陳麗霞

【摘要】本文論述了煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化帶來的優(yōu)勢(shì)及存在的不足，通過分析煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，提出完善煤炭企業(yè)數(shù)字檔案管理工作的具體對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè);檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的來臨，徹底改變了人們的生活，給人們的衣、食、住、行帶來極大的便利。對(duì)于工作也是如此，數(shù)字化信息革命顛覆了以往傳統(tǒng)企業(yè)的認(rèn)知，正在以全新的改革迎接新時(shí)代的到來，其中，無(wú)紙化辦公則是現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公的重要標(biāo)志之一。但是，諸如煤炭企業(yè)一樣的傳統(tǒng)重工企業(yè)，深受守舊觀念的影響，想要實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化辦公需要一定的時(shí)間，尤其在檔案管理方面，傳統(tǒng)的人工管理和紙質(zhì)化檔案留存浪費(fèi)了大量人力物力，且不便于資料查閱，因此，數(shù)字化企業(yè)檔案管理改革勢(shì)在必行，數(shù)字化給企業(yè)工作人員帶來了極大的便利性，更適合企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，盡管數(shù)字化管理會(huì)存在安全方面的風(fēng)險(xiǎn)，但相信在所有工作人員的共同努力下，數(shù)字化檔案管理措施會(huì)逐步完善，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)收益。

一、煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化帶來的優(yōu)勢(shì)

（一）煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的基本要求。數(shù)字化檔案管理，即通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化管理，以數(shù)字的形式進(jìn)行電腦存儲(chǔ)，幫助企業(yè)人員快速瀏覽、查閱，同時(shí)還能達(dá)到資源共享的目的，方便多人同時(shí)查看，提高工作效率。因此，企業(yè)必須改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，降低管理成本，用數(shù)字化檔案管理來適應(yīng)當(dāng)今企業(yè)的科技化發(fā)展潮流。

（二）煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化有利于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅浪費(fèi)了大量的人力、物力，同時(shí)還占據(jù)了企業(yè)一定的地方空間，同時(shí)，紙質(zhì)化檔案留存也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，需要防止紙質(zhì)老化、泛黃，還要隨時(shí)防火、防潮，工作量大，增加了勞動(dòng)成本。此外，紙質(zhì)檔案不方便查閱，降低了工作效率。而使用數(shù)字化檔案管理，可以規(guī)避以上風(fēng)險(xiǎn)，并且節(jié)約了勞動(dòng)成本，給企業(yè)節(jié)省了檔案存儲(chǔ)空間，緩解了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，從而提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化有利于提高工作人員效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作程序較為復(fù)雜，由于全是人工進(jìn)行紙質(zhì)記錄，容易出現(xiàn)人為失誤且不容易修改，在面臨檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)期間，也會(huì)因?yàn)榻唤拥牟煌暾越o企業(yè)帶來數(shù)據(jù)整理失誤，同時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)信息傳遞時(shí)間上的差異性與滯后性，導(dǎo)致檔案管理不便。因此，利用數(shù)字化進(jìn)行企業(yè)檔案管理，既提高了工作人員的效率，又有利于信息變更的及時(shí)性與完整性，提高了檔案信息的精確度。

（四）煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化有利于延伸檔案資料的信息內(nèi)容。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在實(shí)際查閱中，只能查閱到單一的信息資料，與其有關(guān)聯(lián)的信息資料難以查閱，影響了工作人員的判斷力與精準(zhǔn)度。而數(shù)字化企業(yè)檔案管理，不僅可以精確查找到所需資料，還能延伸查閱到與其相關(guān)的資料，增加了信息的準(zhǔn)確性，從而使查閱人員更加客觀、公正去看待問題、解決問題。

二、煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化的缺點(diǎn)

盡管數(shù)字化檔案管理全面優(yōu)于紙質(zhì)檔案管理，提高了工作效率，方便查閱瀏覽資料，為企業(yè)增加了經(jīng)濟(jì)效益，節(jié)約了勞動(dòng)生產(chǎn)成本，但檔案管理數(shù)字化也存在一定的缺點(diǎn)與不足，需要工作人員逐一防范與規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字化檔案管理主要有以下不足之處：

（一）數(shù)字化檔案管理存在一定的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。盡管數(shù)字化檔案管理給瀏覽者帶來查閱資料的便利性，同時(shí)也方便了工作人員對(duì)檔案信息的及時(shí)更新，但正由于相關(guān)人員可以隨時(shí)對(duì)信息進(jìn)行變更，造成數(shù)據(jù)的正確性存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因此，企業(yè)也要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的管理工作，設(shè)置相應(yīng)檔案管理權(quán)限，防止不法人員隨意篡改檔案信息，保證檔案信息的正確性。

