案卷級(jí)檔案?jìng)?cè)脊智能化打印技術(shù)創(chuàng)新

李玉珂 安聰娥

【摘要】本文詳細(xì)介紹了卷盒側(cè)脊打印模板的生成過程及注意事項(xiàng)，指出該創(chuàng)新提升工作效率精準(zhǔn)率、適應(yīng)性、推廣性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)。創(chuàng)新了案卷級(jí)檔案整理卷盒側(cè)脊打印工作的新模式。

【關(guān)鍵詞】Excel;Word郵件合并;側(cè)脊

2000年，國(guó)家檔案局為適應(yīng)信息化發(fā)展，以“細(xì)化收集、簡(jiǎn)化整理”為宗旨，發(fā)布了文書檔案改卷為件的整理規(guī)則。而科技類、財(cái)會(huì)類等門類檔案不在改革范圍，仍采用案卷級(jí)檔案整理方法。案卷裝盒中，為節(jié)省檔案盒數(shù)量及庫(kù)房空間，往往根據(jù)案卷內(nèi)容厚度決定采用不同規(guī)格卷盒、一盒裝“不等”卷等靈活整理方法。盡管此舉可節(jié)省一定成本，但筆者實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有檔案管理軟件側(cè)脊打印，僅支持一卷一盒模式，難以滿足工作中不同規(guī)格卷盒及“不等卷”數(shù)量標(biāo)簽打印的實(shí)際需求。不少單位則采用將標(biāo)簽內(nèi)容逐條粘貼、逐條裁剪的方式，不僅浪費(fèi)大量時(shí)間、人力、物力，且難以避免人工操作的失誤。

因此，筆者基于簡(jiǎn)化整理的宗旨，以提高工作效率與準(zhǔn)確率為目標(biāo)，探索了基于辦公軟件集成應(yīng)用的智能化打印模式，即通過Excel與檔案管理系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)，批量導(dǎo)入檔案目錄信息，即標(biāo)簽內(nèi)容;再利用Word郵件合并功能實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽內(nèi)容數(shù)據(jù)與標(biāo)簽?zāi)０彘g的智能關(guān)聯(lián)，最后通過合并新文檔形成批量化的統(tǒng)一規(guī)格的標(biāo)簽。此次探索創(chuàng)新無(wú)需設(shè)計(jì)專門相關(guān)軟件，無(wú)需使用編程語(yǔ)言等專業(yè)操作，便可實(shí)現(xiàn)卷盒側(cè)脊標(biāo)簽打印的智能化、批量化打印模式。

一、側(cè)脊智能化打印實(shí)現(xiàn)步驟

（一）批量導(dǎo)入，形成數(shù)據(jù)源。批量導(dǎo)入標(biāo)簽內(nèi)容，是指借助現(xiàn)有檔案管理軟件與Excel間的關(guān)聯(lián)，將案卷目錄內(nèi)容信息批量導(dǎo)出，形成Excel表格形式的數(shù)據(jù)源。以基建檔案為例，導(dǎo)出的內(nèi)容包括序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、責(zé)任者、起止日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、盒號(hào)，包含了卷盒側(cè)脊打印的所有信息。為適應(yīng)當(dāng)前一盒多裝的工作模式，需要對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行必要的信息處理，主要處理手段是借助Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，依據(jù)“盒號(hào)”列的不同，通過數(shù)據(jù)篩選功能，將數(shù)據(jù)源拆分成不同卷盒標(biāo)準(zhǔn)下一盒一卷、一盒兩卷、多卷等不同的分表格，以便后續(xù)與相應(yīng)模板實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)間的智能掛接，批量形成統(tǒng)一規(guī)格的側(cè)脊標(biāo)簽，減輕后續(xù)裁剪標(biāo)簽的工作量。同時(shí)，為美觀度考慮，可將檔號(hào)前半部分通過數(shù)據(jù)分列，選擇合適的分割方法。

（二）標(biāo)簽?zāi)０逯谱鳌?biāo)簽?zāi)０逯谱魇侵悄芑瘶?biāo)簽打印的另一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。主要工作內(nèi)容是依據(jù)裝盒過程中，卷盒規(guī)格以及盒內(nèi)卷數(shù)量分別設(shè)計(jì)不同的標(biāo)簽?zāi)０濉Ｄ０逯谱鲬?yīng)注意：一是適應(yīng)計(jì)算機(jī)“思維習(xí)慣”，將頁(yè)面紙張方向設(shè)置成橫向，頁(yè)邊距均設(shè)置為0，形成橫向排布的A4紙張布局。二是根據(jù)卷盒規(guī)格，設(shè)計(jì)與大盒、中盒、小盒寬度、長(zhǎng)度相適應(yīng)的橫向排布模板，并根據(jù)卷盒中所裝案卷數(shù)量，拆分檔號(hào)、案卷題名單元格，形成相對(duì)應(yīng)的模板。在實(shí)際應(yīng)用中，各單位可根據(jù)歷史習(xí)慣或美觀需求，選擇將檔號(hào)或案卷題名框分割框線顯示與否。三是同一卷盒規(guī)格下，盒內(nèi)卷數(shù)的調(diào)整只影響檔號(hào)、案卷題名項(xiàng)單元格數(shù)量，模板的寬度不變，高度變化，如小盒模板行高2.69cm，中盒模板行高3.6cm，大盒模板行高4.5cm。四是整張A4紙頁(yè)面布局中，大盒標(biāo)簽制作，一張紙放置3個(gè)標(biāo)簽;中盒標(biāo)簽制作，一張紙放置4個(gè)標(biāo)簽;小盒標(biāo)簽制作，一張紙放置5個(gè)標(biāo)簽。最大限度利用紙張。

