全面質(zhì)量管理在核電項(xiàng)目文件管理中的應(yīng)用

張曉輝 王紅娟

摘 要：全面質(zhì)量管理作為以顧客為中心、全面性、全員性的科學(xué)管理方法得到了快速發(fā)展，成為研究項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要方法。作為核電廠的文件管理者，就必須對(duì)核電項(xiàng)目文件進(jìn)行全面、全方位的質(zhì)量管理，認(rèn)真評(píng)估可能出現(xiàn)的各種問題，提出解決方法并進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)反饋，防止問題的重復(fù)發(fā)生。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量;文件管理;核電

1 全面質(zhì)量管理在檔案管理中的含義

隨著近年來(lái)質(zhì)量事故的頻繁發(fā)生，如何對(duì)事故的原因進(jìn)行界定，如何認(rèn)定事故責(zé)任者，檔案提供了至關(guān)重要的信息，如果沒有這些信息，質(zhì)量事故的原因及責(zé)任追究將無(wú)從談起，而文件作為檔案的前身，其管理同樣至關(guān)重要?，F(xiàn)代意義的質(zhì)量管理活動(dòng)是從20世紀(jì)初開始的，根據(jù)解決質(zhì)量問題的手段和方式的不同，質(zhì)量管理活動(dòng)走過(guò)了三個(gè)階段，分別是質(zhì)量檢驗(yàn)階段、統(tǒng)計(jì)質(zhì)量控制階段、全面質(zhì)量管理階段，直到20世紀(jì)60年代才迎來(lái)了全面質(zhì)量管理時(shí)代。全面質(zhì)量管理是一種強(qiáng)調(diào)全員、全過(guò)程、采用科學(xué)的管理手段的一種先進(jìn)的管理模式。企業(yè)引入全面質(zhì)量管理，有利于企業(yè)不斷規(guī)范經(jīng)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)持續(xù)全面的改進(jìn)。將文件管理工作納入全面質(zhì)量管理體系是必然選擇。

2 建立文件的全面質(zhì)量管理體系的必要性及方法

了解建立文件全面質(zhì)量管理體系的重要性就先要了解核電項(xiàng)目文件的特點(diǎn)。

1）核電工程前期文件形成分散且時(shí)間跨度教長(zhǎng)。核電項(xiàng)目區(qū)別與其他工程項(xiàng)目的特點(diǎn)之一是受國(guó)家政策與經(jīng)濟(jì)的影響。工程前期工程涉及上至政府機(jī)關(guān)，下至該地區(qū)的居民，形成各種體裁的文件，這些文件種類多，形成較為分散。

2）核電項(xiàng)目文件種類多。核電項(xiàng)目管理過(guò)程中產(chǎn)生的文件種類繁多，包括來(lái)往信函、設(shè)計(jì)圖紙、會(huì)議紀(jì)要、合同等各種類型。

3）核電項(xiàng)目合同單位多，文件質(zhì)量控制難度大。一個(gè)核電項(xiàng)目從設(shè)備供應(yīng)商到施工單位、監(jiān)理單位可多達(dá)上百家，各單位特點(diǎn)不同，產(chǎn)生的文件也具有各自特點(diǎn)，眾多合同單位文件管理水平良莠不齊，極大增加了文件質(zhì)量管理的難度。

4）項(xiàng)目文件量大。一個(gè)核電工程項(xiàng)目的文件數(shù)量往往可達(dá)幾十萬(wàn)或上百萬(wàn)份，各種接口復(fù)雜。

基于以上特點(diǎn)可見，全面質(zhì)量管理是核電項(xiàng)目文件管理的難點(diǎn)，也是重點(diǎn)。結(jié)合日常工作體會(huì)，全面質(zhì)量管理應(yīng)貫穿于核電項(xiàng)目文件產(chǎn)生的全過(guò)程。

