現代辦公技術對檔案管理的影響及對策

摘 要：伴隨著信息技術的發展，辦公自動化已經發展成為檔案管理中的重要組成部分，文件管理已經開始從紙質朝著電子文件的方向發展，這與傳統的檔案管理而言是較大的挑戰。傳統的檔案管理主要是以紙質為主的，檔案管理工作會耗費大量的時間，而且很容易出現差錯，但是現代辦公技術的出現是建立在計算機檔案管理的基礎上展開的，檔案管理的時效性以及準確性都有著明顯的提升。所以，本文分析了檔案管理工作的具體情況，深入的剖析了現代辦公技術對檔案管理工作的影響和對策。

關鍵詞：現代辦公技術;檔案管理;影響;對策

1 引言

伴隨著現代科學技術的迅猛發展，現代辦公技術在社會各個層面上都有著較為廣泛的運用，借此也產生了電子檔案。電子檔案的產生便捷了人們的工作，縮小了信息的保存、實現了信息資源的共享，但同時也給檔案管理工作帶來了問題與挑戰，現代辦公技術的出現給檔案管理工作帶來何種影響，需采取怎樣的對策，這些都是檔案工作者亟需解決的重要課題。

2 現代技術下檔案管理工作的相關概述

所謂的現代技術下的檔案管理工作主要是指建立在計算機和計算機系統之上的檔案管理工作。現代辦公技術在檔案管理工作中的重要作用是實現電子化和無紙化。相比較傳統紙質文件而言，電子文件的優勢較為明顯，具體表現在以下幾方面：其一，電子文件的讀取是需要建立在現代辦公設備的基礎之上的;其二，電子文件主要是在計算機和其他的電子設備的基礎上進行傳輸和分享的;其三，電子文件的管理是不需要建立在場地的基礎之上就能展開的，但是對計算機設備的性能提出了更高的要求，在對現代辦公技術對檔案管理工作的影響上的分析是要建立在對電子文件的理解的基礎之上的。

3 現代辦公技術對檔案管理的影響

現代辦公技術對檔案管理工作有著較大的影響，不只是轉變了傳統的管理理念，而且還對傳統的管理方法、模式和管理工作者的素質提出了更高的要求。

1）轉變傳統的管理方法。現代辦公技術的出現，推動著檔案管理從傳統紙質檔案朝著電子檔案的方向轉變。電子檔案主要是裝載有檔案信息的光盤和軟盤等，這些和傳統性質上的紙質檔案存在有明顯的區別。使得檔案收集以及整理的方式出現了較大轉變。電子檔案資料從起草、修訂、簽發再到最后的寄送都是直接在電腦上進行的，只要形成了電子檔案資料，就可以進行歸檔、登記和立卷，就可以借助電腦按照相關的分類標準對這些資料進行多角度的整合，這樣方便后期在使用過程中快速準確的查找到相關的信息，檔案資料的使用也不會因為時間和空間的限定，在任何地點、任何時間，只需要保證網絡就能及時的找到想要的資料，和傳統的檔案資料相比，優勢較為明顯。電子檔案的出現打破了傳統檔案管理的限定，也為未來檔案管理工作創設了良好的環境氛圍。

2）轉變了傳統的管理模式。傳統檔案管理工作被認為是政治性較強的工作，很多人并沒有真正的認識到檔案管理工作是將科學性、政治性和服務性緊密結合的綜合管理工作，這是一直以來檔案管理過程中存在的誤區，這也讓檔案管理工作中的其他屬性長期得不到認可。現代辦公室技術的發展也在某種程度拓寬了檔案管理的運用范圍，傳統的檔案管理模式也得以改變，為檔案管理工作服務理念的創新創設了良好的環境氛圍。從而讓檔案資源得到有效利用，讓電子檔案能夠真正意義的推動社會經濟的迅猛發展，這同時也是檔案管理工作朝著現代化方向轉變的重要路徑。

