事業單位檔案管理工作規范化、標準化研究

王哲

摘 要：檔案管理工作在事業單位中有著其不可取代的重要性，它對于事業單位的運行有著重要的作用，但是由于我國事業單位數量較大，對檔案管理工作的認識不夠，不夠重視，導致事業單位檔案管理工作存在著很大的弊端。本文從檔案管理規范化、標準化的重要性出發，對事業單位檔案管理工作存在的弊端進行分析，針對性的提出加強其管理工作的措施，提出推進事業單位檔案管理工作規范化、標準化的有關對策，希望能夠對我國事業單位檔案管理工作帶來幫助。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化;標準化

隨著我國綜合國力的持續提升，市場經濟轉型的不斷深入，事業單位正處在改革發展的重要階段。對檔案管理工作來說，事業單位改革意味著諸多變化，檔案管理工作涉及的內容、工作、職責也更為廣泛，事業單位傳統的檔案管理模式顯然已經無法適應當前改革的步伐，檔案管理工作也迫切需要進行變革。規范化、標準化作為各項工作開展的重要基礎，對事業單位檔案管理工作來說，規范化標準化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質量，提升事業單位各項工作開展的精細度，以此來降低各種決策性失誤的發生率。所以，為有效保障事業單位改革的有序推進，加強事業單位檔案管理規范化標準化建設勢在必行。

1 檔案管理規范化、標準化的重要性

檔案管理作為機關事業單位的重要工作內容之一，其中不僅包含了對員工個人信息的記錄，同時也是單位集中管理的重要體現。現如今，規范化標準化的檔案管理已經成為衡量事業單位管理能力的重要指標之一，檔案管理水平的高低從根本上決定著事業單位領導的管理能力，影響著整個單位的運行與發展。因此，加強機關事業單位的檔案管理規范化、標準化力度，能夠有效提升員工的檔案管理意識，在市場發展新形勢下，探索有效的檔案管理方式，實現事業單位發展的良好反饋，不僅對社會經濟發展起到推動作用，同時也在一定程度上為事業單位注入新的競爭力，對事業單位今后的發展至關重要。

當前，檔案管理的規范化、標準化程度會對事業單位的管理能力產生較大的影響，檔案管理水平高低也能夠顯現出領導管理能力的高低，對整個單位的運行和發展都會產生影響，基于此，加強機關事業單位管理的規范化、標準化程度對于提升員工檔案管理意識意義重大。在當前市場發展形勢不斷變化下，有效的檔案管理方式能夠在一定程度上推動社會經濟的發展，為機關事業單位注入競爭力。檔案管理包括事業單位整體的發展脈絡，涉及單位的成果，其中員工自身的履歷資料對于單位的發展比較重要，能夠為其提供參考的依據。

2 事業單位檔案管理現狀分析

2.1 對檔案管理規范化、標準化建設的重視不足

從事業單位實際情況來看，諸多事業單位仍舊將工作的重點放在經濟效益方面，片面認為檔案管理工作本身不具備經濟效益，在實際工作進程中對檔案管理重視程度不足，導致檔案管理規范化標準化建設嚴重滯后于事業單位改革。

2.2 檔案管理規范化、標準化制度建設較為滯后

科學合理的制度是保障各項工作開展的先決條件。但從事業單位檔案管理工作的實際情況來看，檔案管理工作仍舊沿用傳統的管理制度，顯然無法滿足事業單位檔案管理工作的實際情況，檔案管理規范化標準化制度建設存在嚴重的滯后性。

2.3 檔案管理數字化建設步伐較為緩慢

進入“互聯網+”時代，數字化建設已經成為各行各業發展的主旋律，檔案管理工作自然也不例外。但從事業單位檔案管理工作實際情況來看，因為檔案管理規范化標準化建設的滯后，導致檔案管理數字化建設的整體情況不夠理想，僅有部分內容實現了信息化管理，且因為數字化建設欠缺統一的規范與標準，事業單位檔案管理數字化建設步伐較為緩慢。

