初探企業(yè)科技檔案的管理

魏冉冉

摘 要：隨著中國(guó)科技的發(fā)展，中國(guó)的很多科學(xué)技術(shù)在世界都達(dá)到了領(lǐng)先水平，如何把這些技術(shù)傳承下來(lái)，并進(jìn)一步發(fā)展，成為我們檔案工作中很重要的一部分。把這些技術(shù)保護(hù)好，記錄成檔案，管理起來(lái)并進(jìn)行充分的利用，成為我們現(xiàn)在檔案工作的重中之重。

關(guān)鍵詞：科技檔案;管理;創(chuàng)新;發(fā)展

檔案管理工作是企業(yè)管理不可缺少的一部分，建立專門的檔案管理部門，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，能夠給企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富。特別是企業(yè)的科技檔案，這一類檔案，具有唯一性和創(chuàng)造性，如果這一類的檔案沒(méi)有管理好和保密好，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失，嚴(yán)重的將是無(wú)可估量的損失，所以，如何管理好科技檔案，是企業(yè)檔案工作中非常重要的一部分。

1 管理企業(yè)科技檔案概述

企業(yè)科技檔案是企業(yè)檔案中的一個(gè)門類，管理好企業(yè)科技檔案，需要對(duì)企業(yè)科技檔案進(jìn)行收集、整理，保管，利用等。如果要把工作做細(xì)，需要從檔案基層的工作做起，建立起檔案信息網(wǎng)絡(luò)，從終端，每一步都需要銜接好。為企業(yè)提供資源支持，讓檔案工作發(fā)揮它的作用。

1.1 企業(yè)科技檔案的收集

企業(yè)的科技檔案包括研發(fā)生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各種檔案，需要檔案工作人員到各部門，去落實(shí)哪些檔案是非常重要的，需要收集和具有保存價(jià)值的，并且根據(jù)自己企業(yè)的具體情況，來(lái)收集需要保存的科技檔案。檔案工作人員在收集科技檔案的時(shí)候，要學(xué)會(huì)挖掘有價(jià)值的科技檔案，延伸到各類科技資料，并在工作中不斷的發(fā)現(xiàn)，更全面的收集有價(jià)值的科技檔案。

1.2 企業(yè)科技檔案的整理

企業(yè)的科技檔案包括產(chǎn)品類，建設(shè)項(xiàng)目類、設(shè)備儀器類，以及研發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的各種資料。在接收檔案時(shí)，首先要鑒定檔案是否具有價(jià)值。其次，按照檔案的重要性，按照密級(jí)、年代和種類進(jìn)行分類整理、歸納整理，整理成卷，讓文件更加清晰更加整齊，做到管理方便，查找便利，存放有條理，建立起屬于企業(yè)的技術(shù)檔案資料庫(kù)，這是檔案工作中非常重要的一項(xiàng)工作。

1.3 企業(yè)科技檔案的保存

科技檔案的保存也很重要。科技檔案能夠嚴(yán)格按照檔案工作的八防來(lái)保存，即防塵、防火、防盜，防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐，保證檔案能夠安全存放，為科技檔案的利用打下基礎(chǔ)。如果在檔案的保存上沒(méi)有做好工作，會(huì)影響到檔案的利用。當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案保存有問(wèn)題，再進(jìn)行補(bǔ)救，對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，也會(huì)丟失原始資料。對(duì)于重要的檔案進(jìn)行電子備份，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，做到雙保險(xiǎn)。因此，檔案的保存工作也要滲透到平日的檔案工作中，持之以恒的堅(jiān)持下去。

1.4 企業(yè)科技檔案的利用

如何讓科技檔案充分被利用，而不僅僅是存放在檔案室里。如果科技檔案沒(méi)有被利用，它的價(jià)值就得不到體現(xiàn)，所以，建立完善的借閱制度，利用互聯(lián)網(wǎng)，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能夠使檔案得到充分的利用，使它的價(jià)值最大化的體現(xiàn)，給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

2 企業(yè)科技檔案存在的問(wèn)題

企業(yè)檔案人員素質(zhì)相對(duì)較弱，對(duì)企業(yè)科技檔案沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，這是企業(yè)檔案存在的問(wèn)題。在項(xiàng)目完成后，資料的收集過(guò)程中，跟項(xiàng)目相關(guān)的一系列資料不能及時(shí)的、準(zhǔn)確的、完整的收集起來(lái)。同時(shí)，檔案工作是一項(xiàng)持續(xù)性工作，企業(yè)的檔案工作人員更換頻繁，造成檔案工作質(zhì)量得不到保證。因此，對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)是必要性工作，提高檔案工作者的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平，積極參加檔案培訓(xùn)課程，檔案工作能夠隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，檔案工作能夠不斷的延伸和進(jìn)步。