（二）數(shù)字檔案管理易受載體影響，存在信息讀取失敗的風(fēng)險(xiǎn)。眾所周知，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，隨時(shí)會(huì)面臨黑客的攻擊，盡管如今的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)功能已逐步得到完善，但還是要有一定的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的防護(hù)管理，避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，計(jì)算機(jī)軟件及硬件設(shè)備也會(huì)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)讀取失敗的可能，因此，數(shù)字檔案最好在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做出備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

三、煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

（一）煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)數(shù)字化管理重視程度不夠。受老舊思想觀念的影響，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)仍然存在對(duì)數(shù)字化檔案管理建設(shè)重視程度不足的情況，依然采用老式計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，老式計(jì)算機(jī)反映慢，容易死機(jī)，存在硬件損壞，軟件數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，并不適合數(shù)字檔案的長(zhǎng)期管理。另外，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的注意力大都在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益上，并沒有注意到企業(yè)檔案管理的重要性。

（二）煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理硬件設(shè)備不足。煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)數(shù)字檔案管理不重視，直接導(dǎo)致數(shù)字化硬件設(shè)備不足。尤其是在經(jīng)濟(jì)效益不好的企業(yè)，為節(jié)省費(fèi)用，降低成本，企業(yè)將開支投入到其他必備項(xiàng)目上，對(duì)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備睜一只眼閉一只眼，致使計(jì)算機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢，降低了工作人員的工作效率，增加了檔案管理的工作負(fù)擔(dān)，反而不利于企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，阻礙了企業(yè)人員的工作積極性。

（三）煤炭企業(yè)數(shù)字化缺乏完善的管理制度。在很多煤炭企業(yè)，各個(gè)部門沒有設(shè)定相應(yīng)的部門檔案管理人員，為節(jié)省勞動(dòng)成本，往往是多個(gè)部門共用一個(gè)檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏工作的專業(yè)性，對(duì)自己的工作職責(zé)不夠明確，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的合理性缺乏準(zhǔn)確的判斷，不利于檔案管理工作的順利開展。

（四）煤炭企業(yè)數(shù)字檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。很多煤炭企業(yè)，由于缺乏對(duì)數(shù)字檔案管理工作的重視，導(dǎo)致在檔案管理人員的要求上普遍偏低，沒有具備專業(yè)的技能，這不僅會(huì)影響工作效率，還會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，進(jìn)而影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

四、完善煤炭企業(yè)數(shù)字檔案管理工作的對(duì)策

（一）煤炭企業(yè)要加大對(duì)數(shù)字檔案管理的資金投入。為保證企業(yè)工作效率，煤炭企業(yè)首先要加大對(duì)數(shù)字檔案管理資金的投入，將一些老舊設(shè)備盡快淘汰，防止因硬件設(shè)備的損壞造成檔案數(shù)據(jù)的丟失，為企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

（二）制定完善的數(shù)字檔案管理制度。俗語(yǔ)說“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，要想完善數(shù)字檔案建設(shè)管理工作，必須要制定相應(yīng)的制度規(guī)章，以確保數(shù)字檔案工作的順利開展以及檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。不僅要嚴(yán)格對(duì)檔案進(jìn)行整理分類，還要規(guī)定檔案的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)路徑，并設(shè)置相應(yīng)的資料查看與更改權(quán)限，防止不法分子有機(jī)可乘，確保檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度，同時(shí)建立數(shù)字檔案的備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。

（三）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。數(shù)字檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，因此要求數(shù)字檔案管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，以提高企業(yè)檔案管理效率，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。此外，檔案管理工作人員還應(yīng)具備先進(jìn)的檔案管理理念，與時(shí)俱進(jìn)的先進(jìn)思想，創(chuàng)新務(wù)實(shí)的工作精神，在工作中求突破，不斷積極進(jìn)取，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，避免檔案數(shù)據(jù)的失誤，以提高自身工作技能。此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，合理制定培訓(xùn)計(jì)劃，把外部先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)引進(jìn)到企業(yè)當(dāng)中來，不斷完善數(shù)字檔案管理工作，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益作出貢獻(xiàn)。

五、總結(jié)

數(shù)字化檔案管理是企業(yè)中不可缺少的一部分，是企業(yè)多年來工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也是見證企業(yè)輝煌、記載企業(yè)歷史的重要部分。通過建立數(shù)字化企業(yè)檔案，可以方便、快捷查閱到企業(yè)資料，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行精確的數(shù)據(jù)分析并作出果斷的抉擇。盡管在數(shù)字化檔案管理工作中出現(xiàn)諸多有待改進(jìn)的地方，相信隨著企業(yè)檔案工作人員的共同努力以及時(shí)代科技的進(jìn)步，所有問題都會(huì)迎刃而解，以促使企業(yè)更長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。

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