淺析大數據環(huán)境下高校檔案信息的挖掘

劉紅

【摘 要】大數據已經滲透進人們生活的各個方面，在此背景下，高校檔案的管理也面臨著各種考驗，我們需要正視高校檔案管理的現(xiàn)狀，并創(chuàng)新其管理模式。本文首先闡述了大數據環(huán)境下高校檔案的特征，然后分析了大數據環(huán)境下挖掘高校檔案信息的必要性，進而提出有效挖掘高校檔案信息的對策。

【關鍵詞】大數據;高校檔案;信息挖掘;對策

中圖分類號： G270.7 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）29-0122-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.29.056

Exploration of University Archives Information Under the Environment of Big Data

LIU Hong

（Xinyang Normal University， Xinyang Henan 464000， China）

【Abstract】Big data has penetrated into all aspects of our life. Under this background， the management of archives in universities were tested to the utmost. We need to face up to the present situation and innovate its management mode. This work first expounds the characteristics of university archival under the environment of big data， analyzes the necessity of excavating university archival information under this environment， and then puts forward some strategies for effectively excavating university archival information.

【Key words】Big data; University Archives; Information Mining; Strategies

0 引言

檔案資料涉及到人們生活的方方面面，通過檔案信息，可以了解歷史文化趣事，可以知曉事物發(fā)展的因果關系，可以探索很多事情的來龍去脈，檔案信息的挖掘使得我們的生活更豐富。特別是在高校，檔案信息尤為重要。高校的檔案信息主要是師生信息，它包括在校學生和已畢業(yè)學生在校期間情況的記錄，在職老師、退休老師或離職老師在校表現(xiàn)情況的記錄。但隨著社會的快速發(fā)展，大數據時代的到來，高校的檔案資料越來越多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經不能很精確地反應真實情況。因此，如何在大數據環(huán)境中有效挖掘高校檔案信息尤為重要。

1 高校檔案在大數據環(huán)境下的特征

大數據概念最早由麥肯錫公司提出來，它信息量大，增長率高，多樣化，很難用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理或處理，需要新的模式處理以獲得更強的決策力、更敏銳的洞察發(fā)現(xiàn)力和更有效的流程優(yōu)化能力。大數據時代給我們帶來機遇，也帶來挑戰(zhàn)。大家所熟知的阿里巴巴平臺正是很好運用大數據時代的機遇，使得淘寶活躍用戶量高達5.76億，開創(chuàng)了中國電商平臺新時代。那么高校檔案應如何面對大數據時代的挑戰(zhàn)，抓住機遇快速發(fā)展，這是我們要思考的問題。

隨著時代的步伐，高校的發(fā)展越來越快，這其中會涉及到各種類型的數據，久而久之，形成龐大的數據庫。這些數據可以客觀地反映高校的發(fā)展史，是了解高校精神的核心內容。在時代車輪的推動下，要想領悟高校精神，建設高校檔案信息庫，首先要充分挖掘大數據環(huán)境下的高校檔案信息。

1.1 高校儲存的檔案信息資源豐富

高校的發(fā)展歷程，經過時間的累積，具有豐富的館藏資源，它們是高校的寶貴財富。加強這些檔案信息資源的整合，可以使高校的檔案資源更有價值。

1.2 高校儲存的檔案信息資源多樣化

高校檔案不僅有書籍、照片、光盤等實物資料，還包括部分電子版材料。由于儲存類型多樣，導致整理分類有一定的難度。

2 大數據環(huán)境下挖掘高校檔案信息的必要性

2.1 檔案存儲方便

高校檔案信息的存儲以前大部分都是紙質版，時間久了，紙質材料會慢慢腐蝕，有的破爛，管理起來不方便，保留完整內容有一定的困難性。此外，大量紙質材料的存儲，需要專門的儲藏間，儲藏間不僅占用巨大空間，而且還需要專人看護，專人打掃，人力物力消耗較大。大數據環(huán)境下，高校檔案信息已經不再適用紙質材料的存儲，可以運用新技術將紙質材料轉化為電子版，不僅便于長期存儲，而且不需要占用很大的空間。

2.2 可實現(xiàn)檔案資源共享

傳統(tǒng)的檔案信息調閱起來比較麻煩，在進行資料匯編時，現(xiàn)有檔案信息不完善，有時需要出差到對應的部門查閱資料，需要開介紹信，電話預約時間，乘車等等，流程比較麻煩，查閱也有限制。在大數據環(huán)境中，大學檔案信息可以實現(xiàn)資源共享。現(xiàn)在網絡技術發(fā)達，互聯(lián)網+時代的到來，高校檔案信息可以在線共享，如果有關機構需要查閱相關信息，可以在線申請，審核通過后，直接在線查閱，方便快捷。

2.3 查閱方便

高校檔案主要是紙質版形式的時候，要想查閱一份檔案，需要工作人員親自到現(xiàn)場翻閱相關書籍，或者去庫房分類查閱，用肉眼查閱，然后標記，統(tǒng)計，記錄，過程比較費力，效率不高，而大數據環(huán)境下檔案信息資源的重組、編排，可以直接搜索查詢，精準定位所需要的信息，可以在線直接標記、整理、組合，內容全面，精確度高。

