簡析企業公文管理信息化建設的有效路徑

劉冰

摘要：公文管理是企業或事業單位維持正常運轉所不可缺少的一項重要工作，完善合理又高效的公文管理系統能夠有效提升單位的整體工作效率。當今社會正處于互聯網和信息技術飛速發展的時代，將先進的信息技術與公文管理結合起來，能夠大幅提升公文管理與處理的效率，公文管理實現信息化也是符合時代發展潮流的選擇。本文將分析公文管理信息化的主要內容、特點和具體的實施路徑，希望能夠為有關探討公文管理信息化建設的實踐與研究提供一些幫助。

關鍵詞：公文管理；信息化；路徑

隨著社會經濟、政治和文化建設的發展，大量的行政管理、企業管理工作不斷產生，其中為了各項事業順利進行，公文管理是不容忽視的。公文管理工作主要強調兩個方面，一是質量，二是效率。對于各行業的企事業單位，公文管理工作都是確保公司只能順利履行的重要工具。過去我國大部分公司采用的公文處理方式都是傳統的手工管理，鑒于公文管理工作的復雜繁瑣性和特殊重要性，建立一個規范化的公文管理處理系統是勢在必行的。自從上世紀80年代以來，互聯網信息技術的發展與推廣為各行各業都帶來了機遇，因此利用信息技術建立的公文管理系統是處理大量繁復的公文工作的重要助力，有效促進我國公文管理工作更加制度化、高效化和規范化。

一、公文管理信息化建設的基本內涵

公文管理信息化建設，顧名思義即運用信息化的手段改變原有的管理模式，推動公文管理從傳統紙質化、手工化管理向信息化、數字化方向轉變，提高公文管理的精確化水平，為公文管理工作注入新的活力。要想促進公文管理的信息化建設，一定要提前做好準備工作，包括完成公文管理的基礎設施建設，保證人力物力資源充足、還有信息資源建設，收集和整理已有的全部公文文檔，具備相關的應用系統建設，還必須制定相應的標準規范，組織優秀的人才隊伍等[1]。

公文管理信息化建設的首要目標是實現公文管理數字化、網絡化，減輕人工壓力、減少失誤率；二是實現公文管理各個流程的一體化建設；三是實現公文管理工作中的信息共享，提高工作效率；四是擺脫傳統管理模式，采用更為便捷的信息化管理，激發公文管理工作的潛力。

二、公文管理信息化的特點與優勢

（一）增強功能實用性

公文管理工作的信息化建設必須基于實際要求不可盲目跟從，而是在符合本單位辦公需求的基礎上，這樣才能發揮信息管理系統的優勢。實現公文管理工作的信息化建設，能夠使辦公功能得到進一步的擴展，提升工作人員的辦公效率與質量。成熟的公文信息化管理系統可以涉及所有的辦公部門和辦公環節，將各個部門與辦公環節有機地結合起來，將公文管理的辦公職能最大化發揮出來。

（二）操作方便

公文管理信息化建設的目標之一就是取代傳統的手工管理模式，減輕工作人員的工作壓力。因此在操作方面，信息化系統為了使人易學入門，不因技術操作問題而造成使用困難，選擇以語言開發系統為基礎，追求高效、清晰、明白，不僅能夠最大程度上保證信息安全，還實現了信息資源共享。公文管理信息化系統能夠溝通一個公司的各個辦公部門與環節，可以整合單位內大量的公文信息資源，同時應用光纖專線接入的方式上傳至系統，工作人員可以隨時查閱已有的信息資源。

（三）統一管理

實行公文管理信息化建設能夠統一管理公文信息文檔，并且在擴展和維護公文文檔方面更加便捷。公文信息化系統可以通過建立起專業的用戶使用界面，滿足工作人員的管理需求，整合公司的公文文檔信息，提升公文管理的效率和質量。同時，公文管理信息化系統還在擴展公文功能方面有較大優勢，比如可以和公司內部其他業務環節結合起來，將公司市場運營、軟件維護、業務擴展、產品開發融為一體，有助于企業整體的經營管理與發展。

三、公文信息化建設的有效路徑

（一）設備現代化

實現企業公文信息化建設的首要任務是保證企業的管理設備實現現代化，只有硬件實力有保證，才能進一步追求軟實力的提升。現代化設備的性能高、容量大、計算能力優越，能夠有效保證信息的安全性。現代化設備主要包括性能優越的計算機，以及相應的掃描儀、光盤刻錄機和大功率供電設備。為了使公文管理信息化系統的功能最大化，應選用應用廣泛、質量優越、評價優秀、適合本單位的權威軟件。

具備現代化的設備是建設公文管理信息系統基本條件，公文管理系統通過計算機等現代設備和先進技術，將傳統的紙質類公文文檔全部轉化成電子文檔，大大提高了企業公文文檔的安全性。同時，工作人員可以利用手機、筆記本等工具，微信、郵件等現代信息傳播技術手段來隨時了解和查閱公文信息，有效提升了公文下發和傳播的速度。另外，公文管理信息系統所具有的多為非客戶端系統，可以協助工作人員隨時隨地獲取有效的公文信息資源，打破了傳統的公文文檔信息獲取的時間與地點限制，增強了公文獲取的時效性。

（二）管理數字化

實現公文管理信息化的重要步驟是實現公文的數字化。數字化管理需要將公文信息進行科學分類和歸納，以往公文由專門的辦公室進行管理，因此進行信息化管理需要將公文轉為數字化錄入，這是一個比較繁瑣的過程，應該有計劃、按部就班的完成。公文信息數字化錄入后，初步實現了公文管理信息化的建設，系統自動地分析整合公文資源，能夠就某一業務為工作人員提供已有的豐富信息，便于各部門互通有無，實現信息資源的高度共享，有助于公司的管理與決策人員做出科學合理的決策。信息化建設可以有利于上下級的溝通更高效簡潔，提升公文傳達與查閱的便捷性，促使企業的管理與發展向科學化、規范化進一步邁進[2]。

（三）提升公文管理的服務層次

提升公文信息化管理的服務層次，使得公文管理系統充分發揮作用，能夠有效促進公文管理一體化，加強各部門協同工作、互幫互助的能力，提升公司整體的運營與服務水平。由于公文管理信息系統的操作簡單易學，工作人員可以節省更多的精力，轉而深度分析公文具有的深層信息，為企業的管理與決策提供經驗和建議。

結束語：

加強公文管理的信息化建設，可以減輕工作人員的工作量，提升工作效率，為工作人員搜尋、查閱、整理信息提供便捷的通道，同時可以極大地提高公文信息資源的有效利用率，使單位內各部門和工作環節做到有機結合。公文管理信息化建設是順應時代潮流的必然舉措，充分利用現代信心技術手段，能夠有效提升公文管理的效率與服務水平，促進單位的健康發展。

參考文獻：

[1]宋娟.企業公文管理信息化建設的有效路徑探討[J].企業改革與管理，2018（13）：38+121.

[2]張毅，紅輪，關悅.論如何強化公文管理信息化建設[J].辦公室業務，2016（01）：73.