淺析大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息的挖掘

劉紅

【摘 要】大數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透進(jìn)人們生活的各個方面，在此背景下，高校檔案的管理也面臨著各種考驗(yàn)，我們需要正視高校檔案管理的現(xiàn)狀，并創(chuàng)新其管理模式。本文首先闡述了大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案的特征，然后分析了大數(shù)據(jù)環(huán)境下挖掘高校檔案信息的必要性，進(jìn)而提出有效挖掘高校檔案信息的對策。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高校檔案;信息挖掘;對策

中圖分類號： G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）29-0122-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.29.056

Exploration of University Archives Information Under the Environment of Big Data

LIU Hong

（Xinyang Normal University， Xinyang Henan 464000， China）

【Abstract】Big data has penetrated into all aspects of our life. Under this background， the management of archives in universities were tested to the utmost. We need to face up to the present situation and innovate its management mode. This work first expounds the characteristics of university archival under the environment of big data， analyzes the necessity of excavating university archival information under this environment， and then puts forward some strategies for effectively excavating university archival information.

【Key words】Big data; University Archives; Information Mining; Strategies

0 引言

檔案資料涉及到人們生活的方方面面，通過檔案信息，可以了解歷史文化趣事，可以知曉事物發(fā)展的因果關(guān)系，可以探索很多事情的來龍去脈，檔案信息的挖掘使得我們的生活更豐富。特別是在高校，檔案信息尤為重要。高校的檔案信息主要是師生信息，它包括在校學(xué)生和已畢業(yè)學(xué)生在校期間情況的記錄，在職老師、退休老師或離職老師在校表現(xiàn)情況的記錄。但隨著社會的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，高校的檔案資料越來越多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能很精確地反應(yīng)真實(shí)情況。因此，如何在大數(shù)據(jù)環(huán)境中有效挖掘高校檔案信息尤為重要。

1 高校檔案在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的特征

大數(shù)據(jù)概念最早由麥肯錫公司提出來，它信息量大，增長率高，多樣化，很難用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理或處理，需要新的模式處理以獲得更強(qiáng)的決策力、更敏銳的洞察發(fā)現(xiàn)力和更有效的流程優(yōu)化能力。大數(shù)據(jù)時代給我們帶來機(jī)遇，也帶來挑戰(zhàn)。大家所熟知的阿里巴巴平臺正是很好運(yùn)用大數(shù)據(jù)時代的機(jī)遇，使得淘寶活躍用戶量高達(dá)5.76億，開創(chuàng)了中國電商平臺新時代。那么高校檔案應(yīng)如何面對大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇快速發(fā)展，這是我們要思考的問題。

隨著時代的步伐，高校的發(fā)展越來越快，這其中會涉及到各種類型的數(shù)據(jù)，久而久之，形成龐大的數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)可以客觀地反映高校的發(fā)展史，是了解高校精神的核心內(nèi)容。在時代車輪的推動下，要想領(lǐng)悟高校精神，建設(shè)高校檔案信息庫，首先要充分挖掘大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案信息。

1.1 高校儲存的檔案信息資源豐富

高校的發(fā)展歷程，經(jīng)過時間的累積，具有豐富的館藏資源，它們是高校的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)這些檔案信息資源的整合，可以使高校的檔案資源更有價值。

1.2 高校儲存的檔案信息資源多樣化

高校檔案不僅有書籍、照片、光盤等實(shí)物資料，還包括部分電子版材料。由于儲存類型多樣，導(dǎo)致整理分類有一定的難度。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下挖掘高校檔案信息的必要性

2.1 檔案存儲方便

高校檔案信息的存儲以前大部分都是紙質(zhì)版，時間久了，紙質(zhì)材料會慢慢腐蝕，有的破爛，管理起來不方便，保留完整內(nèi)容有一定的困難性。此外，大量紙質(zhì)材料的存儲，需要專門的儲藏間，儲藏間不僅占用巨大空間，而且還需要專人看護(hù)，專人打掃，人力物力消耗較大。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案信息已經(jīng)不再適用紙質(zhì)材料的存儲，可以運(yùn)用新技術(shù)將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子版，不僅便于長期存儲，而且不需要占用很大的空間。