1）合同約束。工程項(xiàng)目的管理目前常采用合同承包的模式，合同是業(yè)主對(duì)參建方工作和管理活動(dòng)進(jìn)行控制、溝通及協(xié)調(diào)的主要手段。在項(xiàng)目開始時(shí)與承包單位簽訂合同時(shí)，將文件規(guī)范性作為合同條款進(jìn)行約束，對(duì)文件提交中應(yīng)注意的事項(xiàng)在合同文本中進(jìn)行明確，如文件編碼規(guī)則，文件版次狀態(tài)提交要求、提交份數(shù)、介質(zhì)及竣工文件整理規(guī)則等，為工程項(xiàng)目文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提供保障。

合同簽訂后對(duì)承包單位進(jìn)行文件控制宣貫工作。核電項(xiàng)目中對(duì)文件規(guī)范性要求高，文檔人員對(duì)接受文件的第一步就是進(jìn)行文件規(guī)范性審查。由于各單位工作習(xí)慣不同，產(chǎn)生的文件特點(diǎn)也五花八門，如果不對(duì)合作單位進(jìn)行文件格式規(guī)范的前期宣貫，文控人員將在日后對(duì)接收文件的規(guī)范性審查上花費(fèi)更多的時(shí)間和精力。前期文件控制宣貫工作可以減輕文控人員在過(guò)程中進(jìn)行文件的規(guī)范頻率和周期，從而實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理提升。

2）文件的過(guò)程控制。文件的過(guò)程控制是整個(gè)文控工作最重要的階段，建立合理有序的文件控制體系不僅能對(duì)文控工作起到事半功倍的效果，也是項(xiàng)目文件全面質(zhì)量管理的綱領(lǐng)。

首先，對(duì)于往來(lái)信函的文件控制工作。核電項(xiàng)目中所有活動(dòng)的事宜絕大多數(shù)通過(guò)來(lái)往信函進(jìn)行溝通確認(rèn)，信函是很多重要活動(dòng)的有效憑證。對(duì)信函的控制主要包括對(duì)信函格式的規(guī)范和來(lái)往信函的跟蹤。信函的格式規(guī)范主要包括信函模板的設(shè)置和信函屬性的規(guī)范。信函模板可以在合同簽訂后直接向承包商提供，以保證所有來(lái)函的規(guī)范統(tǒng)一。信函屬性的規(guī)范包括對(duì)信函編碼的控制、編審批齊全、信函電子名稱與實(shí)際內(nèi)容的一致性、信函內(nèi)容的有效性和完整性?？梢酝ㄟ^(guò)建立記錄卡的方式，將來(lái)函中出現(xiàn)的問題分門別類進(jìn)行登記，定期向承包商反映，以便對(duì)方清晰直觀的發(fā)現(xiàn)自身問題，避免同樣的問題反復(fù)出現(xiàn)。

建立信函的跟蹤機(jī)制也是信函控制的主要工作。跟蹤我們接收及發(fā)送的信函有沒有及時(shí)答復(fù)，對(duì)方是否及時(shí)收到，都是保證通信渠道暢通的有效手段。對(duì)于接收的信函，文控人員可以在來(lái)函時(shí)將信函信息登記在冊(cè)，實(shí)時(shí)跟蹤答復(fù)情況，建立未反饋清單跟蹤表定期向業(yè)務(wù)人員發(fā)放提醒。對(duì)于發(fā)送的信函，文控人員要注意跟蹤對(duì)方是否已收到，可以建立雙方實(shí)時(shí)發(fā)送回執(zhí)的機(jī)制。如果任一方未及時(shí)發(fā)送回執(zhí)，對(duì)方應(yīng)加強(qiáng)跟蹤，確保每一份回執(zhí)記錄在案，有據(jù)可查。

