基于BIM技術的企業采購流程跟蹤審計實施路徑

(西安財經大學行知學院 陜西 西安 710000)

圖1 BIM模型

BIM(Building Information Modeling)技術是由Autodesk公司在2002年率先提出，目前已經在全球范圍內得到業界的廣泛認可，它可以幫助實現建筑信息的集成，從建筑的設計、施工、運行直至建筑全壽命周期的終結，各種信息始終整合于一個三維模型信息數據庫中，設計團隊、施工單位、設施運營部門和業主等各方人員可以基于BIM進行協同工作，有效提高工作效率、節省資源、降低成本以實現可持續發展。

對企業采購流程而言，一旦基于BIM技術的交互平臺搭建完畢，相應的資料庫應運而生，企業后期采購項目立項有例可循，采購過程、驗收與結算以及維修項目有據可依，采購部門、物流部門、倉儲部門、質檢部門、財務部門等部門均能在不同階段將采購中所涉及的信息進行數據錄入，跟蹤審計便可根據有關信息隨時介入。

一、基于BIM技術的企業采購流程跟蹤審計實施路徑

基于BIM技術，本文將采購流程劃分為五個階段：設計階段、招標階段、采購階段、驗收結算階段與維護維修階段。

(一)設計階段審計

設計階段就是傳統的采購規劃階段。采購設計階段對采購成功與否有著至關重要的影響，但企業采購設計階段往往存在采購數量估算不準確、采購時間規劃不及時或采購滯后、采購供應商選擇不當、采購審核不嚴格、采購價格超出預算等諸多問題，這一系列問題不僅嚴重影響了企業的正常采購活動，而且對采購的最終結果產生了深遠的影響。因此，依據BIM技術，審計人員在設計階段可以清晰地看到采購設計階段各個業務流程的具體活動，詳細評價該流程中采購的具體行為，從而從采購源頭入手全方位實現跟蹤審計。

(二)招標階段審計

在招標階段，企業采購往往可能存在采購招標方式不正確，采購招標地點選擇不合理，企業招標組織不當，采購招標流程錯誤，招標內外勾結暗箱操作等風險。審計人員利用BIM技術可以全方位地看到企業在招標中存在的問題，對跨過有關BIM流程的行為，審計人員要積極分析原因，針對嚴重的問題應該上報有關部門進行處理。

(三)采購階段審計

采購實施過程當中存在的不確定性，使采購階段成為采購整個流程中風險重大的一個環節，采購實施過程中會發生采購計劃變更、采購合同簽訂、采購運輸方式選擇，內外串通進行采購舞弊等諸多風險，按照傳統的管理模式，企業管理人員對變更事項往往比較著急，無法做到精細化管理，變更的必要性、合規性、合理性不易掌握。借助BIM系統可以更加及時、全面、便捷地對采購過程中發生的各種變化進行風險評估，加之BIM系統可以進行風險預警提示，審計人員可以據此進行重點跟蹤審計監督。

(四)驗收結算階段審計

驗收結算審計是采購審計的重點。該階段存在的風險主要有驗收不符合有關制度規定，驗收數量與采購數量不符，驗收質量與采購計劃質量不符，結算不符合有關規定，多次結算，“吃回扣”等。由于某些企業的采購數量大、采購品種雜、采購次數多等問題，對審計人員來說，企業采購流程驗收結算審計工作量大、審計效果差、審計難度高。若借助BIM技術建立采購驗收信息化平臺，可以更加立體化地實現對驗收商品的觀察，不僅有利于抽樣技術的具體運用，而且可以利用軟件自動標記驗收存在差異的部位，重點監督檢查，提高審計人員的審計效率，也可以為運維階段的管理提供可參考的項目數據。