2.2 可實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

傳統(tǒng)的檔案信息調(diào)閱起來比較麻煩，在進(jìn)行資料匯編時，現(xiàn)有檔案信息不完善，有時需要出差到對應(yīng)的部門查閱資料，需要開介紹信，電話預(yù)約時間，乘車等等，流程比較麻煩，查閱也有限制。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，大學(xué)檔案信息可以實(shí)現(xiàn)資源共享。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)，互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，高校檔案信息可以在線共享，如果有關(guān)機(jī)構(gòu)需要查閱相關(guān)信息，可以在線申請，審核通過后，直接在線查閱，方便快捷。

2.3 查閱方便

高校檔案主要是紙質(zhì)版形式的時候，要想查閱一份檔案，需要工作人員親自到現(xiàn)場翻閱相關(guān)書籍，或者去庫房分類查閱，用肉眼查閱，然后標(biāo)記，統(tǒng)計(jì)，記錄，過程比較費(fèi)力，效率不高，而大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息資源的重組、編排，可以直接搜索查詢，精準(zhǔn)定位所需要的信息，可以在線直接標(biāo)記、整理、組合，內(nèi)容全面，精確度高。

2.4 可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操控

比如已離校學(xué)生想要考取戶口所在地的招教，需要畢業(yè)學(xué)校的政審表，而且要有相關(guān)單位蓋章。然而很多學(xué)生的家離學(xué)校比較遠(yuǎn)，來回一趟比較費(fèi)勁，要么返回母校打印，要么委托他人幫忙打印，然后郵寄過去，這樣需要好幾天的等待時間。然而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，可以實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理模式，通過Internet實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作功能。比如該生通過聯(lián)系輔導(dǎo)員，進(jìn)入指定網(wǎng)頁，輸入自己的個人信息，遠(yuǎn)程搜索到需要打印的信息，可以在本地電腦直接下載帶有公章的電子版，然后打印出紙質(zhì)版本即可。不僅具有實(shí)效性，而且節(jié)省精力，免去文件蓋章時，有關(guān)人員出差，無法及時辦理的煩惱。

2.5 檔案的價值決定

有效挖掘檔案信息，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理檔案，這是信息時代的必然選擇。順應(yīng)時代潮流，利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，挖掘紙質(zhì)版中有價值的檔案信息，規(guī)范化管理，您不僅可以避免檔案文件丟失，記錄錯誤和難以發(fā)現(xiàn)的問題，還可以提高檔案文件信息排序的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檢查檔案中的錯誤信息很困難，而且檔案丟失也十分不安全。高校是培養(yǎng)人才的搖籃，高校的檔案信息是它的核心資本，不科學(xué)的檔案管理，很可能造成資源浪費(fèi)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案信息管理受到更多監(jiān)督，需要更嚴(yán)格的管理。

3 有效挖掘高校檔案信息的對策

大數(shù)據(jù)時代給高校檔案管理帶來發(fā)展機(jī)遇，但對于高校檔案的管理也提出了更高的要求。充分利用它的優(yōu)勢，創(chuàng)新挖掘高校檔案信息，體現(xiàn)檔案資源的價值。

3.1 統(tǒng)一的信息處理平臺

高校檔案種類比較多，可以通過創(chuàng)建統(tǒng)一的信息處理平臺，將各種數(shù)據(jù)庫整合為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，方便調(diào)閱。平臺可以使用SPSS、Tableau、Spotfire等數(shù)據(jù)軟件搭建的平臺。這個系統(tǒng)把數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納分類，方便檢索相關(guān)信息。

