檔案管理人員素質探討

齊忠彥 窯街煤電集團公司甘肅金能工貿有限責任公司 甘肅蘭州 730084

1、引言

煤炭企業是促進經濟發展和維持社會穩定的重點企業。市場經濟的發展使得社會發展對煤炭的使用需求增加，為了滿足這些使用需求，煤炭企業的業務種類和數量也逐漸增加，因此產生的檔案工作也更加復雜，對檔案管理人員也提出了更高的要求。

2、提高檔案管理人員素質的重要性

煤炭企業進行檔案管理對于人員的素質要求較高，不僅要有檔案管理相關知識以及豐富的工作經驗，還要掌握自身企業的相關業務內容，能夠判斷出檔案信息有沒有錯誤，而且在信息化時代下，還要能夠熟練操控計算機進行檔案管理，實現信息化建設。隨著煤礦企業的發展，各部門對于檔案管理工作也越來越重視，正逐漸擴大檔案管理人員隊伍。但分析檔案管理人員的素質情況，發現已經不是和新時期煤礦企業檔案管理工作的開展需求。企業需要不斷提升檔案管理人員的文化素質，提升專業業務能力，這就給檔案管理人員的培養帶來難題。檔案管理工作在新時期的發展趨勢下出現新的要求，要想保證煤礦IQ業的穩定發展，需要重視檔案管理人員的培養，解決技術工作和設備落后的問題。

3、新時期煤炭企業檔案管理面臨的新挑戰

3.1 管理制度不完善

煤礦企業進行檔案管理涉及到的檔案種類和內容很多，比較復雜，因此嚴謹性要求較高。但目前來說，企業的檔案管理制度尚不完善，對于工作標準化還不明確，工作的規范化程度較低，檔案管理人員在具體工作時缺乏指導和約束，對檔案資料的擺放和整理不太合理，這樣在他人查找檔案信息時需要消耗更多的時間和精力，而且也不能保證檔案信息的真實性和完整性，給檔案管理工作增加了難度。

3.2 人員結構存在問題

檔案管理工作涉及到的內容比較復雜，對于工作人員的專業性和能力有較高的要求。但實際上，企業缺乏專業的檔案管理人員，現有管理人員的素質水平不高，大都沒有接受過專業的培訓，因此工作效率較低，也容易出現失誤，對于檔案管理的準確性和真實性有很大影響。企業不重視檔案管理工作的開展，因此不注意培養專業的管理人員，部分管理人員也沒有認識到檔案管理的重要性，不能夠有效開展檔案管理。

3.3 安全意識較低

檔案管理工作的安全性主要指的是檔案資料的保密性，目前來說，企業進行檔案管理基本實現信息化，而信息化管理模式下大部分檔案資料都實現電子化，帶來一定的網絡不安全問題。企業檔案管理人員流動性較大，隊伍不穩定，相關工作交接不到位，因此容易造成檔案信息丟失、遺漏等問題；檔案管理人員缺乏保密意識，對于紙質檔案的管理不嚴格，出現損毀、丟失、發潮等問題；在進行檔案移交時沒有按照流程進行，導致出現信息泄露情況。

4、培養煤炭企業檔案管理人員素質的有效策略

4.1 加強專業知識的提升

進行檔案管理工作對于人才的要求較高，檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理理論知識，還要有企業工作的實際經驗，對于企業工作制度有所了解，掌握工作的相關流程和內容，可以對其進行詳細記錄。因此煤礦企業要重視對現有檔案管理人員的培養，定期組織專題培訓，提高檔案管理人員的業務能力，同時提升責任意識和職業道德素質，提升檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員本身也要努力提升自己的文化水平，積極更新先進的文化知識，擴寬知識面，豐富知識儲備，尤其關注檔案管理相關理念、技術和方法的創新，積極結合自己的實際情況，針對缺乏的專業知識進行補充和學習，做到繼續教育的時效性。檔案管理人員要積極主動的提高業務知識與技能，按照自身所學積極進行實踐，將理論落實到實際工作中，從而提升檔案管理工作效率和質量。

4.2 強化安全意識

煤礦企業還要重視提升檔案管理人員的安全意識，認識到檔案安全問題對于檔案管理工作的重要性，對于企業進步和發展的重要性。煤礦企業要致力于提升檔案管理人員的安全意識，掌握檔案管理工作中可能出現安全問題的事項或者說內容，并針對紙質檔案和電子檔案的不同，掌握不同的安全風險因素。以此告誡檔案管理人員做好檔案的雙重安全保護工作，尤其是電子檔案，引進先進的防護程序，建立防火墻等，避免出現檔案資料被攻擊、盜取的問題。檔案管理人員還要保證按要求進行檔案的借用、利用、交接等工作，避免出現遺失或遺漏。另外，要求檔案管理人員定期對檔案進行檢查，保證檔案儲存的完整性，進一步提升檔案管理工作的成效。

4.3 推進檔案標準化和規范化管理

煤礦企業檔案管理人員要充分認識到檔案管理的重要性，樹立檔案管理意識，強化管理人員的責任心，從思想上入手，打造全新的開放式管理模式，樹立檔案管理信息化理念，加大對信息化建設的投入力度，營造檔案管理的建設氛圍。同時還要抓好檔案管理的標準化、規范化建設，制定統一的管理標準，改變傳統的思想觀念，創新管理模式，引進先進的技術和方法，應用先進的軟件，構建信息化檔案管理模式，提升工作效率，提升檔案管理水平，保證企業的穩定發展。

4.4 提升工作意識

有時候因為檔案管理人員工作中的疏忽也可能帶來檔案管理工作的失誤或問題，因此煤礦企業還要注意提升檔案管理人員的工作意識。煤礦企業檔案管理內容比較復雜，涉及到的內容很多，因此工作起來可能比較枯燥。檔案管理人員需要提高對本職工作的積極性和熱情，認識工作的本質和重要性。檔案管理人員需要有充足的事業心和熱情，積極面對專業的檔案管理知識以及復雜的檔案管理內容，熱愛自身的事業，甘于為事業作貢獻。另外，為了保證檔案管理工作的精確性，檔案管理人員還要注意在工作期間嚴謹和細致，在檔案資料的收集、整理、歸檔和保存方面做到精益求精，確保信息資料的準確性。檔案管理人員還要做到實事求是，避免偽造、虛假、篡改或銷毀檔案資料，提升自身的職業素養和道德素養。

5、結語

煤礦企業的檔案管理工作隨著時代的發展出現很大的變化，檔案管理人員也要順應時代的發展，對自身業務能力進行提升，提高綜合素質水平，應對新時期檔案管理工作提出的新要求。