關于辦公室工作精細化管理難點和對策分析

黃慧萍

[摘 要]隨著我國社會形勢的不斷轉變，行政辦公模式也在更新，辦公室工作內容具有很強的復合型，貫穿了整個企業運行的各個流程，本文將結合辦公室精細化管理必要性，針對重難點問題，制定量化整體目標、制定規章制度、提高人員認知、建立科學考評體系、強化細節控制等對策，為優化辦公室工作質量提供參考。

[關鍵詞]辦公室;精細化;工作管理

[中圖分類號]C931.4 [文獻標識碼]A

從辦公室職能性質來說，其在整個企業中起到了連接各個部門單位的重要作用，提高各部門之間的溝通效率，幫助企業管理人員制定科學的發展決策，提高督辦督查的可信度。目前我國辦公室管理工作仍存在一定問題有待調整，精細化管理能夠加強辦公效率，避免在問題發生后各人員相互推諉責任。

1 辦公室精細化管理必要性

精細化管理是源于對社會分工的規范化，其不僅僅是一種現代化管理理念，同時還是一種企業文化。1911年被稱為科學管理之父的泰勒發布了《科學管理原理》相關內容，正式奠定了管理方式向著精細化方向轉型。隨著工業革命的結束，世界經濟市場開始向著多元化方向轉型，企業不僅僅從規模上開始拓寬，同時生產方式、活動類型也變得更加復雜，想要實現對內部的精準調控，就必然要以更加科學的手段采取管理，例如：經濟學、心理學、決策理論研究、系統工程等學科都被融合到其中，從定性到定量地去更新系統結構。目前全球范圍內，日本是踐行精細化管理最全面的國家，其精益思想與精細化管理理念不謀而合，我國雖然起步較晚，但是已經打開創新管理的局面。

對于企業來說，辦公室是不可或缺的部門單位，其工作質量能夠直接影響到高層領導人員策略下達的準確性與時效性，也影響了決策制度在企業內的運行效果。通過精細化處理，辦公室工作能夠更好地協調各部門單位，使其打破傳統“信息孤島”的制約，將公司內部環境轉變得更加和諧，從而提高核心競爭力，在當前緊張的市場環境中占據和搶占份額，提高綜合實力。與此同時，辦公室管理精細化發展還能夠提高部門員工的責任感，使其更加清楚地認識到崗位工作的重要性，正確規避重復工作、工作疏忽的可能性，減少內部矛盾與沖突，幫助企業構建積極向上的辦公室環境。

2 精細化管理難點解決方案

2.1 量化整體目標

辦公室是行政工作的重要單位，所以必須要以明確的前期管理目標為辦公基礎，目標的確定關系到后期制度的建立。目前很多單位、企業在前期都沒有樹立起完整的辦公目標，無法體現出現代化理念。當前我國發展形勢為社會經濟主導，所以目標的設計需要結合實際市場動向，保證其具備良好的前瞻性與可發展性，例如：當前很多管理人員在平時工作時，過于依賴經驗，缺少計劃與目標，造成各部門之間的業務交接不流暢，辦公環節丟失等問題，而且如果缺少完整的前期目標，工作人員的積極性也會在重復工作中消耗殆盡，降低內部員工的凝聚力，給單位的整體運作帶來不良影響，甚至是不必要的糾紛與麻煩。思想是行動的指揮官，所以在量化整體目標之前，首先需要做好前期的理論指導，通過理論引導實踐行動，強化各部門人員對精細化管理的認知，讓全體辦公室人員都能夠理解精細化理念，將管理落到實處。“精細化管理”不僅僅是一句口號，而是實際工作內容，在建立前期目標時，需要融合“以人為本”理念，積極在企業內部建立完整的文化氛圍。

2.2 制定規章制度

辦公室工作內容較為多樣，如果缺少制度的管控，就很容易造成內部結構混亂，從而導致崗位責任不清等問題，嚴重時甚至會制約發展。很多辦公工作都具有突發性，所以需要以強而有力的秩序進行合理控制，但是目前我國很多企業單位都缺少制度規范，辦公室工作經常毫無頭緒地進行，雖然部分人員每天都很忙碌，但是工作質量不高，一旦遇到突發狀況，就很容易措手不及。精細化管理的深入需要制度做基礎，良好的制度能夠提高辦公執行能力，從而確保辦公流程順利。首先在制定規章條例時，需要結合企業實際發展情況，將各單位工作進度匯總成數據報告，精細定義每個崗位的工作量與工作責任，在企業單位內部營造出“按規矩辦事”的氛圍，提高工作人員的應急能力，確保其面對突發問題時能夠有良好的適應水平。以科學化、規范化的制度填充辦公室工作死角，將工作計劃與前期目標有效聯系起來。制度與考評體系之間存在必然聯系，呈現出一種相輔相成的狀態，制度是保障工作有效性的最后一道堤壩，也是企業發展的剛需。另外制度還能有效幫助凈化部門工作風氣，通過條例的設計，杜絕徇私舞弊、私收賄賂、責任推諉等不良情況的出現。

