關于優化檔案利用服務工作策略的思考

李明惠

摘 要：檔案工作是一項在歷史發展進程中持續至今的工作，新時期建立企業檔案庫可以根據檔案對信息進行查詢和利用。互聯網時代的到來，使新時期的企業檔案利用服務工作逐漸走向數字化，網絡化的工作方式可以優化整合企業檔案的信息內容，合理利用企業檔案。所以新時期做好企業檔案利用服務工作，能夠對企業內容更好地記錄，數字化的檔案實施，促使企業教學朝著更好的方向發展。本文基于關于優化檔案利用服務工作策略的思考展開論述。

關鍵詞：關于;優化檔案利用;服務工作策略的思考

在檔案利用服務工作開展過程中，要積極建立健全統籌性較好的監督管理流程，結合檔案需求者的實際情況制定更加科學的檔案服務規劃，保證檔案使用者都能獲得較好的體驗，確保工作實效性。

1 檔案信息資源利用的現狀

檔案信息資源利用是各級國家綜合檔案館為社會各方面更好地提供服務的一個重要途徑和形式，是公民相關權利得以實現的必要保證，是國家政治民主化的重要標志。當前，我國各級國家綜合檔案館的檔案信息資源利用還存在著許多不適應時代發展步伐的現象，諸如檔案開放的進度、深度和廣度與社會期望還存在較大差距，造成檔案館應開放的檔案信息資源未能及時為社會公眾提供利用，檔案信息資源的利用手續還不統一、不規范，檔案信息資源的利用途徑還相對比較單一，這些問題所產生的負面輻射效應也正嚴重地阻礙著檔案事業緊跟時代發展的步伐。眾所周知，檔案開放是檔案信息資源提供利用的總閥門，同時規范、統一的利用制度也是社會各界更好地利用檔案信息資源的根本保障，拓展的利用途徑也深深影響著社會公眾對檔案信息資源的獲取，因此如何更好地做好檔案信息資源利用工作是各級國家綜合檔案館需要深刻思考的問題。

2 樹立企業檔案利用的觀念

首先，創新對企業檔案利用的推廣方式，使企業檔案使用觀念深入人心，重視企業檔案利用工作的重要地位。其次，定期合理組織對企業檔案利用工作的培訓課程，促使每位使用者都能夠發揮企業檔案利用的作用，及時掌握企業檔案利用的相關理論知識，增強使用者的整體素質。比如，可以印刷企業檔案利用方面的宣傳手冊與海報，增加企業檔案利用的推廣方式，將工作的內容落實到具體的行動上。最后，企業檔案工作的開展，能夠提高使用者和服務人員的正確利用意識，掌握工作人員的工作內容，促進工作的合理開展。

3 結合需求程度制定服務規劃

在檔案管理工作中，要想保證檔案管理的綜合水平，就要積極踐行有效的現實管理機制，確保能針對具體問題提出具體解決方案，結合檔案利用者的實際需求制定針對性的管控規劃，從而提高管理效率。第一，檔案管理工作一般按照先來后到的順序進行處理，秉持公平性原則，并且優化管控流程的監督效果。然而，若是出現緊急情況，則要踐行妥善協調后的系統化管理。對同一份檔案要進行一般性研究和沖突性案件憑證研究，結合實際情況和具體問題建立對應的工作管理機制，保證工作方法和工作管理控制結構的系統化程度。第二，工作人員要耐心解釋并講解工作方法，創設良好的環境，減少矛盾問題對檔案利用服務工作的優化造成影響，在相互理解的背景下才能避免矛盾問題。

4 構建智能化服務平臺

首先，加快各類專門業務系統與檔案系統的對接，暢通電子文件歸檔，實現增量檔案電子化;其次，加快推進存量檔案數字化掃描進度，完成存量數據上傳、掛接與存儲備份工作，以數字化檔案代替原件提供利用;第三，借助互聯網，完善檔案信息傳輸網絡，構建檔案信息管理、傳遞、發布的數字化、一體化、智能化平臺，實現全文網上檢索利用;第四，完善信息技術的收集、加工技術，縮短檢索時間，提高檢索質量和效率，積極推進檔案信息資源共享;第五，創新服務內容和載體，加快數字檔案綜合平臺建設，推進各地區檔案區域平臺與民生檔案“一站式”查檔服務的對接利用，推動檔案查閱利用“最多跑一次”工程，簡化辦事流程和手續，切實做到便民利民惠民;第六，建立檔案信息供需雙方溝通交流、反饋的有效平臺，收集用戶使用過程中的反饋意見和使用效果，保持與用戶經常溝通的渠道。

5 建立豐富的檔案信息資源體系

建立和完善企業檔案信息資源體系，是把檔案承載的豐富信息資源提供給社會和服務于社會。1）加強數字化建設。在“全面數字化”戰略指引下，企業檔案的數字化是檔案工作大勢所趨，要有計劃地逐步將庫藏紙質檔案向數字化發展，這是檔案工作的重要任務。在增量檔案電子化方面，要注重電子文件的收集和積累，及時把電子文件納入歸檔范圍和各類專門業務系統的對接工作，實現文檔一體化管理。2）加強檔案法規、制度建設。制定和完善相關標準，充分發揮標準的引領和支撐作用，不斷規范和優化工作流程，理順電子文件管理工作體制和工作機制，確保檔案信息資源的真實性、可用性和規范性，為電子文件的收集和積累提供制度保障。

6 嚴格執行檔案保密制度，全力保障檔案的安全利用

檔案保密和安全是檔案工作的重中之重。對檔案利用服務工作者來說，嚴格遵守檔案的各種保密規定，維護檔案的實體安全與信息安全是義不容辭的責任。一是要提高檔案工作者的職業素養。在日常要做好檔案的安全保密教育工作，強化規章制度和監督機制，從思想上、工作態度和作風上，做到遵章守紀、嚴謹、認真，以較強的責任心來履行自己的職責和義務。二是要加強檔案的安全保管，建立詳細的檔案管理和使用的制度，按照國家的有關規定來設立檔案庫房，加裝防盜門窗，安排專人管理庫房，嚴禁無關人士擅自進入庫房，防止檔案的失、泄密，全面保障檔案的安全。三是檔案利用服務工作者應該具備過硬的政治素養和嫻熟的專業技術，在服務過程中，要有敏銳的觀察力、優秀的溝通協調能力，一切按照規章制度提供服務，保證借出歸庫檔案的齊全完整，對突發可能不利于檔案安全保密的情況有預判，具有隨機應變的能力。四、要處理好保密與檔案利用的關系。在如今，國際環境風云變幻，檔案安全保密工作是檔案事業的生命線，如何安全地利用檔案是值得我們每個檔案工作者去好好研究和分析的。要處理好保密與利用的關系，像涉及國家、社會、人民利益不利于開放的涉密檔案，一定做好保護工作。在檔案密級鑒定的時候，檔案工作者應該嚴格按照相關規定進行歸類，確保檔案中的涉密文件不被泄露，國家、人民的利益不受任何損失。

7 結束語

所謂檔案利用工作，就是指各個部門檔案管理工作人員建立的管理性和服務性工作流程，在管理工作開展過程中，不僅要滿足科學發展觀的基本要求，也要秉持以人為本的理念，將落實信息管理工作和為人們提供檔案信息作為根本目標。因此，在檔案利用工作中，要在檔案工作人員、檔案信息和檔案信息需求者三者之間搭建有效的交互橋梁，從而提升工作的實際效果和綜合質量。

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