加強和改進中學檔案管理工作的建議

崔茜 廣東省中山市實驗中學 廣東中山 528400

前言

學校開展的教學活動、學生管理的情況，學生在學校學習過程中取得的成績，都會通過檔案的形式保存下來，可以說，學校的檔案就是一所學校的發展史，對學校未來的發展具有十分重要的意義。因此，加強和改進中學的檔案管理工作已成為學校工作中一個迫切需要解決的重要問題。

1、中學檔案管理工作中出現的問題

第一，硬件設施配備不夠。對于部分學校的管理者來說，設立學校檔案室只是為了滿足國家對于學校檔案管理的要求，只是一種形式，并沒有實質性的作用【1】。所以很多中學的檔案室都存在檔案資料缺失、檔案放置缺乏有效分類、檔案資料發霉受潮損壞的情況，一些學校的檔案室甚至都已經淪為了學校的雜物間。由于學校管理者對檔案管理工作重要性的認識不足，很少有學校會投入資金更新檔案管理的硬件設施，如此，就無法滿足中學檔案保存的需求，致使中學的檔案管理工作難以開展，檔案管理情況可想而知。

第二，學校方面重視程度不夠。一方面，學校方面對檔案保存的工作沒有給予充分的重視，雖然國家有專門針對檔案管理方面的法律法規，但是，很少有學校能真正落實，導致檔案管理工作過于隨意，檔案丟失的情況十分普遍。另一方面，檔案管理者檔案分類意識薄弱，檔案存放沒有固定的模式，不同類型的檔案隨意放置，查找起來十分困難。此外，檔案的利用率低，檔案是學校在發展過程中經驗的積累和教訓的總結，能使學校在發展過程中少走彎路，但是現實中，學校在發展過程中遇到問題的時候，教師在教學過程中遇到困難的時候，都很少會想到去學校的檔案中尋找答案，致使學校的檔案室長期閑置，沒有充分發揮出其應有的作用，出現以上這些問題，說到底，還是學校相關的管理人員對檔案管理工作重要性的認識不足導致的。

第三，缺乏專業管理人員。由于很多學校對于檔案管理工作都沒有給予足夠的重視，在檔案管理人員的配備上也比較隨意，一些學校會選擇即將退休的老教師來承擔檔案管理工作，這部分教師由于年齡和身體原因，不適合承擔繁重的教學工作，而被安排做檔案管理員；一些學校也會選擇音樂、體育、美術教師來兼職承擔檔案管理員的工作，因為這部分教師的教學任務相對輕松，可以承擔檔案管理工作；還有一些學校會外聘檔案管理人員，但是大多不是專職檔案管理員，他們也要承擔學校其他方面的工作。不管是哪一種，這些人員大多沒有相關的工作經驗，也沒有受過專業的培訓，業務素質普遍不過關，試想，檔案管理員連職位要承擔的工作任務都不清楚，中學檔案管理工作開展的難度可想而知。

2、加強和改進中學檔案管理工作的建議

2.1 引入現代化的硬件設施

要提高中學檔案管理工作的質量，首先要保證檔案管理的硬件設施完備。學校要設置專門的檔案室，環境要適合紙質檔案的保存，要做好通風、防潮、防蟲、防霉、防盜的工作，防止檔案損壞【2】。同時，可以將信息技術引入中學的檔案管理工作，可以建立專業的檔案管理系統，將學校檔案分類上傳，一方面方便教師需要的時候隨時查找，省去教師借閱檔案時登記、取檔、歸還的麻煩，另一方面減少傳統紙質檔案因保存不當損壞后修復困難的情況，節約學校檔案管理方面的經費投入，一舉兩得。

2.2 學校方面加強重視

要做好中學的檔案管理工作，學校管理者一定要認識到學校檔案管理工作的重要性，加大對學校檔案管理工作的重視程度【3】。首先，要建立完善的檔案管理規章制度，對學校檔案的存放、分類、取用，檔案管理人員的工作職責，檔案管理設施的維護等都要做出明確的規定，使檔案管理工作能有法可依，改變以往檔案管理工作過分隨意的情況。其次，領導要以身作則，帶頭抓學校的檔案管理工作。要加大對檔案管理工作重要性的宣傳力度，可以通過學校的校報、校園網、宣傳欄等媒介宣傳檔案管理的重要性，利用教師大會的契機向教師宣導檔案管理工作的注意事項。要讓教師明白，檔案管理不只是檔案管理員的工作，還需要全體教職工的配合，在校園內營造全體教職工都重視檔案管理工作的良好氛圍，進而提高中學檔案管理工作的質量。

2.3 引進專業檔案管理人員

學校的檔案管理人員大體可以分為兩部分，一是專業的檔案管理人員，負責統領學校的檔案管理工作。這部分人員一定要是具有較高的專業素養、較高的思想覺悟、豐富的專業知識，同時具有相關工作經驗的專業的檔案管理人員，個別學校沒有條件聘請專業的檔案管理人員，從業人員也必要經過培訓，考核合格后方可上崗。這部分人員一定要專職負責學校的檔案管理工作，不得承擔學校其他方面的工作，保證學校檔案管理工作的質量。另一部分為兼職的檔案管理人員，包括學校各部門的負責人以及全體教師。這部分人員相比于檔案管理員，對自己的本職工作有著更深入的了解，所以在日常的工作中，一定要注意整理并保存相關的材料，定期交于學校的檔案管理人員登記、歸檔，保證材料的完整性。這部分人員雖然不直接負責學校的檔案管理工作，學校方面也要定期組織他們參加檔案管理方面的培訓，提升他們對檔案管理工作的重視程度。不管是專職的檔案管理人員，還是學校的中層管理人員、教師，一定要分工協作、加強配合，促進中學檔案管理工作的有序開展。

結語

檔案是記錄學校發展歷程的重要資料，是學校文化發揚和傳承的重要載體，涉及到學校工作的方方面面，中學校長一定要給予高度重視，帶頭推進學校的檔案管理工作，帶動全體教師參與檔案管理工作的熱情，切實提升學校檔案管理工作的質量，充分發揮學校檔案對于學校發展的重要推動作用。