大型科研固投項目文件檔案管理

楊曉瑜 劉楠 張茜 王偉國

摘要：本文結合《國防科技工業固投項目檔案工作管理辦法》對固投項目檔案管理工作的要求，分析了一般科研固投項目文件檔案管理存在的問題，以及大型科研固投項目的特點和文件檔案管理工作的難點，并以某大型科學工程檔案管理工作實踐探索為例，給出了大型科研固投項目文件檔案管理的具體方法，闡述了實際工作中的注意事項，供其他大型科研固定資產投資項目參考。

關鍵詞：科研項目固定資產投資項目檔案管理

一、大型科研固投項目檔案管理存在問題概述

項目檔案是在項目立項、實施、竣工驗收等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄，是項目建設全過程的記錄展現，也是項目交付的重要成果。[1]在固投項目建設過程中形成的檔案資料是國家投入巨資產生的知識成果和無形資產，也是項目投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據和基礎資源。[2]2015年10月12日，國防科工局和國家檔案局聯合出臺了《國防科技工業固投項目檔案工作管理辦法》（科工計〔2015〕931號），從管理層面、業務層面和驗收層面對項目文件檔案工作提出了更加嚴格、更加具體的要求。

大型科研固投項目，有其科學研究探索的顯著特征，項目目標明確，但實施過程中存在的不確定因素較多，技術風險大，實施周期長，多單位協作，由此帶來項目的過程性文件檔案非常多，且各過程文件資料與項目建設結果存在嚴格的邏輯關系。因此，項目文件檔案管理工作顯得尤為重要，如果管理不當，將無法有效支撐后續項目審計、驗收、后評價等工作。

國家層面在對科研固投項目檔案管理總體要求方面比較明確，但各立檔單位在實際操作層面通常存在以下幾個方面的問題：

1.對項目檔案工作的重視程度不夠。項目建設單位更注重項目建設的實物成果，對軟性成果重視不夠，對國家和院所關于項目檔案管理的要求，不能很好地在項目建設中落實，不易做到檔案工作與項目建設同步。[3]

2.缺乏對項目文件具體歸檔要求的系統性規劃。項目參與人員對自己所負責的某個具體項目到底歸檔哪些材料不清楚，對歸檔材料有什么要求也不是特別清楚，導致最后僅僅只是形式上的管理，無法保證項目檔案質量和對工作的支撐作用。

3.對外協單位提交的資料缺乏約束和控制。外協合同中，對文件材料的要求大多形式化，不夠明確、具體，提交的時間上也不夠明確，并且缺乏約束和控制的手段。

4.項目檔案人才隊伍不能很好地滿足項目檔案管理需要。項目檔案人員隊伍配備不足，很多沒有配備專職文件資料管理員，人員隊伍專業素質有待提升，文件資料員缺乏項目文件材料收集、整理方面的專門培訓，導致人員不能很好地匹配項目檔案管理需求。

為解決上述問題，本文以某大型科研固投項目為例，總結項目建設過程中文件檔案管理的經驗和教訓，嘗試探索出大型科研固投項目系統性的文件檔案管理方法。

二、案例項目檔案管理總體簡介

某科研項目是一項大型固投項目，也是一項超大型研究型科學工程，項目總投資數十億元，建設周期十余年，該項目共形成檔案1800卷、22338份，在國家級竣工驗收中，順利通過以全檢方式進行的檔案專項驗收。項目文件資料的質量和管理情況，在項目招投標專項檢查、驗收審計、檔案專項驗收、后評價等工作中起到了關鍵作用，也贏得了相關專家的高度好評，體現出了“一流的項目產生一流的文件”，成為中國工程物理研究院科研固投項目檔案管理的典范，該項目2017年獲得了全國質量獎卓越項目獎。

三、基于項目實施全流程建立項目文件體系

通過項目的建設和實踐經驗，在項目啟動之初，系統開展項目文件檔案管理策劃，建立基于項目實施全流程的文件體系，是確保項目建設全過程文件檔案完整性和規范性的基礎。圖1是項目實施一級流程，圖2是項目文件體系示意圖。

四、規范項目全過程產生的文件要求

（一）制定文件檔案管理規范

1.通用要求。項目建設之初開展項目文件體系建設的詳細策劃，包括文件編號、名稱、格式、內容條款、類別、填寫要求、電子模板甚至封面顏色等細致要求，同時將這些要求延伸至外協單位，保證了項目眾多任務承擔單位提交文件的規范性和一致性。同時制作文件編制模板和編制說明，便于編寫者使用，也避免文件編寫內容偏離文件編制要求。此類規范包括《文件編制格式要求》《文件編號規范》《文件歸檔質量要求》等。

2.項目實施控制要求。如表1所示，以工程設計階段的標準和管理規定為例，制定了一系列項目級規范，確保相關文件編制質量符合要求，管理過程規范、有效。

（二）編制文件體系表

按照項目建設流程從項目申請批復到項目通過驗收，依據項目成果約定及實施管理要求，對全過程所產生的文件進行梳理和規劃，明確項目實施過程中必須輸出的文件名稱及基本內容要求，形成項目建設輸出文件體系表，便于操作和使用，為實現項目管理的規范化、程序化和制度化奠定基礎。[4]具體可根據項目實際情況，分階段分級編制，也可在過程中逐步完善。以上做法的目的是明確項目實施過程中具體需要產生的文件名稱、基本內容和責任人。