2.4 可實現(xiàn)遠程操控

比如已離校學生想要考取戶口所在地的招教，需要畢業(yè)學校的政審表，而且要有相關單位蓋章。然而很多學生的家離學校比較遠，來回一趟比較費勁，要么返回母校打印，要么委托他人幫忙打印，然后郵寄過去，這樣需要好幾天的等待時間。然而在大數據環(huán)境下，可以實現(xiàn)高校檔案信息化管理模式，通過Internet實現(xiàn)遠程操作功能。比如該生通過聯(lián)系輔導員，進入指定網頁，輸入自己的個人信息，遠程搜索到需要打印的信息，可以在本地電腦直接下載帶有公章的電子版，然后打印出紙質版本即可。不僅具有實效性，而且節(jié)省精力，免去文件蓋章時，有關人員出差，無法及時辦理的煩惱。

2.5 檔案的價值決定

有效挖掘檔案信息，實現(xiàn)科學管理檔案，這是信息時代的必然選擇。順應時代潮流，利用大數據的優(yōu)勢，挖掘紙質版中有價值的檔案信息，規(guī)范化管理，您不僅可以避免檔案文件丟失，記錄錯誤和難以發(fā)現(xiàn)的問題，還可以提高檔案文件信息排序的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檢查檔案中的錯誤信息很困難，而且檔案丟失也十分不安全。高校是培養(yǎng)人才的搖籃，高校的檔案信息是它的核心資本，不科學的檔案管理，很可能造成資源浪費。在大數據環(huán)境下，高校檔案信息管理受到更多監(jiān)督，需要更嚴格的管理。

3 有效挖掘高校檔案信息的對策

大數據時代給高校檔案管理帶來發(fā)展機遇，但對于高校檔案的管理也提出了更高的要求。充分利用它的優(yōu)勢，創(chuàng)新挖掘高校檔案信息，體現(xiàn)檔案資源的價值。

3.1 統(tǒng)一的信息處理平臺

高校檔案種類比較多，可以通過創(chuàng)建統(tǒng)一的信息處理平臺，將各種數據庫整合為統(tǒng)一的數據庫，方便調閱。平臺可以使用SPSS、Tableau、Spotfire等數據軟件搭建的平臺。這個系統(tǒng)把數據庫中的數據進行歸納分類，方便檢索相關信息。

3.2 紙質檔案轉換無紙化檔案

目前很多高校檔案的儲存形式主要有兩種，一種是紙質版的檔案，另外一種是紙質版的檔案與部分電子版檔案共存。紙質版檔案主要通過已有的紙介質文檔來保存資料，電子版檔案的存儲形式相對全面，不止局限于文字/圖片形式，還可以通過音頻、視頻等形式儲存資料。利用大數據的優(yōu)勢，這種多樣化的存儲形式可以轉化為同一種存儲類型。這樣有一個統(tǒng)一的數據庫，查閱資料，保存檔案，也就更加方便。

3.3 提高管理意識

在高校建設過程中，高校檔案發(fā)揮著舉足輕重的作用，高校領導應該加強管理意識，更新管理理念。檔案管理人員不能只是年紀偏大，或與檔案建設不相關人員，檔案建設也需要新鮮血液。檔案管理人員的選取一定要慎重，可以選擇主修檔案學的進行規(guī)劃檔案，計算機專業(yè)的進行軟件信息處理，數學專業(yè)的進行數據分析分類，文學專業(yè)的進行文字編輯排版，只有多種人才組合，才能建設一支高質量的檔案管理隊伍。然后通過一定的獎懲機制，激勵工作人員的干勁，使大家齊心協(xié)力，努力方向一致。其次檔案管理的硬件設施也需提高。不能只是一個大大的儲藏間，然后堆積一堆陳舊的檔案。檔案信息可能隨時更新，應加強基礎設施建設，隨時更新數據庫中的檔案信息。

3.4 全方位創(chuàng)新

檔案資源的創(chuàng)新應用及快速發(fā)展推動各行各業(yè)的進步，高校檔案也在其中。隨著大數據時代的到來，高校檔案的發(fā)展不能止步不前，否則會被時代的車輪淘汰。高校檔案應該著眼于了解用戶的需求，靈活運用數據分析軟件以及大數據方法，全方位創(chuàng)新管理高校檔案。

3.5 提高安全意識

檔案資源的價值對高校的發(fā)展起著不可忽略的重要作用。但在數據時代，由于龐大的數字信息魚龍混雜，網絡黑客的侵入，高校檔案信息的安全受到嚴重的考驗。如果沒有建立健全科學的管理系統(tǒng)，很容易引起檔案丟失、數據泄露、檔案信息不準確等問題，甚至給高校的發(fā)展帶來更嚴重的后果。因為檔案問題涉及隱私，挖掘高校檔案信息過程中，必須建立安全的防護系統(tǒng)，保護師生檔案的隱私，規(guī)范存檔，建檔，有原則，有制度的調用高校檔案信息。同時還需要加入報警系統(tǒng)防護，嚴格防范黑客的侵入，避免盜取用戶信息，甚至在市場上倒賣的情況。

4 結語

在大數據時代浪潮的推動下，高校檔案不能墨守成規(guī)，應以開放、包容的態(tài)度積極迎接挑戰(zhàn)。雖然大數據給高校檔案的發(fā)展帶來各種考驗，但是只要科學規(guī)劃，合理建設，積極引導，采取有效措施發(fā)揮大數據優(yōu)勢，可以有效提高挖掘高校檔案信息的工作質量，同時員工工作效率也會提升，進而推動高校的可持續(xù)發(fā)展。新媒體的發(fā)展也給高校檔案帶來巨大沖擊，下一步研究新媒體形勢下，高校檔案的發(fā)展趨勢。

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