檔案數字化的質量和保密工作分析

摘 要：現代化信息技術和互聯網應用的發展和普及已經深入到社會各行各業中，甚至已經融入了居民的日常生產和生活，數字化的理念和操作也已經深入人心并且潛移默化地改變著人們的習慣。眾所周知，傳統的檔案數據工作都是依靠人工書寫進行的，這種方式不僅效率低，而且需要耗費大量的人力資源。而在互聯網發展的今天，傳統的工作數據信息記錄方式已經無法滿足現在海量信息的來臨，為了提高工作效率并且減少數據整理的錯誤，數據信息記錄和檔案工作進行模式和方法上的變革需要利用到數字化和現代信息技術。對此，本文將針對檔案數字化的相關內容進行開展，并且對突出問題提出相關對策。

關鍵詞：檔案數字化;質量;保密工作

1 檔案數字化的特點分析

1.1 經濟效益好

檔案數字化的經濟效益高是相比于傳統的人工書寫檔案來說的，一方面，檔案數字化意味著工作可以在線上進行，節省了大量的人力成本用于對檔案的編輯書寫以及校對上，可以將成本重點支出在聘請更加專業的檔案管理人才中，這樣又能夠提高檔案工作的效率;另一方面，傳統的檔案工作室占地面積很大，因此檔案都是采用書寫而成的，所用到的檔案文件和檔案袋非常多，要進行分類保管，管理和保存成本也會相應提高，而檔案數字化不需要專門的檔案室，而計算機的存儲空間非常大，而且存儲的數據和信息會更多。

1.2 檔案利用率高

傳統的紙質檔案是采用編號的方式進行分類和排列的，首先在查找方面就比較困難，因此檔案管理室的檔案是非常多的，雖然經過了分類，但是在查閱時也需要耗費一定的時間;另外，紙質檔案最大的缺點之一就是容易損壞，放置時間過長也會造成模糊等，而紙質檔案又沒有備份，一旦信息缺失或者模糊就很難進行重新更正;同時，紙質檔案非常難以轉移，一旦轉移就要花費大量的人力物力。而檔案數字化則打破了這些界限和限制，通過計算機的網絡終端就可以實現數據連接，將檔案內容快速傳遞到需要的地方，而且存儲在計算機中的檔案只要安全工作和備份做好就永遠不會遺失，檔案資料和信息利用率也就提高了。

2 檔案數字化面臨的突出問題

檔案數字化如果要建立完善，對系統和數據庫的要求是非常高的，這樣才能保證大量的數據信息能夠被存儲完整，同時能夠不斷地進行更新;另外，檔案數字化的操作要足夠方便，特別是在檔案檢索功能上效率一定要高，不能出現檢索失誤，而且不能出現卡頓或者系統崩潰，檢索的速度也需要不斷提高，這樣才能讓檔案數字化凸顯出自身的優勢。因此，檔案數字化對計算機的CPU性能要求很高。并且數字檔案的保密性不強，在計算機上備份和管理檔案數據非常容易會被竊取或者篡改信息。

3 檔案數字化的質量控制

3.1 建立健全檔案管理制度

建立檔案管理制度是首要前提，只有對檔案數字化的各項工作進行明確規定，并將整個建設流程進行細化，才能保證實際工作的順利性。而建立檔案管理制度要依據我國的相關法律標準進行制定，包括檔案建立過程、相關的限制、安全防范機制以及工作人員的守則等都需要一一細分，并且在建立之后保證落實和監督，根據實施過程中的問題再進行分析，并且逐步完善管理制度，提高可實施性。

3.2 做好數字檔案的檢查驗收

為了提高檔案數字化的安全性和準確性，要對數字檔案進行檢查和驗收，并且將整個檔案系統進行評估。而整個檢查的環節包括設備、人員和流程三個方面。設備方面，就是要檢查設備軟硬件的性能以及是否滿足建立檔案的需求;而工作人員則是對他們的業務態度和操作能力進行考察;流程方面則是主要檢查一些容易出錯或者失誤的方面，并且將整體流程過一遍，確認無誤。而在檢查過程中，一旦出現紕漏或者錯誤要及時上報并進行修正和調整，將損失和錯誤降到最低，并且對整個環節進行整體評價。

4 檔案數字化的安全保密控制

4.1 重視檔案管理人員的素質提升

即使是數字檔案也需要人為進行操作和管理，因此工作人員是整個安全保密工作的核心，只有切實提高檔案管理人員的工作素質和態度，才能降低檔案的安全風險。首先，要對管理人員進行安全教育，讓他們意識到檔案安全工作的重要性，并且進行定期的安全教育和宣傳;同時，還要對管理人員進行培訓，特別是關于檔案安全工作和設備操作的技術和技能，讓他們提高自主進行檔案安全維護的能力，可以解決一些意外狀況，減少檔案的損失。

4.2 重視安全保密系統建設

由于數字檔案存儲在計算機中，安全風險性也相應地提高，因此利用計算機的安全保密系統加強對數字檔案的管理是安全保密控制的重要內容。要懂得利用目前最新的信息技術來更新安全保密軟件和系統，這樣能夠提升安全系統的防護能力，還要定期對保密系統進行檢查，一旦出現潛在的問題要及時解決或者更新系統;同時，對于安全保密系統檢查中出現的情況和問題要及時記錄，并且做好整理和分析，在下一次的檢查中重點檢查這方面，如果仍然存在問題要進行上報并且徹底解決。

4.3 定期進行檔案數據備份

數據備份是防止數字檔案信息丟失的一個最好辦法，只有將數據多進行備份，才能在數據失效或者出現問題時將損失降到最低。因此，定期進行檔案數據備份，并且將數據備份分到各個設備中，并且根據檔案數據的機密性和重要性進行分別存儲，將機密性較高的檔案數據進行多重備份和管理，這樣能夠更好地保護檔案數據。

4.4 采取嚴格的門禁制度

防止計算機系統被入侵的一項重要工作就是采取嚴格的門禁制度，對于計算機檔案系統的入口密碼設置要非常嚴格，并且采取分級制，不同等級的計算機工作人員擁有的密鑰是不同的，每一個密鑰能夠獲取的權限也是不同的，這樣就能夠防止有工作人員竊取信息或者不法分子盜用密碼等。另外，在登錄系統時還要對工作人員身份進行驗證，杜絕大部分無關人員進入系統。

5 結束語

綜上，檔案數字化對于信息還量化的今天具有非常重要的現實意義，通過數字檔案的建立和管理能夠提高檔案的利用率、準確性和管理效率，從而節省大量的人力成本，并且還能夠提高檔案管理的工作效率。

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作者簡介

霍泳言（1991-），女，漢，廣東佛山，項目經理，本科，研究方向：檔案整理，檔案數字化。