淺談檔案室的紙質檔案保護工作

摘要：本文主要分析紙質檔案保護工作的重要性，從人為和自然角度分析紙質檔案破損的原因，并提出了一系列解決方案。同時，對紙質檔案工作的管理流程及人員素質的培養，也提出了相關建議，以供相關工作人員參考。

關鍵詞：紙質檔案 安全 措施

檔案是各事業單位、機關以及個人在社會活動中的經歷所形成的各種形式的原始資料，具有重要的價值。而檔案保護工作則是檔案管理工作中的重要環節。檔案的類型在現階段主要可以分為電子檔案和紙質檔案。雖然在網絡信息技術發達的今天，電子檔案正發揮著越來越重要的作用，但是這并不意味著紙質檔案將會被完全取代。紙質檔案優點較多，便于管理利用、便于保密、不依賴于設備、相對穩定。因此，隨著電子檔案的廣泛應用，紙質檔案的使用率不減反增。從影響紙質檔案壽命的多方面因素入手，研究提高檔案管理的方法，提高紙質檔案保存的年限意義重大。

一、紙質檔案破損的原因

紙張在保存和使用的過程中，會因為各種不同的因素影響，造成程度不同的破損。大致的原因可分為兩種：一種是人為使用時造成的破損，一種是自然原因造成的破損。

（一）人為原因。有些紙質檔案利用較為頻繁，檔案移動過程中，紙張的材料強度與耐久性會不斷下降，檔案室的工作者專業程度不夠，責任心差，對檔案疏于管理。對此可以通過加強人員監督管理來減少檔案磨損。

（二）自然原因。紙質檔案的壽命受周圍保存環境影響較大，空氣濕度、灰塵、氣體、光線等都會不同程度地對紙質檔案造成損耗。

二、紙質檔案破損的防治方法

（一）穩定環境。紙張的主要原料是植物纖維素，植物纖維素會隨著周圍的光合作用、溫濕度及氧化程度而變化，反映在紙張上就是拉力、強度、耐折度。而預防這些化學反應，就要嚴格控制反應條件，也就是把控好檔案的存放環境，防止產生酸性環境、光照直射、霉菌滋生，要嚴格穩定庫房濕度，保存環境的濕度過高或過低都會對紙張造成影響。

紫外線會對紙張耐久度和印刷水墨、字跡造成影響。紫外線與植物纖維發生光合作用，使植物纖維素變質。如果文件潮濕，紫外線的破壞作用就會更快，紙張在光的照射下，很快會發脆發黃。因此，要最大限度地減少紙張受光照的時間，查閱紙質檔案時要注意曝光時間，避免在陽光強烈照射下翻查檔案，凡是用于展覽展出的紙質檔案，都要盡可能地使用復印制品。

高溫也會對紙質造成影響。在高溫下，紙張由于失水量過多，質量、耐折度、抗張強度和白度等指標均有明顯下降。

檔案存放應選擇通風好、采光好、防火防潮好的樓層。屋內各種防曬、防潮、防霉、防塵、防蟲設施完善齊全。放置柜的擺放也要注意建筑物本身的防潮和排水。放置柜不可緊貼墻壁，應與墻壁保持一定距離，擺放規則應遵循方便、整齊、美觀等原則，配置不同規格的放置柜，以滿足不同類型的檔案需求。

（二）規范化管理。要貫徹落實檔案利用規章制度，嚴格按照標準狠抓嚴抓違規情況，加強檔案管理人員的責任意識，定期培訓學習檔案保護工作的知識和管理條例的相關制度。實行嚴格的責任制和獎懲制，制定明確的責任分工和工作考評標準，對檔案利用者因違反規定造成的檔案損壞或保密信息泄露問題，要根據條例規定進行處罰，情節嚴重者移送司法機關處理。

及時完善更新規范制度體系，加強監督與管理，對檔案利用情況和檔案管理人員工作情況進行如實記錄，公正客觀地分析檔案利用過程中出現的問題和管理人員的失誤及不足。主管領導或部門領導要不定期對檔案管理人員的工作進行檢查，督促管理人員對檔案利用者進行嚴格監督，形成一級對一級的檢查鏈，將檔案利用者可能發生失誤而導致檔案損壞的可能性降到最低。

對檔案利用實行全程監控。通過安裝監控設施或人員跟隨等方式，對檔案利用者進入檔案場所的過程進行全程監管，以便查找問題和追究責任。

（三）人員素質培養。檔案管理人員和檔案利用者是直接接觸檔案文件的人員。為防止紙質檔案再利用過程中造成的人為破損，必須加強這兩類人員的專業素質水平和檔案保護意識。

檔案管理人員是整個檔案利用過程中確保檔案安全利用的引導者，也是紙質檔案保養和維護的工作者。所以，檔案管理人員要有過硬的專業技術知識和良好的職業情操。要加強檔案管理人員的檔案保護意識，定期進行專業培訓，提高檔案管理者的紙質檔案保護技能。

檔案利用者是檔案利用過程中的主體。檔案利用者缺乏檔案保護意識也是導致紙質檔案損壞的重要原因之一，因此，要對檔案利用者進行檔案安全利用的宣傳和知識教育。可在檔案管理場所張貼告示，闡述詳細的借閱規定和懲處條例，并在每個利用者借閱檔案之前告知相關規定。

三、結語

隨著時代的發展，電子檔案越來越普及，但紙質檔案是很多數據資料的原始載體，其真實的原始性、無法替代的憑證性和持久穩定的安全性，注定了它不可能被取代。因此，做好紙質檔案的保護工作是十分必要的。

參考文獻：

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（作者簡介：邢亞男，女，碩士研究生，吉林省文化館，館員，研究方向：檔案管理）（責任編輯 徐參文）