3.2 紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換無紙化檔案

目前很多高校檔案的儲存形式主要有兩種，一種是紙質(zhì)版的檔案，另外一種是紙質(zhì)版的檔案與部分電子版檔案共存。紙質(zhì)版檔案主要通過已有的紙介質(zhì)文檔來保存資料，電子版檔案的存儲形式相對全面，不止局限于文字/圖片形式，還可以通過音頻、視頻等形式儲存資料。利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，這種多樣化的存儲形式可以轉(zhuǎn)化為同一種存儲類型。這樣有一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，查閱資料，保存檔案，也就更加方便。

3.3 提高管理意識

在高校建設(shè)過程中，高校檔案發(fā)揮著舉足輕重的作用，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)管理意識，更新管理理念。檔案管理人員不能只是年紀(jì)偏大，或與檔案建設(shè)不相關(guān)人員，檔案建設(shè)也需要新鮮血液。檔案管理人員的選取一定要慎重，可以選擇主修檔案學(xué)的進(jìn)行規(guī)劃檔案，計(jì)算機(jī)專業(yè)的進(jìn)行軟件信息處理，數(shù)學(xué)專業(yè)的進(jìn)行數(shù)據(jù)分析分類，文學(xué)專業(yè)的進(jìn)行文字編輯排版，只有多種人才組合，才能建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍。然后通過一定的獎懲機(jī)制，激勵工作人員的干勁，使大家齊心協(xié)力，努力方向一致。其次檔案管理的硬件設(shè)施也需提高。不能只是一個大大的儲藏間，然后堆積一堆陳舊的檔案。檔案信息可能隨時更新，應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，隨時更新數(shù)據(jù)庫中的檔案信息。

3.4 全方位創(chuàng)新

檔案資源的創(chuàng)新應(yīng)用及快速發(fā)展推動各行各業(yè)的進(jìn)步，高校檔案也在其中。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案的發(fā)展不能止步不前，否則會被時代的車輪淘汰。高校檔案應(yīng)該著眼于了解用戶的需求，靈活運(yùn)用數(shù)據(jù)分析軟件以及大數(shù)據(jù)方法，全方位創(chuàng)新管理高校檔案。

3.5 提高安全意識

檔案資源的價值對高校的發(fā)展起著不可忽略的重要作用。但在數(shù)據(jù)時代，由于龐大的數(shù)字信息魚龍混雜，網(wǎng)絡(luò)黑客的侵入，高校檔案信息的安全受到嚴(yán)重的考驗(yàn)。如果沒有建立健全科學(xué)的管理系統(tǒng)，很容易引起檔案丟失、數(shù)據(jù)泄露、檔案信息不準(zhǔn)確等問題，甚至給高校的發(fā)展帶來更嚴(yán)重的后果。因?yàn)闄n案問題涉及隱私，挖掘高校檔案信息過程中，必須建立安全的防護(hù)系統(tǒng)，保護(hù)師生檔案的隱私，規(guī)范存檔，建檔，有原則，有制度的調(diào)用高校檔案信息。同時還需要加入報(bào)警系統(tǒng)防護(hù)，嚴(yán)格防范黑客的侵入，避免盜取用戶信息，甚至在市場上倒賣的情況。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代浪潮的推動下，高校檔案不能墨守成規(guī)，應(yīng)以開放、包容的態(tài)度積極迎接挑戰(zhàn)。雖然大數(shù)據(jù)給高校檔案的發(fā)展帶來各種考驗(yàn)，但是只要科學(xué)規(guī)劃，合理建設(shè)，積極引導(dǎo)，采取有效措施發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，可以有效提高挖掘高校檔案信息的工作質(zhì)量，同時員工工作效率也會提升，進(jìn)而推動高校的可持續(xù)發(fā)展。新媒體的發(fā)展也給高校檔案帶來巨大沖擊，下一步研究新媒體形勢下，高校檔案的發(fā)展趨勢。

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