮的作用納入員工考核體系，對管理人員的信息化操作進行全面評估，對熟練使用信息化技術開展檔案管理的管理人員給予一定的獎勵，激勵其在檔案管理工作中加強創新。同時還應加強宣傳，展示信息化技術在檔案管理中的優勢，營造良好的檔案管理氛圍，推動信息化技術在檔案管理中的落實。

2.加大資金、設備和技術支持

信息化技術的應用需要有關設備和技術的支持，否則就是無本之木，同時，有關技術也需要及時更新，避免不兼容問題的發生。因此政府有關部門應嚴格按照有關政策和要求加大對檔案管理的資金支持，確保專款專用。在設備支持方面應積極引進先進的計算機設備、檔案管理軟件，并根據工作需求和技術發展定期升級更新，確保計算機的容量充足。在技術支持方面，應積極和第三方技術團隊合作，提升檔案管理的技術水平。

3.加快檔案數字化腳步

信息化技術在檔案管理中的重要應用就是將紙質檔案轉化為數字檔案，以更好地保存檔案，保護檔案的完整性。推進檔案的數字化首先應加快收集、整理政府檔案，全面提升檔案的完整性。其次，充分利用掃描儀、數碼相機、WORD等設備和軟件將紙質檔案轉化為WORD文檔、圖片、視頻等。然后使用檔案管理軟件對檔案資料進行分類保管，如有需要可以進行加密處理，提升檔案的安全性。

4.加強技術人員培訓

檔案管理工作人員是影響檔案管理水平的重要因素。特別是在信息化技術逐漸應用到政府檔案管理的過程中，應加強管理人員的培訓，使其熟練掌握計算機技術、網絡技術、檔案管理軟件等，使其在檔案管理的過程中能夠得心應手，更好地開展檔案管理。同時還應提升檔案管理人員的安全意識，使其認識到保護政府檔案安全對社會穩定和國家安全的重要意義，督促其在檔案管理過程中自覺遵守安全規定，維護檔案安全。

5.利用信息技術提升政府服務質量

政府服務質量的提升來源于多方面的支持，其中信息技術的應用能夠簡化工作程序、提高工作效率。在政府檔案管理中，信息技術的使用通常包括加密技術、防火墻技術、數字證書技術等，這些技術的應用能夠有效保護檔案信息的安全，能夠使檔案信息被長久地保存下來，而且信息技術的使用也能夠從海量的檔案中提取有價值的檔案，為有關部門的使用提供了更加便捷、高效的支持。此外，在檔案管理中使用信息化技術還應對工作人員進行分類，盡量使每一名管理人員都能夠承擔相應的任務，實現細節管理，逐步發揮檔案的效能。

結語

在新時代，政府檔案管理部門應充分利用信息化技術的優勢加強檔案管理，牢記“為黨管檔，為國守史，為民服務”的宗旨，積極推進檔案的數字化、加強管理人員信息技術培訓，使檔案在信息技術的支持下進一步發揮應用的作用，為政府管理提供依據，推動社會各項事業的健康發展。

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