（三）數(shù)據(jù)模板智能關(guān)聯(lián)。數(shù)據(jù)源與標(biāo)簽?zāi)０彘g關(guān)聯(lián)是實(shí)現(xiàn)卷盒標(biāo)簽智能化打印技術(shù)的關(guān)鍵部分，主要借助word郵件合并功能實(shí)現(xiàn)。以中盒裝兩卷為例：一是數(shù)據(jù)源選擇。在word引用功能中點(diǎn)擊郵件，打開數(shù)據(jù)源中被拆分的相應(yīng)表格。二是插入合并域。在模板相應(yīng)區(qū)域選擇插入合并域。對(duì)應(yīng)選擇數(shù)據(jù)源中相應(yīng)表頭名稱插入。三是插入next域。此處應(yīng)注意兩方面內(nèi)容：一方面，一個(gè)標(biāo)簽內(nèi)next域插入位置在盒號(hào)后，且模板內(nèi)保管期限、盒號(hào)以及檔號(hào)中年度項(xiàng)是完全一致的，因此，盒內(nèi)第二卷僅需要將檔號(hào)后半段以及案卷題名插入表頭名稱即可。另一方面，A4模板標(biāo)簽間next域插入位置，在第二個(gè)標(biāo)簽保管期限前。如“圖1”所示。四是合并新文檔。A4模板所有標(biāo)簽插入完畢，選擇合并新文檔，一次性將所有標(biāo)簽內(nèi)容生成完畢。

二、智能化打印的現(xiàn)實(shí)意義

（一）工作效率與精準(zhǔn)率提升。實(shí)踐工作中，科技類、財(cái)會(huì)類等案卷級(jí)檔案?jìng)?cè)脊的標(biāo)注是一項(xiàng)重復(fù)性較高的工作，且實(shí)踐工作中手工操作居多，工作效率低，準(zhǔn)確率難以保證。筆者利用Excel與word功能，僅需提前將數(shù)據(jù)源整理、側(cè)脊模板制作、模板內(nèi)容利用插入域選項(xiàng)填滿，即可通過郵件合并功能實(shí)現(xiàn)卷盒側(cè)脊的智能批量打印，一次性生成，既減少了手工粘貼的錯(cuò)誤率，提升了工作效率，也為后期標(biāo)簽內(nèi)容的批量裁剪奠定基礎(chǔ)，極大減少重復(fù)工作。

（二）穩(wěn)定性高，可適應(yīng)性強(qiáng)。利用郵件合并功能實(shí)現(xiàn)卷盒側(cè)脊智能打印，無(wú)需設(shè)定專門編程語(yǔ)言及相關(guān)應(yīng)用程序，無(wú)需考慮系統(tǒng)Bug及穩(wěn)定性問題，僅需安裝office或WPS應(yīng)用程序即可實(shí)現(xiàn)，相應(yīng)對(duì)工作人員計(jì)算機(jī)操作能力要求也較低，能熟練操作Excel數(shù)據(jù)篩選、分列、word郵件合并功能的操作使用，即可快速適應(yīng)這一操作模式，簡(jiǎn)單易學(xué)。

（三）花費(fèi)少，可推廣度高。利用Excel、word集成應(yīng)用，無(wú)需編程，可根據(jù)需求隨時(shí)調(diào)整，也無(wú)需花費(fèi)專門費(fèi)用購(gòu)買相關(guān)軟件，僅需了解業(yè)務(wù)管理流程間相互關(guān)系，即可輕松構(gòu)建快速、低成本、無(wú)風(fēng)險(xiǎn)的智能化打印模式。同時(shí)，卷盒側(cè)脊打印適用于當(dāng)前以案卷為單位的檔案整理模式，工作人員可根據(jù)卷盒大小在word中設(shè)置對(duì)應(yīng)比例的模板格式。即此種集成應(yīng)用的打印方法適用于當(dāng)前所有以案卷為單位的整理模式，可復(fù)制、推廣度較高。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馬國(guó)勝，李高峰，王文慧.案卷盒背脊打印功能開發(fā)實(shí)踐[J].蘭臺(tái)世界，2016（23）：62-63.

[2]王宇.檔案盒標(biāo)簽批量制作方法[J].蘭臺(tái)世界，2013（11）：69-70.