企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的研究

周國容

摘 要：檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，為企業(yè)員工提供了快捷方便的辦公手段，企業(yè)的辦公效率得到了顯著的提升，同時(shí)企業(yè)的信息化管理水平也上升到了一個(gè)新的高度，對(duì)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步起到了極為重要的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理系統(tǒng);建設(shè);研究

1 檔案管理中的難點(diǎn)

1.1 檔案數(shù)量多

為了更好的解決檔案管理中的一些問題，我們首先要探討出在檔案管理中具體有哪些難點(diǎn)，針對(duì)這些難點(diǎn)提出相應(yīng)的解決措施，才能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門的檔案管理做出更多的貢獻(xiàn)。檔案管理的數(shù)量比較多是檔案管理中的一大難點(diǎn)，正是由于數(shù)量比較大，所以說才給檔案管理部門帶來了更多的困擾，也給檔案管理人員帶來了更多的麻煩。尤其是對(duì)一些政府機(jī)關(guān)而言，每天要處理很多各種各樣的檔案，無論是人事還是一些工作上的檔案，其數(shù)量都是比較大的。而且基本上不允許出現(xiàn)差錯(cuò)，如果出現(xiàn)差錯(cuò)會(huì)給相關(guān)工作帶來一定的問題，導(dǎo)致政府部門的相關(guān)工作受到一定的影響。可以說檔案數(shù)量多一直都是檔案管理中的難點(diǎn)之一，對(duì)于企業(yè)而言更是如此，尤其是企業(yè)的人事管理部門，企業(yè)上上下下這么多員工都需要檔案管理部門進(jìn)行妥善的保管其個(gè)人信息，妥善的儲(chǔ)存下來，才能夠保證每位公司員工的權(quán)益，企業(yè)更好地進(jìn)行人事管理對(duì)于人事調(diào)配等工作都是非常重要的。

1.2 檔案種類多

除了檔案數(shù)量多，檔案的種類多也是檔案管理中的另一大難點(diǎn)，由于檔案的妥善保管需要分類處理，很多檔案如果聚集在一起很容易給工作人員的工作帶來一定的問題，如果不加以分類也必然會(huì)對(duì)公司或者是政府部門的檔案管理造成一定的影響。我們?nèi)粘Ｉ钪姓頄|西的時(shí)候，總是喜歡將同一類別的東西放在一起，這樣便于自己查找的同時(shí)也能夠妥善的保存。對(duì)于企業(yè)或是政府部門的檔案管理更是如此，不同類別的檔案要分類存放，這樣才能充分發(fā)揮分類處理的優(yōu)勢。但是，由于很多部門的檔案種類比較多，處理的時(shí)候分類是主要問題，各種各樣的檔案放在一起，不僅會(huì)加重工作人員的工作量還不利于檔案的有效管理。

2 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

2.1 總體目標(biāo)

建設(shè)一個(gè)能夠覆蓋整個(gè)企業(yè)，包括企業(yè)總部、分公司、項(xiàng)目部三級(jí)機(jī)構(gòu)均可使用的、靈活的、易擴(kuò)展的檔案管理平臺(tái)。達(dá)到系統(tǒng)內(nèi)協(xié)同管理的體系平臺(tái)，滿足各個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案管理規(guī)范、數(shù)據(jù)類型統(tǒng)一、信息顯示完整的目標(biāo)。達(dá)到檔案資源的儲(chǔ)存安全性高，利用率高，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、檔案收集實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、檔案訪問實(shí)現(xiàn)安全化、檔案利用實(shí)現(xiàn)簡便化，使之成為企業(yè)發(fā)展的重要信息管理平臺(tái)。

2.2 具體目標(biāo)

1）實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)范圍的檔案系統(tǒng)“一體化”。形成上下互聯(lián)互通、覆蓋全部檔案資源一體化的檔案管理平臺(tái)，推動(dòng)檔案工作規(guī)范化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源充分整合和共享。

2）實(shí)現(xiàn)與OA、工程管理系統(tǒng)、統(tǒng)一身份認(rèn)證等系統(tǒng)的“全集成”。實(shí)現(xiàn)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接，保證各種信息系統(tǒng)形成的電子文檔能夠?qū)崟r(shí)歸檔、實(shí)時(shí)接收，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化和文件全生命周期管理。

3）實(shí)現(xiàn)檔案工作、業(yè)務(wù)過程及數(shù)據(jù)的全管控。通過檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、移交、歸檔、借閱、查詢、利用等業(yè)務(wù)的全程信息化管理;通過上下一體化的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督;通過統(tǒng)一的平臺(tái)，及時(shí)發(fā)布檔案工作相關(guān)制度，方便檔案人員及時(shí)了解和掌握;通過數(shù)據(jù)目錄，可對(duì)全部檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