3 促進事業單位檔案管理工作規范化、標準化的措施

3.1 提高檔案意識，加大宣傳力度

檔案意識在事業單位一直是缺乏的，員工們不知道這項繁瑣的工作能夠帶來些什么，或許只能看到起表面的繁瑣與“吃力不討好”，但是，實際上，檔案的調取對于單位的工作力度是相當大的，它不會直接的產生利益，而是如同一位幕后工作者一樣，在需要的時候被調用，檔案的調取效率高，就會給相應的工作帶來極大的便利。在信息化時代，進行檔案管理也輕松了許多，方便還利民，提高了工作效率和檢查的直觀性，所以，相關部門要加強檔案管理工作的宣傳力度，提高職工的檔案意識。

3.2 建立事業單位規范化和標準化的檔案管理機制

機制創新和管理創新是當前事業單位改革的重要路徑，也是規范化和標準化檔案工作的根本方向。事業單位要以管理機制和管理體系的變革作為切入點，完善檔案工作的體系、深化管理工作的細節，建立起規范化和標準化的責任與權力機制，在科學分工和系統整合的前提下提升檔案工作的效率和質量，進而建立起適于規范化和標準化檔案管理的新機制和新制度，形成信息化和系統化的事業單位管理工作新模式，進一步挖掘檔案管理人員工作積極性和主動發展意愿，強化事業單位檔案工作的效果和品質，將寬泛的規范化和標準化發展目標落實在實處，在促進檔案工作系統化、管理工作科學化的前提下，為事業單位建立更加合理的檔案管理基礎和平臺創立良好的機制和條件。

3.3 著力開發檔案信息資源

檔案信息是一個值得挖掘的方面，能夠從不同的方向對檔案信息進行挖掘，不再局限于傳統的檔案管理模式，僅僅是對單位現有的檔案進行往返的、重復的管理。從事檔案管理的工作人員可以將眼界放寬一些，不局限在檔案本身，而是從檔案這條線延伸出去。可以從事業單位本身出發，編寫健全的事業單位的發展史、組織變革、人事變動等事件，留下關于單位的一樁樁事件。同時，可以圍繞工作與宣傳部門進行合作，加大宣傳，總結出單位改革的經驗和不足之處，為今后單位的發展和努力提供一個參考和方向。

3.4 優化信息技術人才在事業單位檔案管理的應用

信息技術人才是實現檔案工作規范化和標準化的基本人力資源保障，而由于事業單位在用人體系和工作關系上的關系，具有高信息技術技能的人才難于在檔案管理工作中使用。因此必須在事業單位這個大平臺上實現檔案管理和信息技術人才的優化，以應用作為基礎有效提升信息技術在檔案工作的運用水平。一方面，要對事業單位檔案人員進行信息化教育和標準化培訓，以信息技術為突破口提升檔案管理人員規范化和標準化的水平，發展管理人員的業務水平和服務能力，創新檔案工作信息化操作的新局面，為規范化和標準化的檔案工作開展創造人才方面的基礎。另一方面，要采用臨時招聘、項目代理、管理外包等手段，將社會信息技術人才和檔案管理人才引入到事業單位檔案工作的實際之中，促進事業單位組織和管理上的變更，創新檔案管理工作的新方式，在有效提升檔案工作規范化和標準化的前提下，實現對事業單位檔案管理的系統性、結構性改進與創新目標。

4 結語

規范化和標準化是市場經濟社會和互聯網社會的基本背景和基本要求，當前事業單位各項工作必須與社會和經濟的實際相結合，要將規范化和標準化作為檔案管理工作的主要方向，通過規范化和標準化的工作提升檔案管理和事業單位各項工作的水平，為事業單位更好地服務于經濟建設和社會大眾創造良好的基礎和條件，這也是事業單位檔案工作發展的必然路徑和基本方向。

參考文獻

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