公路檔案信息化探索

黃忠英

科技發展日新月異，信息技術發展之快，對各行各業各部門各項工作都提出了更高的要求。而檔案，是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。隨著大數據時代的發展，檔案信息的收集、分析、傳播等都變得更加便利，但同時也給檔案管理等工作帶來了新的挑戰。公路檔案管理作為檔案管理的一種，其管理水平極大地影響著公路管理的相關決策制定，與人們的生活息息相關。在新形勢下，大數據時代，檔案進入信息化管理模式，公路的檔案工作要緊跟科技發展的步伐，積極改革和完善。本文分析了信息化管理在公路檔案工作中的重要意義，剖析了當前公路檔案信息化工作的現狀，提出了在新形勢下公路檔案信息化管理的建議，希望能對提升公路系統的檔案管理水平有所幫助。

1 公路檔案信息化管理的重要意義

檔案的最新定義是：“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。”公路檔案包括公路的道路建設、養護、管理、監督等的重要資料。公路檔案包括文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。在經濟高速發展的新時代，交通運輸行業發展迅速，對公路檔案的要求也越來越高，內容形式多樣化，傳統意義上的公路檔案管理已經滿足不了公路發展的現狀的要求。在新形勢下，要順應發展要求，就要開展檔案的信息化管理和建設。公路檔案的信息化管理和建設包含的內容很多。首先是數據信息庫，在科技發展的今天，公路檔案的數據也越來越大，數據信息庫需要不斷根據需要進行完善。其次是管理手段的轉變，要利用現代化科技，在管理過程中轉變服務方式，與時俱進，不斷增強和提高公路檔案的服務功能，為公路建設養護提供服務。公路的綜合服務性能與百姓息息相關，國省干線更是連接區域發展的重要通道，是城市的經濟命脈。公路檔案信息化管理的提高有助于公路的發展。公路檔案的科學收集和整理對后期的查詢起到了至關重要的作用，有助于提升公路檔案的服務質量。

2 公路檔案信息化管理工作的現狀

公路檔案信息化管理工作還處于不斷完善的階段，需要轉變傳統的管理觀念，不斷提升檔案的服務質量。據調查，隨著科技信息化的發展，很多地區都已經在積極推進信息化管理，公路部門也不例外。但是，目前形勢來看，要改變傳統的紙質檔案為主的形式困難還很大。要建立公路檔案信息化管理模式，需要大家轉變思維，更需要技術的不斷提升和投入。隨著科技的日新月異，發展迅速，自動化管理和無紙質形態工作模式改變著公路檔案管理工作。通過電子文檔等模式存檔，利用軟件等技術手段對檔案進行科學分類，都是檔案發展的模式。然而人們還是很重視傳統意義上紙質檔案的管理模式，而投入技術也需要一定的經濟實力，在一些不發達的地區，要實現檔案的信息化管理還是存在一定的困難。有技術還要有人才資源。公路檔案管理人員的專業性還有待加強，如果走上信息化管理，對管理員則提出了更高的要求，需要提升管理人員的素質。當然，我國各地區的檔案管理分類方式和管理形式也存在差異，在軟件技術上無法形成統一，需要根據單位的檔案分類標準和管理形式來設計，這樣對技術的資金投入就更大、更難，這些也制約著公路檔案信息化管理的發展。

3 新形勢下公路檔案信息化管理的建議

3.1 增強檔案管理意識，轉變管理觀念

在專業領域，領導可能更加注重的是專養業務方面的任務，對檔案工作的管理意識不強，檔案管理硬件上沒有什么更新，更談不上信息化。在管理人員上，大多都是兼職，沒有專職管理人員。在新時代，要做好公路檔案的信息化管理，首先要增強管理意識，與時俱進，轉變觀念，認識到檔案管理發展的重要性和意義，重視檔案的信息化管理工作。要不斷加強檔案管理人員的責任感和使命感，不斷提升檔案管理工作人員的職業素養，及時跟進檔案管理的信息和發展情況。作為公路部門的檔案管理人員，則需對公路部門的主業有深入了解，從而更懂得如何對檔案進行分門別類，從紙質的檔案管理逐漸轉變到信息化管理，完善信息化檢索，提高公路檔案的服務質量。