其次，對(duì)技術(shù)文件的控制。技術(shù)文件是項(xiàng)目建設(shè)的重要支柱，對(duì)技術(shù)文件做到有效控制也是文控人員的重要工作。對(duì)技術(shù)文件的控制主要從文件編碼、文件版次及文件有效性三個(gè)方面進(jìn)行。核電項(xiàng)目中所有文件都應(yīng)有符合項(xiàng)目編碼規(guī)則的編碼且編碼唯一。在實(shí)行文檔管理系統(tǒng)的單位，可以將編碼唯一性校驗(yàn)作為系統(tǒng)的一項(xiàng)必備功能進(jìn)行開發(fā)，防止出現(xiàn)不同文件相同編碼的情況。文件版次的控制首先要看版次與狀態(tài)是否對(duì)應(yīng)，另外要著重注意的是文件的版次是否為最新，通過(guò)比較每次接收文件的版次對(duì)比發(fā)現(xiàn)是否存在發(fā)送舊版文件的情況，一應(yīng)發(fā)現(xiàn)必須立即阻止，并且在發(fā)放新版文件的同時(shí)要及時(shí)收回舊版文件進(jìn)行有效隔離，防止因文件版本給項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程帶來(lái)的返工等不利影響。文件有效性表現(xiàn)在文件的編審批簽字是否齊全，是否符合文件控制的規(guī)范要求，對(duì)與不符合要求的無(wú)效文件應(yīng)及時(shí)退回整改。

再次，是對(duì)竣工文件的控制工作。竣工文件是項(xiàng)目檔案的重要組成部分，也是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)抽查的重點(diǎn)之一，重要性不言而喻。對(duì)竣工文件的控制也應(yīng)該從項(xiàng)目建設(shè)前期開始，通過(guò)竣工文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建立，統(tǒng)一規(guī)范竣工文件的編制原則、編制質(zhì)量、驗(yàn)收移交要求等，為項(xiàng)目竣工文件的形成、收集、整理、編制、移交等各項(xiàng)工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。另外，項(xiàng)目中的各合作方應(yīng)在竣工移交前將移交及審查流程進(jìn)行固化也是保證移竣工文件合理規(guī)范性的有效保障。

3）全員參與。全面質(zhì)量管理體系是種強(qiáng)調(diào)全員參與的質(zhì)量管理，要求全體員工都要參與，樹立“文件質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。統(tǒng)一項(xiàng)目文件各工作的規(guī)范要求，提高檔案工作者遵守規(guī)則的意識(shí)，建立專人專責(zé)的文件控制工作機(jī)制，使每一位文控工作者樹立質(zhì)量管理意識(shí)。

4）科學(xué)手段。全面質(zhì)量管理體系注重采用科學(xué)手段進(jìn)行質(zhì)量管理。現(xiàn)在項(xiàng)目文件管理工作受到了越來(lái)越多的重視，科學(xué)的管理手段對(duì)文控工作者的業(yè)務(wù)能力及創(chuàng)新能力提出了要求，促使文控工作者加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和提高，不斷加強(qiáng)文控工作者對(duì)新經(jīng)驗(yàn)、新方法的思考，激發(fā)他們的潛能，不斷提高業(yè)務(wù)能力。

3 結(jié)束語(yǔ)

全面質(zhì)量管理對(duì)核電項(xiàng)目文件控制提升具有重大意義，實(shí)現(xiàn)核電項(xiàng)目文件管理的全面質(zhì)量管理需將全面質(zhì)量管理的思想體系及方針目標(biāo)貫穿于文件的全生命周期。核電項(xiàng)目的文件管理對(duì)于保障核電項(xiàng)目整體順利運(yùn)行有重大意義，因此核電項(xiàng)目中對(duì)文件的控制更注重過(guò)程性。核電項(xiàng)目文控人員應(yīng)在實(shí)際工作中善于總結(jié)，做到對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的及時(shí)規(guī)范記錄，特別是對(duì)文件控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過(guò)科學(xué)的方法和經(jīng)驗(yàn)反饋，建立適合本項(xiàng)目的文件控制監(jiān)管機(jī)制，做到對(duì)文件的每個(gè)環(huán)節(jié)的控制，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的全面質(zhì)量管理。