城建檔案信息化管理的措施與建議

周霞

摘 要 城建檔案是城市規劃、建設和管理中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的真實紀錄，是城市建設和發展的重要依據和寶貴財富。進行城建檔案信息化管理，采用信息化技術推動城建檔案社會化、規范化以及系統化的發展，其對于進一步加強城市建設管理具有十分重要的現實意義。

關鍵詞 城建檔案 信息化管理 措施與建議

中圖分類號：S618 文獻標識碼：A

1注重城建檔案電子文件的收集

在信息化技術的不斷推動下，城建檔案電子文件正在持續增加。由于城建檔案本身具有極強的專業性質，這就對城建檔案電子文件的收集、歸檔提出了較高的要求。所以，必須要建立健全城建檔案電子文件的收集、歸檔體系，進一步規范城建檔案電子文件的收集、歸檔時間、范疇、方法以及標準等各個方面，從而有效提升城建檔案電子文件的歸檔效率。在必要情況下，可以嘗試把城建檔案電子文件的收集、歸檔與員工的績效進行掛鉤。城建檔案機構還應當適當增加相應的人力、物力，加快檔案電子化歸檔的速度，為城建檔案信息化管理奠定扎實的基礎。除此之外，因為城建檔案本身的特殊性質，針對信息資源數據庫的建設應當選擇GIS軟件，通過構建GIS數據庫，便于城建數據資料的檢索、管理以及查詢，同時能夠便于數據資料的進一步加工與提取。信息資料數據庫中存儲的信息主體應當包含城建資料與城建檔案的二次信息與詳細內容，同時還應當與建設項目空間位置信息整合成為一個具有連續性的空間數據庫，城市基本比例尺地形圖應當作為背景數據庫。詳細的數據種類應當囊括地名、環保資料、城市園林綠化、地下綜合管線、市政共用設備、城市勘測、城市建筑以及城市規劃等信息資源。

2加大城建檔案信息網絡化建設

從原建設部辦公廳正式頒布《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》以后，我國各個城市的城建檔案部門都開始興建門戶網站，使得社會各界都能夠從主頁當中獲取相應的城建信息資源，使得越來越多的城建檔案資源得到了有效的共享。然而，當前主頁當中共享的城建檔案資源仍然是遠遠不夠的，這就需要持續加大城建檔案信息網絡化建設力度，并且要將城建檔案信息化建設歸納到當地政府電子政務建設的整體框架當中，實現電子政務與城建檔案信息化建設共同發展，逐漸達成城建檔案管理與公文管理一體化、規范化、網絡化的目標。必須要主動應用電子政務平臺，主動向社會開展城建檔案信息資料網上查詢服務，全方位提升城建檔案資料利用的質量與效率，從而有效滿足社會各界對城建檔案方面的需要。首先，要根據地方政府電子政務建設的實際情況與相應建設規劃，切實推動城建檔案信息化管理與政府電子政務建設共同發展。其次，進一步增加資金投入，切實加大城建檔案信息化管理基礎設施的建設力度，打造優質的城建檔案互聯網平臺。最后，不斷建立健全城建檔案信息資源網絡，將社會各界的需求作為城建檔案信息化建設的重要導向，將城建檔案信息資料進行深層次的加工與整合之后，及時在互聯網中進行發布，使得更多的檔案信息資料能夠得到社會共享，從而有效促進城建檔案信息化管理工作的有序發展。

3建立健全城建檔案保密體系

城建檔案傳統的紙質管理模式，能夠方便檔案管理人員進行相應的收集、登記、查詢、保存以及轉移，而城建檔案在實施信息化管理以后，因為互聯網本身所具有的高風險，保密工作就變得越來越重要。我們可以參考發達國家在城建檔案保密工作的做法，比如美國的城建檔案只是針對本人或者其所授權的人進行開放，并不會對所有的公眾進行開放，在某些州中，未經城建檔案主體授權而看其檔案屬于違法行為，并且對執法部門也不例外。這就需要城建檔案部門建立健全相應的保密體系，通過制度進行有效地制約，保障城建檔案信息查詢系統與電子文件只有在獲得授權的情況下才能夠進行使用。

4重視城建檔案專業人才隊伍建設

（1）城建檔案部門應當進一步加強培訓教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，根據城建檔案部門與檔案管理人員自身的實際情況，組織多形式、多渠道的培訓教育方式，進一步完善檔案管理人員的知識體系，力爭打造一支綜合素質過硬、專業結構合理、專業技術強的城建檔案隊伍。

（2）城建檔案部門應當積極組織相應的專題學術、業務交流會議，積極舉辦形式豐富的專業網絡業務學習活動，通過邀請相關專家舉辦講座的模式，積極向檔案管理部門領導層與基層員工講解城建檔案管理的先進方法、發展趨勢等，切實提升領導層與工作人員的管理水平與工作能力。

（3）組織住房城鄉建設領域的檔案調研工作，主動向有關主管機構提出促進城建檔案信息化發展的建議。

（4）高度重視檔案管理的繼續教育，積極引入專業人才，通過制定一套科學合理的激勵體系，切實加強檔案有關的學歷教育，進一步提升檔案管理隊伍的職稱水平。

（5）全面提升城建檔案管理隊伍的道德修養與綜合素質，通過改革創新服務模式，切實提升服務水平。綜上所述，城建檔案管理工作必須要正視當前存在的不足，通過深層次的分析，高度重視城建檔案信息化建設工作，制定對應的優化方案，努力探索現代化的檔案管理模式，進一步提升城建檔案的信息化程度，充分發揮城建檔案的重要作用。

參考文獻

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