企業電子文件管理的思考

蘇方偉 陸燕 福建寧德核電有限公司

前言

隨著網絡技術與信息技術的發展與普及，迎來了企業活動數字化、信息化的高潮，某核電站逐步建立了信息管理系統代替以往手續繁雜的流程，許多日常工作可直接使用計算機通過網絡在線辦理，如企業內部工作文件包審查流程，圖書采購申請流程、文印服務流程、海報發布流程等。隨著業務電子化程度不斷提高，公司信息資源愈來愈多的以電子形式存在。如何做好電子文件的管理與歸檔工作，已經成為新時代檔案工作的重要組成部分，也成為企業檔案管理面臨的最大挑戰與難題。

1 基本概念與特點

1.1 電子文件定義

最近頒布的國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》GB/T 18894-2016中，電子文件的定義為：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構、背景組成。

1.2 電子文件特點

（1）依賴性：即對硬件和軟件的相對依賴性。電子文件一般是由數字設備生成的，產生于一定的硬件和軟件環境。以前由于信息技術發展水平的制約，數字產品的硬件、軟件更新換代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環境存在依賴性。隨著技術的不斷發展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實性保證方面的問題還需要從文件的生成運行過程中采取管理和技術措施進一步研究解決。

（2）非直讀性：電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數字設備和相關軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長期可讀性。

（3）分離性：與紙質文件相比，電子文件的載體與其信息的結合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對于信息內容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。

（4）復雜性：電子文件的種類、表現形式繁多，其結構復雜，增加了電子文件歸檔管理的難度。電子文件背景信息和元數據對保證電子文件的真實性、完整性、長期可讀性更加重要，而且與電子文件本身的結合也是松散的，需要采取人為干預措施和技術手段才能使背景信息和元數據同時歸檔。

（5）便利性：電子文件是依托于網絡以及軟件的基礎上進行利用，其信息共享與利用的優點得到了最大化的發揮，信息共享相對比較便利，在標準化的前提下，信息共享可以無障礙實現，可不受地域與時間的限制。

（6）安全性：如何保證其信息安全相對比較復雜，除了采取必要的管理措施外，還要有相應的技術手段來保證信息利用、傳輸的安全保密。

2 企業電子文件管理面臨的問題

2.1 技術問題

業務系統有數百個, 電子文件種類、格式、依賴的軟硬件環境繁雜多樣；系統投用數十年,目前已產生大量的電子數據未予以歸檔，形成一個個信息孤島，這種現象在信息化建設的起始階段十分的普遍。

2.2 管理問題

在建設初期，信息化未像目前這樣普及，且電子文件數量不多，未能引起足夠的重視，不少信息系統的建設中，缺少電子文件管理的功能設計，忽略了與電子文件歸檔相配套的功能，致使出現對電子文件沒有進行及時整理、鑒定和歸檔的現象。

3 企業電子文件管理的思考

3.1 貼近用戶需求，開展試點項目

公司采購業務流程已經電子化，但采購過程中仍有一些需要歸檔的紙質文件，且這類文件種類多、數量大、遞增快、占地面積大，導致采購人員需要同時處理紙質文件與電子文件，管理成本巨大。故合同采購部門首先提出了采購業務系統電子歸檔的需求。

文檔管理部門通過對同行及國內電子文件歸檔試點項目調查研究，在符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規要求的前提下，以節省檔案保管空間，降低管理成本，提高利用效率為目的，開展了采購業務系統電子文件歸檔工作。

3.2 采用技術手段，加強“四性”檢測

公司電子歸檔平臺設置電子文件四性檢測功能，該功能具有普適性，可以應用在歸檔平臺采集、整理、移交、接收、利用的各個環節，也能夠被不同業務系統，不同文檔管理系統和電子文件存儲系統或服務器等調用。檢測要點如下：

真實性檢測：對電子文件的來源真實性、元數據準確性、內容實性、元數據與內容關聯一致性、歸檔信息包的真實性進行檢測。

完整性檢測：對電子文件數據總量、元數據完整性、內容完整性和歸檔信息包的完整性進行檢測。

可用性檢測：對電子文件元數據可用性、軟硬件環境、歸檔信息包可用性進行檢測。

安全性檢測：對電子文件歸檔信息包病毒、歸檔載體安全性及歸檔過程安全性進行檢測。

3.3 設置預歸檔模塊，增加人工驗證

采購結束的項目，由文件管理人員使用系統的預歸檔功能對采購電子文件材料及其元數據進行初步的整理與組卷，形成電子文件包（對數據結構、命名有一定的規范要求）。

檔案管理員使用系統的電子檔案管理模塊對整理好的文件進行檢查，不通過的返回，由文件管理人員重新整理；檢查通過后，由系統根據組卷規則自動組卷歸檔。

4 總結

隨著科學技術的不斷發展，及人們認知的提高和對電子文件需求的擴大，電子文件歸檔過程中，一些困擾著我們的技術難題也在逐步的解決，管理措施與制度也不斷的完善中。因此，根據電子文件自身的特點，制定出一套合理、可行的電子文件管理方案，有效地保證電子文件的管理與利用，是每一個文檔管理人員思考的重要問題。