事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

譚其霞 山東省濰坊市臨朐縣環(huán)境衛(wèi)生中心 山東濰坊 262600

1 引言

檔案管理工作是很多單位的重點(diǎn)管理工作之一，對(duì)于其他工作的開展有十分重要的意義。信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得過去事業(yè)單位進(jìn)行文件檔案管理的管理模式逐漸被淘汰，電子化辦公逐漸成為主流。在一些基層單位中，文件檔案管理逐漸變成無紙化的管理方式，不僅可以提高管理效率，也能節(jié)省資金和人力，對(duì)于基層事業(yè)單位的發(fā)展有十分積極的意義。

2 事業(yè)單位文件檔案管理概述

檔案的價(jià)值不僅僅存在于紙張上，更體現(xiàn)在檔案信息的指導(dǎo)作用上。檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成。檔案不僅是對(duì)事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程的記錄，也是對(duì)事業(yè)單位日常工作客觀描述，對(duì)于指導(dǎo)未來事業(yè)單位的發(fā)展有重要意義。信息技術(shù)的興起大大提高了文件檔案管理的工作效率，解決了傳統(tǒng)檔案管理模式中準(zhǔn)確率和效率都較低的問題。因此我們需要重視事業(yè)單位的文件檔案管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立信息化管理系統(tǒng)，打造電子檔案管理體系，解決新時(shí)期發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位需要不斷創(chuàng)新理念和技術(shù)，保證文件檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)文件檔案管理的現(xiàn)代化。

3 基層單位文件檔案管理存在的問題

3.1 管理制度不完善

基層單位檔案管理涉及到的檔案種類和內(nèi)容很多，比較復(fù)雜，因此嚴(yán)謹(jǐn)性要求較高。但目前來說，基層單位的檔案管理制度尚不完善，對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)化還不明確，工作的規(guī)范化程度較低，檔案管理人員在具體工作時(shí)缺乏指導(dǎo)和約束，對(duì)檔案資料的擺放和整理不太合理，這樣在他人查找檔案信息時(shí)需要消耗更多的時(shí)間和精力，而且也不能保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，給檔案管理工作增加了難度。

3.2 人員結(jié)構(gòu)存在問題

基層單位的檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較復(fù)雜，對(duì)于工作人員的專業(yè)性和能力有較高的要求。但實(shí)際上，基層單位專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)水平不高，大都沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，因此工作效率較低，也容易出現(xiàn)失誤，對(duì)于檔案管理的準(zhǔn)確性和真實(shí)性有很大影響。基層單位不重視檔案管理工作的開展，因此不注意培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，部分管理人員也沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不能夠有效開展檔案管理。

3.3 信息技術(shù)的利用程度較低

信息時(shí)代，信息技術(shù)得到非常廣泛的應(yīng)用，并為各行各業(yè)的發(fā)展起到較大的推動(dòng)作用。基層單位進(jìn)行檔案管理工作比較復(fù)雜，如果單純依靠人工，不僅工作效率很低，也容易出現(xiàn)錯(cuò)漏，而利用信息技術(shù)可以解決這些問題。目前來說，我國(guó)基層單位檔案管理工作對(duì)于信息技術(shù)的利用很少，雖然個(gè)別基層單位已經(jīng)建立起信息管理系統(tǒng)，但對(duì)于信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用存在不足，部分檔案管理人員依然是習(xí)慣使用紙質(zhì)檔案，無法發(fā)揮信息技術(shù)的真正作用，大大影響了工作效率。

4 基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化路徑探索

4.1 完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

基層單位需要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)信息化管理，提升檔案管理工作效率。基層單位需要在當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)上，結(jié)合基層單位檔案資料的特殊性和信息技術(shù)，制定符合本單位要求的檔案信息化管理制度，建立適用于本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)線上線下綜合管理。基層單位要保證所有檔案資料都進(jìn)行電子備份，包括過去的檔案資料，重新錄入到單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，并按照一定的規(guī)律進(jìn)行分類規(guī)劃，建立有效的電子查詢途徑，方便用戶查詢相應(yīng)的檔案信息。在這個(gè)過程中，基層單位要注意網(wǎng)絡(luò)信息安全，注意對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行保護(hù)，盡最大程度保證檔案資料的安全。

4.2 健全檔案管理制度

基層單位需要建立完善的檔案管理制度，以此提高檔案工作水平。基層單位需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，按照法律法規(guī)的規(guī)定，對(duì)檔案信息的記錄和保存標(biāo)準(zhǔn)、信息分類標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確的規(guī)定，在功檔案管理工作中統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，方便工作人員開展檔案管理工作。管理人員要按照標(biāo)準(zhǔn)開展管理，保證檔案資料信息的全面，盡量降低其中的錯(cuò)漏；定期進(jìn)行檔案資料的審核，建立責(zé)任承擔(dān)制度，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到具體的崗位，明確各自的工作職責(zé)，方便在出現(xiàn)問題時(shí)進(jìn)行追責(zé)，同時(shí)提高檔案管理人員的工作積極性。基層單位還要重視檔案管理制度的落實(shí)情況，加強(qiáng)過程監(jiān)督，并將檔案管理工作與績(jī)效考核相掛鉤，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)管理，以此提升檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

4.3 加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

基層單位進(jìn)行檔案管理工作對(duì)于人才的要求較高，檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理理論知識(shí)，還要有事業(yè)單位工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于基層單位工作制度有所了解，掌握相關(guān)工作流程，可以對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)記錄。因此基層單位要重視專業(yè)人才的選聘與培養(yǎng)。一方面要重視檔案管理工作，提高檔案管理人員的薪酬待遇，以此吸引更多的人才開展細(xì)想工作；建立嚴(yán)格的選聘制度，按照基層單位對(duì)于人才的要求進(jìn)行人才選聘，選擇具備檔案管理能力，了解事業(yè)單位相關(guān)知識(shí)，工作態(tài)度積極，責(zé)任意思強(qiáng)烈的檔案管理人員。另一方面要重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，定期組織專題培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)提升責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德素質(zhì)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4.4 加大資金投入

基層單位要想實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，需要投入大量的資金，因此要爭(zhēng)取國(guó)家和地方政府的支持，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括信息化硬軟件建設(shè)，提高檔案管理的設(shè)備水平，包括消毒柜、檔案架、加溫器、防潮設(shè)施等，還要促進(jìn)信息化平臺(tái)的整合和建設(shè)，保證有充足的產(chǎn)品設(shè)備和配套技術(shù)，同時(shí)對(duì)目前使用的軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行創(chuàng)新，提高數(shù)據(jù)處理和分析效率。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化管理手段對(duì)于事業(yè)單位文件檔案管理有重要意義，基層單位要重視文件檔案管理存在的問題，借助信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。