2.3 提高人員認知

上文中提到，當前我國辦公室工作內容具有很強的復合型，所以在崗工作人員不僅僅需要具備良好的專業知識，同時還要保證自身的責任感、積極性、事業心、業務處理能力以及語言表達溝通能力。從而在實際工作中能夠正確與其他部門人員做好業務對接與決策傳達，提高企業工作效率。但是目前我國很多企業對于辦公室人員的選擇都存在一定疏忽，例如：很多新上崗的人員沒有經過專業培訓就直接開展工作，老員工知識儲備較少，不具備及時更新知識結構的意識，在平時工作中出現懈怠、散漫、無責任心的表現，極大程度上影響了公司形象，制約辦公活動的順利進行，甚至會影響到其他部門的執行效率。為改善這一問題，就需要盡快提升辦公室人員隊伍的綜合素質，例如：適當提高入職門檻，篩選技術過硬、專業知識強、為人熱情的人員進入到工作當中，對于老員工需要定期開展培訓工作，樹立起自我學習意識，將認真負責的態度貫徹到整體工作當中，注重細節把控，通過課程化、專業化的訓練提高其服務質量，明確自身肩負的責任，幫助領導人員與基層群眾做好溝通協調，提高辦公室處理效率。

2.4 科學考評體系

雖然現在辦公室部門內工位設置的種類較多，但是從實際執行效果上來看，各工位之間的責任劃分比較混亂，例如：崗位工作內容重復、工位掛空等，如果放任發展會對整體辦公室工作帶來不良影響，造成崗位職能的缺失，精準化管理效果不能得到全面發揮，很大程度上制約了辦公效率的提升。對此就需要制定出更加科學的考評制度，從精細化管理結構上來看，考評體系對于辦公部門十分重要，利用規范化、標準化的考核制度能夠做到對員工個人行為、工作成績、執行效率采取綜合考量。為了確保考評的準確性，首先需要制定一套嚴格的考評標準與考核流程，秉承公平、公開、公正的原則，提高員工對考核結果的信任。企業領導人員可以引進激勵機制，改變以往“一刀切”的考核方式，給每個員工相同的起始分數，按照工作質量加分，每到月底一同核算，如果員工分數較高可以加大績效獎勵，如果部分員工考核分數較低甚至低于基本分數線，就只能給予其基本工資，甚至對于一些工作態度較差，平時在崗行為散漫，有不良記錄的員工可以請離。通過科學的考評體系，員工的積極性能夠被最大程度上發揮出來，潛移默化中培養其主觀能動性，以更加飽滿、積極、專業的態度投入到工作當中，確保企業運行質量的提升。

2.5 強化細節控制

辦公室日常的很多工作都具有復雜性，甚至會呈現一定的被動化，需要相關人員重視細節的處理，避免問題疏漏衍生的風險，杜絕不必要后果的出現，例如：規章制度的設計要從實際開展，不能盲目套用其他企業單位的模板內容，沒有兩個企業是完全相同的經營模式，所以需要辦公室人員加大前期調查力度，確保制度的設計貼合實際發展形式，另外在平時進行精細化管理時需要注重“以人為本”原則，明確人才對于企業發展的重要性。積極構建企業文化，將柔性管理與剛性管理有效融合在一起，把辦公室內容落到實處。“合抱之木，生于毫末;九層之臺，起于累土”“千里堤壩潰于蟻穴”，這些理論都證明了“細節”對于“整體”的重要性，只有盡快將辦公室工作目標進行量化、細化，才能保證業務進行的規范性與科學性。

3 結論

隨著我國社會經濟水平的不斷提高，企業單位辦公內容也開始向著多元化方向轉變，辦公室工作內容具有很強的復合性與結構性，為順應新時期背景下發展需求，就需要融合精細化管理觀念，將管理延伸到各類工作的細節當中，通過規范的考評制度明確個人責任，做到及時問責，整體上提高辦公效率。

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