3 體系架構(gòu)

3.1 技術(shù)架構(gòu)

1）展現(xiàn)層。使用Struts框架的展現(xiàn)層。顯示的圖形界面有HTML、JSP、Ajax、JQuery。其優(yōu)勢有三點(diǎn)：①代碼可重復(fù)利用，并且在不改變系統(tǒng)核心功能的情況下展現(xiàn)多種圖形頁面。②開發(fā)的協(xié)同性，前臺(tái)開發(fā)人員和后臺(tái)開發(fā)人員可以同時(shí)獨(dú)立的進(jìn)行工作，并且系統(tǒng)界面的變化不會(huì)造成核心處理功能的變化。③可靠性，處理功能和顯示功能可以分開，在無需重新編譯邏輯功能的情況下可以修改系統(tǒng)的展示界面。

2）應(yīng)用層。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中全部的業(yè)務(wù)功能。包括檔案管理中的檔案登記、維護(hù)、保存、使用、訪問、權(quán)限控制等功能。其中流程引擎控制著整個(gè)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，使各個(gè)相對(duì)獨(dú)立或有先后順序的功能可以有效的結(jié)合起來，功能之間的訪問可調(diào)用對(duì)應(yīng)的接口。

3）服務(wù)層。作為系統(tǒng)的服務(wù)總線，可以為系統(tǒng)提供面向服務(wù)的開發(fā)工具集。原理是將基本功能包含到開發(fā)工具集里面，并提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)訪問接口供應(yīng)用層使用。

4）邏輯層。它處于數(shù)據(jù)層與應(yīng)用層中間，是二者之間的紐帶，起到了數(shù)據(jù)交換中承上啟下的作用，是一種弱耦合結(jié)構(gòu)，層與層之間的依賴是向下的。主要負(fù)責(zé)制定系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)規(guī)則和實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程。

3.2 接口設(shè)計(jì)

檔案系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、基礎(chǔ)平臺(tái)的“全集成”，即實(shí)現(xiàn)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接，保證各種信息系統(tǒng)形成的電子文件實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)時(shí)接收，其中需要和業(yè)務(wù)系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)等集成的方式調(diào)用外部接口或者提供對(duì)外接口。

1）接口設(shè)計(jì)的特點(diǎn)。應(yīng)采用松耦合的方式，使系統(tǒng)內(nèi)部的接口變得更加易于調(diào)整。并使用數(shù)據(jù)交換平臺(tái)統(tǒng)一對(duì)外發(fā)布接口，避免了單一系統(tǒng)內(nèi)部邏輯變化引發(fā)的異常，可以很方便的更新應(yīng)用接口。應(yīng)可以擴(kuò)展數(shù)據(jù)交換平臺(tái)發(fā)布的程序接口，以方便系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)擴(kuò)展。

2）與OA系統(tǒng)的接口。OA系統(tǒng)中需要?dú)w檔文件首先進(jìn)入檔案系統(tǒng)整編庫，管理員做好檔案整理后，對(duì)檔案歸檔，入庫并上架;檔案系統(tǒng)歸檔后，文件的正文附件做內(nèi)容抽取，供系統(tǒng)用戶檢索;檔案系統(tǒng)歸檔后，回調(diào)OA的歸檔狀態(tài)接口，通知OA系統(tǒng)歸檔已經(jīng)完成。

3）與門戶系統(tǒng)及身份認(rèn)證系統(tǒng)的接口。與門戶系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄接口和與統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的接口，其基礎(chǔ)都是檔案系統(tǒng)通過LDAP服務(wù)與企業(yè)的用戶管理系統(tǒng)目錄保持同步更新，實(shí)現(xiàn)用戶的統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一的用戶管理基礎(chǔ)上，統(tǒng)一身份認(rèn)證，是指用戶登錄各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，都只需要一套身份識(shí)別代碼和相應(yīng)密鑰，通過統(tǒng)一與LDAP服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)證以保證系統(tǒng)的訪問安全。

4 結(jié)束語

隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷前進(jìn)，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)發(fā)展到了各行各業(yè)，這就為企業(yè)檔案管理工作帶來有利契機(jī)。檔案管理系統(tǒng)，既可以解放人力，減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)，又可以提升企業(yè)資源的調(diào)取和共享效率，有效服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，要積極引入信息化工具，創(chuàng)新管理手段，讓信息化工具服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。

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