3）轉變了檔案管理工作人員的要求。現代辦公技術的出現對檔案管理工作人員的管理方式以及整體素質提出了更高的要求。現代辦公技術轉變了檔案管理的方式、理念以及基本模式。從總體上來分析，目前我國檔案管理工作人員在現代化辦公技術和檔案管理知識上還存在有明顯的缺失，管理知識和專業知識落后，這些狀況會極大的限制現代檔案管理和建設工作的深入發展。從整體上來看，相關的工作人員在現代技術和現代檔案管理知識等方面較為缺失，管理理念和專業知識較為落后，這種狀況必然會限制現代檔案管理和建設的發展，為了能夠更好的滿足檔案管理的新要求，作為檔案管理的工作人員需要對現代辦公和電子文件整理技術能夠熟練掌握，如果沒能掌握這些技能，就很難滿足現代檔案管理的基本需求。

4 現代辦公技術下檔案管理的對策

現代辦公技術對檔案管理產生的影響比較大，但是從目前的發展來看，檔案管理方式還不能滿足電子檔案管理技術發展的需求，怎樣加強現代辦公技術在電子檔案管理工作的運用，是一個重要的課題，具體需要從以下幾方面出發：

1）區分電子和紙質文件。電子文件和紙質文件進行對比存在有明顯的區別，電子文件和紙質文件是不可以等同看待的，管理紙質文件的方式也并不適用于電子文件。電子文件有著紙質文件不具備的新特點，電子文件主要是借助計算機和計算機網絡等進行管理的，在處理文件時，可以不用接觸實物，也可以不借助除電腦之外的其他媒介，簡單來說就是脫離了計算機和網絡，電子文件的管理工作是無法正常開展的，所以，電子和紙質文件的管理需要嚴格區分，只有這樣才能確保電子文件的管理工作得以有序開展。

2）保證電子文件的真實、完整性。電子文件的基本屬性包括了真實性和完整性。為了提升電子文件的管理效果，首先是要保證其真實和完整，否則電子文件就喪失了真正的價值和意義。從目前來看，一些因素會對電子文件的真實、完整性產生影響，包括：不規范的整理程序和方法。所以亟需構建完整的制度和工作程序，確保電子文件的產生和處理工作符合規范;要對電子文件操作者的身份和權限進行設定，設置符合安全要求的操作規程，采用健全的電子文件管理制度，并且完善技術措施對背景信息和元數據進行完善，這樣才能從根本上保證電子文件的真實和完整性。

3）提升檔案管理人員的整體素質。檔案管理工作者的素質對電子檔案管理工作的效果產生了較為直接的影響。作為檔案管理的工作人員不只是要具備一定的政治素質，同時還要有收集、整理和處理電子檔案資源的專業素養。良好的政治素質是檔案管理工作的前提保證，專業技術是檔案管理工作現代化和科學化的基礎保障。要想深層次的提升檔案管理工作者的整治以及專業技術，需要加大培訓力度，從多個層面上，對人才進行培訓，確保檔案管理的工作人員能夠在第一時間掌握先進的管理理念，同時還要對計算機軟件、硬件知識加深了解，能夠對信息處理技術熟練掌握，加速更新知識儲備，能夠更好的滿足新時期檔案管理的基本需要。

4）做好電子文件的安全性保護。電子文件和紙質文件有著明顯的區別，紙質文件是可以直觀的感受到的物體，電子文件更多的是存儲在電腦中，不屬于實體，很容易保存，但是被修改、被刪除的概率比較大，所以，加強電子文件的安全性保護工作于電子文件的管理而言是極為重要的。加強電子文件的保護，就是要嚴格把關電子文件的材質，提升電子文件的壽命;確保計算機等硬件存儲設備的安全性，使其免受火災影響;數據庫也要及時的備份，避免丟失，保證信息的安全;做好計算機的殺毒升級以及更新工作，要做好電腦的維護，防止因為病毒問題侵害到網絡系統。

5 結束語

由此可見，隨著信息時代的來臨，不同領域在工作方式以及內容上都出現了較為明顯的變化。檔案管理工作是信息管理的重要組成部分，在開展檔案管理的工作中，需要結合現代化的辦公技術，將管理制度進行詳細的劃分，加強檔案管理工作人員對檔案工作的認識，加強培訓力度，為檔案管理工作更好的開展奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]楊曉梅.辦公自動化環境下檔案管理的必要性與可行性分析[J].辦公室業務，2017（18）：187+190.

[2]富鐸.淺析新形勢下無紙化辦公對傳統檔案管理的沖擊[J].辦公室業務，2018（10）：176.

作者簡介

王飛（1977-），男，漢，內蒙古呼和浩特，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。