3 做好企業(yè)科技檔案管理工作的方法

3.1 提高管理科技檔案認(rèn)知

對(duì)于科技檔案的重要性，不僅要提高檔案工作人員的認(rèn)識(shí)，也要提高企業(yè)員工的認(rèn)識(shí)。每一個(gè)員工都要有保密意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到科技檔案對(duì)于企業(yè)的重要性。同時(shí)，對(duì)于重要檔案能夠及時(shí)的移交到檔案人員的手中，保證檔案的完整性和保密性。檔案工作人員在收集檔案時(shí)，需要把項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程形成的資料完整的收集起來(lái)，做到不遺漏，整理的時(shí)候更加系統(tǒng)，把檔案工作做的更好更完善。

3.2 企業(yè)科技檔案管理的創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展與檔案信息化建設(shè)的開展，企業(yè)科技檔案也進(jìn)入了信息化時(shí)代，出現(xiàn)了各種形式的電子檔案。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有很大不同。這對(duì)于企業(yè)的檔案管理人員的工作能力有進(jìn)一步的要求。如果要管理好企業(yè)的科技檔案，不僅要懂得傳統(tǒng)檔案的管理方法，更要學(xué)會(huì)電子檔案的管理方法。電子檔案管理對(duì)于企業(yè)的硬件設(shè)施也有了更高的要求。企業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)，把企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門聯(lián)系在一起，對(duì)所有檔案進(jìn)行信息化管理，建立信息化目錄管理平臺(tái)，做到資源共享，充分的管理和利用檔案資源。不論是傳統(tǒng)檔案，還是電子檔案，利用平臺(tái)來(lái)管理，檔案工作人員不斷優(yōu)化檔案系統(tǒng)，更好的為企業(yè)服務(wù)，這是企業(yè)科技檔案建設(shè)的必經(jīng)之路。

3.3 做好企業(yè)科技檔案的保密工作

完善規(guī)章制度，嚴(yán)格按照法律法規(guī)管理企業(yè)科技檔案就非常重要了。法律法規(guī)是企業(yè)涉密檔案管理工作最堅(jiān)實(shí)的保障，有了法律法規(guī)和規(guī)章制度的約束，企業(yè)對(duì)涉密檔案進(jìn)行管理才有依據(jù)。在企業(yè)科技檔案能夠被充分利用的同時(shí)，企業(yè)科技檔案是需要保密的重要檔案。因此，優(yōu)秀的檔案管理人員，必須遵守企業(yè)和國(guó)家的檔案管理規(guī)章、法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案管理工作者的安全責(zé)任意識(shí)的培訓(xùn)，保護(hù)好企業(yè)的科技檔案，建立一套合理的科學(xué)的完善的管理檔案體系，從各個(gè)方面保證檔案不泄密，進(jìn)一步的做好檔案管理工作，給企業(yè)帶來(lái)保障，讓企業(yè)沒(méi)有后顧之憂。來(lái)借閱科技檔案來(lái)自不同的部門，有時(shí)是不能夠隨時(shí)監(jiān)控到的，需要建立一個(gè)完整的體制，保證科技檔案不外漏?，F(xiàn)在科技發(fā)達(dá)，資料在借閱中，有可能是通過(guò)拍照或者網(wǎng)絡(luò)等其他手段就能夠被傳播出去。必須有嚴(yán)密的保密體系和措施，才能夠保證資料不外泄。在管理科技檔案的時(shí)候，這一點(diǎn)是必須要注意的。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)科技檔案記錄了企業(yè)科技發(fā)展的歷史，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是十分重要的，管理好企業(yè)科技檔案，能夠推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展的未來(lái)奠定基礎(chǔ)，是企業(yè)發(fā)展不可缺少的一部分。抓好企業(yè)科技檔案的管理，也是檔案工作不斷發(fā)展不斷完善的結(jié)果。因此，跟著時(shí)代的腳步，走好檔案管理的道路，把企業(yè)科技檔案的管理工作更進(jìn)一步。

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