農機電子檔案管理之我見

劉慶強 吉林省通榆縣農業機械化管理總站

目前，我縣農業機械化綜合水平達到92%，總動力128.8萬千萬，拖拉機保有量4.5萬臺。科學技術日新月異，我縣農業機械化隨著蓬勃發展，為農業機械電子檔案管理工作者帶來嚴峻的挑戰。

一、建立并完善農機電子檔案管理系統的意義

農業機械電子檔案管理系統的開發應用與不斷完善升級，對全面開展農業機械檔案資料的整理、保管和實現業務服務快捷性、資源的共享性等農機安全生產監督管理提供科學、標準、規范的服務具有十分重要的現實意義。

1.檔案管理信息化是現代社會發展的需要和必然。當今隨著計算機技術的迅速發展和廣泛應用，使檔案工作已逐步實現現代化管理。檔案資料的數字化、信息化管理和計算機檢索、查詢是電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為當前檔案管理工作的重要內容和檔案管理的重要組成部分，隨之而產生的電子文件與紙質文件匯成浩大的信息流，成為社會改革發展和增效的寶貴資源。檔案信息化是現代社會行政事務管理水平的體現。

2.檔案管理信息化是實現資源整合，充分打破各個檔案之間毫無聯系和勾連的關系，使其能夠實現共享和勾連，從多方便查找和管理。檔案資源的整合，可以通過建立數據電子檔案和管理機構的方式來實現對信息的有效利用和管理，從而實現資源的共享，使之更好的為社會發展服務。

3.檔案管理信息化是電子建檔的前提，也是比紙質檔案管理更為有效和便捷的一種方式;同時電子檔案也是檔案發展的需要，兩者之間相輔相成，在現代檔案工作中缺一不可。但是電子檔案尤其更具有優越性，更能適合現代化工作的需要。

二、農機電子檔案管理系統現狀

1.電子檔案規范化程度不夠，崗位職責不明確

目前我縣雖然有計算機等先進科學的管理設備已列入裝備，但是仍然沒有建立好一套完整的電子檔案管理制度，不能很好的落實崗位責任制，使檔案從收集、整理、備份等一系列工作缺乏制度化約束。

2.檔案信息化、科學化管理程度不高

目前雖然普及了檔案電子信息化管理，但是系統中仍然有很多方面不完備，甚至沒有建立、建全起農機統計信息網絡系統，不能很好的為農機檔案管理人員進行數據分析。

3.上級領導對農機檔案管理重視不足

當前，各地區普遍缺乏專業的農機檔案管理人員，有些地方對檔案管理專業性存在認識不足，甚至出現無專人員管理或臨時代管現象，造成農機檔案缺失，而專職管理農機檔案人員，大多數都不是專業的檔案管理人員，沒有參加過甚至很少參加任何業務培訓，不熟悉檔案工作的業務流程，有的出現領導重視不夠，人事變動頻繁，造成檔案管理人員責任心不強，借出檔案不能及時歸檔現象。這些人為造成了檔案材料的不完整性和不確切性。

三、農機檔案管理存在的問題

1.單位領導重視不夠

目前，很多地區的檔案管理工作分工不明確，領導不夠重視檔案管理工作，出現兼職管理，無人管理，多人管理，崗位變動頻繁，加上管理人員意識淡薄、責任心不強，導致農業機械檔案管理混亂，出現檔案丟失，查詢困難的局面。

2.檔案信息沒有完全發揮作用

農機檔案為農機人事工作和經濟建設服務，多數是被動提供信息，查閱的大部分內容是農業機械的自然情況、購買者信息、補貼信息等，為農機工作決策提供依據。受傳統觀念影響，提供利用檔案主要是坐等上門服務，缺乏主動參與意識。

3.管理維護水平較低

有的農機檔案管理人員因信息更新不及時而不全面，需要與檔案進行核對后才能確認，一旦工作不細就形成了錯誤信息，上級系統單位對農機信息應用較少，只能做一些簡單查詢。到目前為止，統計報表之類的工作還沒有成熟的參與到農機電子檔案管理中去，而與農機工作的綜合評價等工作聯系不緊密。主要原因是信息系統不夠完善，信息功能不夠強大。

四、加強農機電子檔案管理的措施

1.加強組織領導，強化責任

按照《中華人民共和國檔案法》規定在設計歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、工作職責及保管借閱、記錄統計等方面監理繾綣農機檔案管理制度，嚴格按照農業部“三個規范”的要求建立農機檔案室，實行“誰負責，誰簽字”的原則，確保檔案內容規范、完整。

2.加強基礎建設，強化環境管理

加強農機電子檔案管理的電子設備(如電腦、打印機、照相機復印機)等辦公器材的管理，確保硬件設施以及軟件提檔升級，檔案室內需具備滅火器、防蟲劑等專用檔案管理用品，切實做好防盜、防火、防水、防蛀工作，保證了農機監理檔案的安全。

3.定期開展檔案清查，確保檔案真實完整

在加強源頭管理的基礎上，定期對所有農機監理業務檔案進行全面檢查、清理、整理，及時對存在的問題、缺少資料的檔案進行查漏補缺，進一步健全和完善農業機械及其駕駛(操作)人員總臺賬和分臺賬。

4.加強信息化建設，完善電子檔案臺賬

將農機駕駛員、農機車輛轉入、過戶、變更等檔案信息全部實行系統微機化管理，不斷快速完善軟件系統建設升級改造，確保紙質檔案、電子檔案信息完整相符。

5.強化管理，加強信息員隊伍建設

組織信息化工作是一項專業性很強的工作，必須由個人素質高、業務精的專業人才作保障，堅持素質標準與業務標準并重，選好配強組工信息員，把個人素質好、業務精、責任心強、懂技術、會管理的工作人員選配到信息化工作崗位，組織業務工作人員要切實轉變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學習信息技術，為農業機械化發展提供各種可靠及時的信息資料，加強信息資源的有效高效處理，充分利用信息平臺，實現信息共享、資源共用，使農機檔案管理適應于農業現代化的快速發展需要。