五、檔案全過程組織管理注意事項

（一）專人專事管理

檔案管理是一門獨立的管理學科，有其獨特的專業技術要求，對于大型科研固投項目文件的歸檔管理，必須設置專人專崗負責項目的文件檔案管理，相關人員必須具備相應的檔案管理知識，同時也需要了解一定的科研項目知識，這樣才能更好地與科研人員進行溝通、協調，并協助科研人員完成歸檔前的準備工作，文件檔案管理的要求才能真正落地。試圖利用“兼職”“閑職”來管好大型科研固投項目的文件檔案，勢必不會取得好的效果。

（二）轉變工作模式

文件檔案管理作為一項非常基礎的工作，通常不被重視，是典型的“幕后英雄”式的工作類型，由于對文件檔案管理工作本身認識的程度和標準不同，工作中難免出現不被理解的情況。如果單純站在管理者的角度，以不符合要求就拒絕歸檔的方式，簡單粗暴地開展工作，很難獲得科研人員的理解和支持；如果以共同協作的方式，以高度的責任意識、耐心協助的態度，持之以恒的精神，真心實意地幫助科研人員一起來完成文件檔案的歸檔工作，就會取得事半功倍的效果，“用情用心用功”是做好這項工作的制勝法寶。

（三）管理關口前移

標準和要求制定好了，如果不能很好地實施也無法取得應有的效果。管理人員更多地介入、指導、把關是將項目的要求正確貫徹執行下去的重要因素。根據某大型科研固定投資項目的經驗，重要文件在生效前的審查過程中，修改次數通常在2～4次，不僅內容，甚至格式等基本標準化要求也需要反復修改，工作量非常大。因此，為提高文件編寫和歸檔的效率，需要將管理關口前移，提前介入，全程指導和把關，確保文件歸檔一次通過。同時一旦發現問題，應及時協助編寫人員處理，避免間隔時間太久后，催辦困難，問題累積。此外，處理完問題后，應將相關文件及時歸檔。

（四）加強外協文件的控制

科研項目通常外協工作比重較高，由于涉及單位數量多，檔案管理能力參差不齊，為提升外協部分的文件檔案管理，需要加強外協實施過程、現場作業活動等過程節點的記錄，例如對于外協方的評審意見、作業方案、計劃等，應實行專人定期梳理，及時存檔。必要時項目主管部門可對協作單位的文件編制、管理工作開展培訓，以便統一認識和標準，提高文件歸檔質量和工作效率。

（五）重視音像資料的歸檔

按照國家和項目主管部門的相關規定，項目建設過程關鍵歷史活動的照片和音像資料都需要及時保存下來，這是項目建設的珍貴信息。由于音像資料的獲取具有即時性，錯過后無法彌補，因此，需要管理部門在重大節點或活動（例如重大合同簽字儀式、關鍵節點跟蹤等）過程中，及時跟拍并歸檔。重要音像資料必須備份保存，以防存儲介質出現故障而無法修復。

（六）提前做好驗收準備

由于大型科研固投項目通常項目體量非常大，因此在項目實施過程中，可按項目實施流程分階段完成項目文件的歸檔工作；根據實際情況，也可申請分階段對項目檔案開展驗收工作。

為順利完成檔案驗收工作，要嚴格執行相關檔案管理要求，重視驗收前質量控制和審核。建設單位應提前組織對項目文件進行自查，對不達標的及時提出整改要求，及時整改歸檔，必要時可邀請項目主管單位對項目文件檔案開展預驗收檢查，提前發現問題，提前整改，以便確保項目檔案最終驗收一次

通過。[5]

《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工辦﹝2007﹞161號）要求，項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一，未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行或者通過項目竣工驗收。尤其是對于大型科研固投項目建設單位而言，項目文件及檔案管理工作是建設單位一項整體性工作，需高度重視、系統策劃并投入必要的資源。為做好此項工作，必須在項目啟動之初，做好文件檔案管理策劃，細化要求，專人專事，全程參與，與科研人員一起，共同努力，才能順利有效地完成項目文件歸檔和驗收工作，保障項目最終通過主管單位的驗收。

注釋及參考文獻：

[1]侯偉霞.淺析固定資產投資項目檔案的管理[J].中國管理信息化，2012，15（13）：79-81.

[2][3]連平文，倪玲.固定資產投資項目檔案工作中的主要問題與相應對策[J].機電兵船檔案，2007（3）：48-50.

[4]賈守斌.軍工固定資產投資項目檔案管理問題解析及對策[J].沿海企業與科技，2012（11）：45-47.

[5]何曉梅.固定資產投資項目檔案驗收準備工作解析[J].機電兵船檔案，2009（4）：51-53.

作者單位：中國工程物理研究院激光聚變研究中心