(五)維護維修階段審計

傳統觀念下，采購業務流程以驗收結算為終結，而利用BIM技術后，企業還可以將驗收資產后的維護與維修活動納入管理范圍。BIM技術對資產的購入時間、使用情況、保養方式進行全方位的記錄，對企業提升資產管理水平有積極作用。采用BIM技術可以更加高效地評估采購資產的使用情況，更加全面地對采購資產的維護維修狀況進行跟蹤管理，能夠充分保證在合適的時間進行采購資產的維護維修，對保障與支持企業生產經營活動具有重大影響。對審計來說，借助BIM中維修維護有關的信息，可以進一步落實資產管理部門的有關經濟責任，提高審計效率和審計質量，助益企業管理。

二、基于BIM技術的企業采購流程跟蹤審計優劣分析

(一)擴大審計范圍，但推廣應用范圍不高

BIM技術在使用過程中，由于將采購全流程的有關信息都歸入到BIM信息系統，因此跟蹤審計可以進行采購流程的全覆蓋。從采購計劃制訂到采購實施，再到驗收結算以及最終的維護維修，審計人員均可跟蹤進行審計監督。傳統審計可能只關注最終的“成形審計”，而BIM技術利用之后對供應商的選擇、招標報價的合理性、支付結算的方式選擇、維護維修的時間成本把控等均可進行跟蹤審計，BIM技術的運用擴大了審計的范圍。

但是由于BIM技術主要應用于企業工程審計，要引入采購流程審計還需要進行模型的調整與再造。此外，BIM技術的運用需要根據實際情況進行技術更新與維護，成本較高，因此BIM技術推廣范圍有限。

(二)提高審計效率，但推廣應用程度不夠

通過BIM技術，審計部門能夠更加清晰、更加立體地看到企業在采購過程當中的行為，這對進一步評估風險，決定具體審計事項奠定了基礎。傳統審計只能在事后看到有關紙質憑證，對整個采購流程的業務動態并不能完全跟蹤。利用BIM技術后，審計部門便可快速進入采購的各流程，有利于跟蹤審計的時效性。審計中，審計人員根據BIM系統提供的有關數據，可以實現在BIM系統中的數據分析，改變了傳統的線下分析數據的情況，實現了計算機輔助審計技術的具體運用，提升了審計的效率。

BIM技術運用在企業采購流程后，對目前的內外部審計都是一大挑戰。首先，內外部審計由于BIM技術的使用增加了BIM系統的審計要求，使審計人員在審計過程中需要關注系統本身所含帶的風險，這無疑增加了審計人員的工作難度。其次，由于審計內容的增加，審計費用也會進一步調整，否則沒有審計人員愿意處理高難度、高復雜的BIM系統審計。因此，BIM技術目前的推廣應用不夠。

(三)改變審計模式，但數據互通有待解決

隨著我國經濟的進一步發展，企業進行采購的數量、品種、規模也日益復雜化，個別企業還涉及境外經營的情況，因此通過BIM技術，可以將各采購流程中的相關數據匯總在系統中，審計人員可以更加方便地去進行跟蹤審計。傳統審計注重事后審計，而依靠BIM技術可以實現事前與事中審計。審計過程中審計人員還可以利用BIM技術本身的算法進行數據分析，找到風險點，進而有針對性地進行審計監督。審計完成后，審計人員可以不用形成相應的紙質資料，BIM系統的相應存儲功能可以隨時進行訪問，進行回頭檢查有據可循。

BIM技術目前運用中存在的主要問題就是BIM 技術數據共享接口沒有完全打開。有關軟件的互補性和連接性問題還未完全解決，部分采購流程中的參與方仍然不能參與到BIM系統中，這導致BIM技術的進一步發展存在局限性。因此，未來可以在數據連接共享上下功夫，使BIM軟件能夠實現真正全過程的數據共享，這對審計人員的采購流程跟蹤審計也是一大利好。

總之，對企業采購流程來說，BIM技術的應用具有重大意義，可以將涉及采購的各管理部門、各階段聯系起來，為企業跟蹤審計奠定基礎，也通過跟蹤審計進一步促進企業管理效能的提升，將傳統的事后審計向事前審計、事中審計轉變，實現企業價值最大化。