基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

方泉

[摘 要] 基層疾控中心檔案管理滯后，經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)施落后，缺乏專業(yè)檔案管理人員，很難在實(shí)際的管理工作過程中將檔案材料的功能最大限度地發(fā)揮出來(lái)。因此，文章提出了創(chuàng)新疾控機(jī)構(gòu)檔案管理機(jī)制、提升管理人員檔案意識(shí)、加強(qiáng)專兼職人員崗位培訓(xùn)、完善檔案基礎(chǔ)工作和軟件硬件基礎(chǔ)設(shè)施等相關(guān)對(duì)策，以此來(lái)促進(jìn)疾控工作的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 基層疾控機(jī)構(gòu) 檔案管理 意識(shí) 培訓(xùn)

中圖分類號(hào)：R197.21；G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

近幾年，基層疾控機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室能力建設(shè)、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)有了長(zhǎng)足發(fā)展，但是在實(shí)際的工作過程中，依然存在著檔案管理滯后，檔案室建設(shè)不規(guī)范，設(shè)施落后，信息化管理方面滯后，查找利用及服務(wù)意識(shí)不足等問題，導(dǎo)致了檔案材料的價(jià)值和效用沒有得到有效發(fā)揮，進(jìn)而在一定程度上制約了現(xiàn)實(shí)工作的服務(wù)水平[1]。

一、基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理中存在問題

（一）重視程度不足，管理意識(shí)薄弱

要想提升基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的實(shí)效性，首先就應(yīng)該對(duì)檔案管理引起重視。然而現(xiàn)階段中，不僅一般檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到位，部分單位領(lǐng)導(dǎo)也不給予足夠的重視，具體體現(xiàn)在檔案管理的投入經(jīng)費(fèi)不足、人員配備不當(dāng)、要求不嚴(yán)等方面，認(rèn)為檔案工作就是把原始材料保管好，“守好攤”，不丟失不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。這種明顯的檔案意識(shí)薄弱以及重形式、輕內(nèi)容的思想，使得檔案管理工作的時(shí)間和財(cái)物等都得不到充分的保障。再加上單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作少過問、不關(guān)心、無(wú)要求，缺乏檢查、督促和指導(dǎo)，使得大部分的檔案管理人員不具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和創(chuàng)新意識(shí)，管理人員墨守陳規(guī)，安于現(xiàn)狀，借閱隨意，利用率低[2]。

（二）專業(yè)能力不高，管理水平低下

檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，其具備了一定的政策性和專業(yè)性。因此只有配備專業(yè)化的人員，才能夠提升檔案管理的效率和質(zhì)量。目前，在基層疾控機(jī)構(gòu)中，基本沒有檔案專職人員編制，多為身兼數(shù)職的勤雜人員兼任。而這些人一般年紀(jì)偏大，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，把檔案管理當(dāng)成附帶的工作，隨便整理一下就裝訂入檔案袋，束之高閣。還有個(gè)別檔案專兼職人員不安心本職工作，一般情況下干了幾年就要到業(yè)務(wù)科室工作，使得整個(gè)檔案管理工作缺乏一定的連續(xù)性，也間接制約著檔案管理工作質(zhì)量的提升。只要領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員不來(lái)查找，這些檔案就永遠(yuǎn)躺在那里，很難發(fā)揮促進(jìn)當(dāng)前工作的作用。檔案管理人員的專業(yè)技能不足，進(jìn)而在工作中對(duì)于各個(gè)文件的整理和分類等缺乏準(zhǔn)確性，常常敷衍了事，造成歸檔和移交中疏漏情況發(fā)生。甚至還有一部分管理人員，并沒有經(jīng)過統(tǒng)一的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)而對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都不清楚明了，更加談不上管理質(zhì)量的提升了。

（三）經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)備配置落后

雖然疾控機(jī)構(gòu)在近幾年來(lái)已經(jīng)相繼增建了房屋，改善了實(shí)驗(yàn)室和辦公條件，但是從現(xiàn)狀來(lái)看，其檔案設(shè)施設(shè)備的投入還不夠，大部分的先進(jìn)設(shè)備也沒有得到普及，如溫度濕度控制器、密集架、刻錄機(jī)，等等。計(jì)算機(jī)也沒有得到充分的開發(fā)和利用。同時(shí)，個(gè)別單位的綜合檔案室人員的安全意識(shí)不強(qiáng)，管理不到位，使部分檔案已經(jīng)受到不同程度的損壞。

二、加強(qiáng)基層檔案管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案宣傳，提高檔案意識(shí)

利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳教育，持續(xù)擴(kuò)大檔案工作的影響力和覆蓋面積，促使每一位人員都能夠從思想上引起重視，進(jìn)而才能夠?qū)⒏鱾€(gè)規(guī)章制度落到實(shí)際工作中。應(yīng)用“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等培訓(xùn)方式，對(duì)單位檔案管理員和科室兼職檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，使單位懂檔案工作的人員多起來(lái)，科室兼職從事檔案工作的人員盡快掌握檔案資料立卷歸檔工作流程，促進(jìn)單位檔案工作效率的提高[3]。