3.2 多方式收集檔案，完善信息檢索功能

隨著信息化發展，公路檔案來源更加廣泛，不再局限于傳統的記錄、聲像、實物檔案和紙質文件，還包括電子版的檔案、實時數據等。公路檔案管理工作人員要積極、及時地收集公路檔案數據，根據實際需求對這些數據進行保存歸檔。檔案收集方式多樣化，對檔案工作提出了更高要求，同時也能更好地服務于公路工作。那么如何更好地服務呢？這就是信息化建設的成果。在檔案信息化管理的軟件上，要不斷完善檔案的信息檢索功能。在查詢檔案時，能通過個別關鍵詞就能迅速找到相應的資料。同時，要及時捕捉和更新具有現實價值或者潛在價值的檔案數據，建立好公路檔案管理信息庫，及時更新和維護檔案的數據信息。在傳統的檔案管理模式下，檔案信息很難做到資源共享，因為只有當檔案信息資源形成一個統一的有機體，并建立起大范圍的信息資源庫時，才能真正實現資源的全面共享。而傳統的檔案管理模式比如紙張記錄，是很難做到這一點的。但信息化的檔案管理就能夠通過科技手段，在確保信息安全的同時，實現檔案信息的資源共享，這進一步提高了公路檔案工作的工作效率以及檔案信息服務的質量。

3.3 完善檔案管理機制，契合實際制定檔案管理辦法

每一項工作都有相應的規章制度，公路檔案管理工作也不例外。健全和完善公路檔案管理機制，能夠有效提高檔案管理工作的效率，在信息化時代，既要能最大化實現資源共享，又要能確保檔案信息的安全性和可靠性。所以檔案管理部門要制定科學完善的檔案管理制度，在存儲錄入和查閱檔案的過程中，根據規章制度辦事，確保信息化時代電子檔案文件的真實性和完整性，加強技術投入，實現檔案的分級加密和分級開放，加強病毒感染防范，提高檔案信息的安全性。要根據區域實際，制定科學合理的檔案管理辦法，這個辦法里包括檔案的分門別類，保存年限，保存方式等等。公路部門還要根據本部門的實際工作情況，進一步完善檔案管理辦法。

3.4 提升公路檔案管理人員的職業綜合素養

在信息化時代，公路檔案管理工作的順利開展離不開檔案管理人員的職業綜合素養。首先是通過定期的專業培訓，讓檔案管理工作人員全面系統地學習，熟悉和掌握新形勢下檔案管理的重要意義和信息化時代檔案管理工作的特點，掌握檔案相關的法律法規，區域的規章制度，提升業務綜合水平，以嚴謹的態度認真對待每一個具有歷史價值的數據，增強公路檔案管理工作人員的責任心和使命感。在信息化時代，熟練掌握計算機和管理軟件的應用。其次是當前公路管理檔案工作中，管理人員的普遍年齡較高，較難適應信息化時代的檔案管理工作，要多鼓勵年輕人參與到檔案管理這個崗位上來，為這項工作注入年輕的血液，成為發展的新動力。

4 結語

信息化發展對公路檔案管理工作具有極為重要的積極意義，它改變了公路檔案管理的傳統模式，是新時代發展的趨勢。公路部門要順應時代的發展，及時轉變思維方模式，不斷提升自身的服務功能，在檔案管理工作上就要加強重視，進一步強化，投入一定的人力、物力和財力，在技術上不斷更新，在人才上加強培養，利用現代信息技術，完善信息化檔案管理，不斷在實踐中發展和完善，提高公路檔案管理的效率和水平，從而更好地樹立公路部門的良好形象。科技總是在不斷進步的，這就要求單位要關注信息的變化，緊跟時代的步伐，在需要的時候及時更新設備等，檔案管理工作人員也要保持學習，不斷提升自身業務素質。只有強化檔案管理的信息化建設，才能促進檔案管理的發展。隨著技術的發展，公路檔案的信息化管理還有待進一步探索。

（作者單位：三明市公路養護中心）