（二）完善檔案建設(shè)，健全工作制度

實(shí)現(xiàn)疾控機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理，要制定完善的規(guī)章制度，明確中心專職檔案管理人員和各科室兼職檔案管理人員工作職責(zé)，實(shí)行檔案管理分級(jí)負(fù)責(zé)制度。管好疾病控制檔案，還需要科室全體人員密切配合，及時(shí)全面提供原始資料，并進(jìn)行初步整理，這是完善信息化管理最基礎(chǔ)的工作。

基層疾控機(jī)構(gòu)建立檔案管理工作制度必須遵循以下要求。第一，工作制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。基層疾控機(jī)構(gòu)工作有專業(yè)性和特殊性，建立的檔案管理制度必須符合檔案管理和疾病防控工作需求，檔案資料管理要適應(yīng)單位疾病防控需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用，檔案管理制度必須具有可操作性，簡(jiǎn)便易行。

（三）提高專業(yè)素質(zhì)，加大培訓(xùn)力度

檔案管理人員應(yīng)該具備專業(yè)的知識(shí)和技能，在實(shí)際的工作中要深入挖掘檔案的信息資源，進(jìn)而努力做到特色化，為疾病控制的業(yè)務(wù)服務(wù)助一臂之力，以此來(lái)不斷滿足疾病預(yù)防控制中心的實(shí)際發(fā)展需求。作為基層疾控機(jī)構(gòu)檔案人員，做好檔案工作，應(yīng)該具備的專業(yè)知識(shí)有兩個(gè)含義：一是掌握檔案編研知識(shí)，二是熟悉衛(wèi)生防病專業(yè)知識(shí)。

單位要注重加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，提高他們學(xué)習(xí)檔案知識(shí)的積極性和工作責(zé)任心。基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的好與壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為疾控機(jī)構(gòu)檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，也要熟悉了解業(yè)務(wù)科室開展的工作，通過自學(xué)、崗位培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作知識(shí)，掌握科學(xué)管理原則方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，積極探索檔案管理模式，使檔案工作更科學(xué)實(shí)用，為不斷發(fā)展的疾病控制工作服務(wù)。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，提升案卷質(zhì)量

疾病控制檔案工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的利用價(jià)值。為此，單位檔案室必須嚴(yán)格按照《檔案法》檔案保管標(biāo)準(zhǔn)要求，完善調(diào)整相關(guān)的規(guī)章制度，明確中心專職檔案管理人員和各科室兼職檔案員工作職責(zé)，提升每位管理人員的責(zé)任意識(shí)，通過實(shí)行檔案管理分級(jí)負(fù)責(zé)制度，將職責(zé)落實(shí)到人頭。

同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該注重檔案收集的基礎(chǔ)工作，熟悉了解本單位各業(yè)務(wù)科室檔案收集、立卷歸檔及工作動(dòng)態(tài)，變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作，以便及時(shí)將業(yè)務(wù)科室形成的檔案立卷歸檔統(tǒng)一管理。在收集管理的工作中，要仔細(xì)認(rèn)真，確保檔案資料種類、內(nèi)容真實(shí)完整；并制定統(tǒng)一的收集分類標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一立卷要求，定期交中心規(guī)檔，統(tǒng)一保管和提供利用，保障業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范性。

由于疾控中心的案卷龐雜且種類十分多，這就要求管理人員要根據(jù)不同類別來(lái)分類立卷，切忌將文件等混淆。仔細(xì)分析材料的可用性，并分清楚需要保存或者不需要保存的材料。并且注意保存的時(shí)限，注意保存文件的名字和格式，對(duì)已經(jīng)完成的工作立卷或歸檔，以免給檔案管理造成無(wú)序和混亂。在歸檔的過程中，要有側(cè)重點(diǎn)，注重檔案的完整性，以此才能夠?qū)n案的利用價(jià)值得以保存和使用。在立卷和裝訂的過程中，要積極做到整齊規(guī)范，以此來(lái)提升案卷的質(zhì)量，使檔案管理工作水平得以提升。

（五）運(yùn)用信息技術(shù)，開展實(shí)用宣傳

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，就是盡可能地應(yīng)用科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，很多專業(yè)機(jī)構(gòu)已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)信息化管理是以后基層單位檔案管理的發(fā)展方向，單位要加大對(duì)檔案管理必需設(shè)備設(shè)施及軟硬件經(jīng)費(fèi)的投入。

除此之外，檔案管理工作不僅僅是將資料等進(jìn)行分類歸檔，還要充分開發(fā)利用檔案的潛在資源，以此來(lái)體現(xiàn)檔案的服務(wù)性。檔案管理人員要將資料變“活”，由“等客上門”變?yōu)椤爸鲃?dòng)服務(wù)”，并將檔案的使用效益通過多樣化的途徑廣泛宣傳，從而更好地提高其利用率，全面發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

要想做好基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作，就必須提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，并結(jié)合信息技術(shù)，持續(xù)加快檔案的信息化建設(shè)，通過加大力度培訓(xùn)檔案管理人員，擴(kuò)大宣傳的覆蓋面積，進(jìn)而將檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到最大化，全面促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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