淺議大數據時代檔案管理模式的變化

大數據是隨著網絡技術高度發展而產生的一個新概念。如今，大數據已經被大眾所接受，大數據產業也朝著成熟化和大眾化方向不斷邁進。在大數據背景下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足時代需要，所以檔案管理模式亟待做出改變。那么，在大數據時代，檔案管理模式有何變化？如何優化檔案管理模式呢？下面是文章的回答。

一、大數據時代檔案管理模式的變化

（一）管理體系發生的變化

在傳統的檔案管理體系中，檔案的類型非常多，檔案管理以人工、手工管理為主，檔案管理手段缺少技術支持。由于檔案管理工作非常復雜，涉及的方面非常多，所以，許多檔案資料經常會出現丟失、破損等情況。大數據具有數據量大、快速響應、數據多樣性等特點。在大數據時代，企事業單位的檔案數量和類型都不斷增多，檔案主體也由紙質檔案變成了電子檔案。大數據時代的來臨，也給檔案管理體系帶來了強烈的沖擊，這也必將引起檔案管理理論和管理模式變革。在這種情況下，出現了新的檔案管理理論如文件連續體論、宏觀鑒定理論等，加上信息技術的支持，管理部門可以將檔案統籌規劃，統一管理，檔案管理出現了周密性、系統性等特點，檔案管理的信息化水平也不斷提高。

（二）檔案資源體系變化

館藏資源豐富，是提高檔案管理部門工作效率的關鍵。過去，企事業單位的檔案資源渠道主要是內部資源積累和搜集，檔案資源來源渠道狹窄，所以，許多檔案館的資源都殘缺不齊，缺少層次感、實用性。大數據時代的到來，導致信息資源以井噴之勢出現，企事業單位的檔案來源不再局限于內部，他們可以從面積廣泛的互聯網世界獲取更多有用的資料。因此，許多檔案館紛紛啟動了新的數據搜集渠道，這不僅拓寬了單位檔案數據資源獲取路徑，也使得單位檔案內容和采集方式發生了明顯的變化。

（三）檔案安全保障體系有所變化

對于檔案管理來說，安全保障是一個古老而嶄新的命題。過去，企事業單位在檔案安全保障方面，有一系列嚴格的對內制度，如要求庫房建筑牢固，館內防水防潮，防火防盜。為了更好地保管檔案，許多單位就庫房構建、檔案用紙要求、副本匱藏、裝裱修復等都有嚴格的要求，這體現了人們對檔案安全的重視。大數據時代的檔案雖然種類和數量繁多，但是許多數字檔案都可以長期保存。不過，檔案安全管理卻要面臨更多來自外界的挑戰，如要嚴防數據系統的檔案信息泄露，病毒污染，這也給檔案管理安全保障提出了更高的要求。檔案管理部門只有發揮現代化技術的優勢，打造高品質的檔案安全保障體系，提高檔案管理安全系數，才能提高檔案管理質量。

（四）檔案服務體系的變化

檔案是歷史的記錄，檔案管理的最終目的是服務國家和民眾。但是，傳統的單位檔案覆蓋面較小，檔案服務途徑單一，檔案服務較為被動，有時候，由于時空距離，很難為檔案用戶提供及時便捷的檔案服務。此外，單一的文字、圖片很容易影響用戶的使用體驗。大數據時代下用戶檔案需求更加多樣化、個性化，不過，企事業單位的檔案覆蓋面更加寬廣，他們的檔案信息形式也日益多樣，此外，許多企事業單位在檔案服務方面也改變了傳統的被動服務、單一服務模式，走上了主動服務、精準服務之路，與此同時，他們的檔案服務形式和內容也發生了改變。如他們可以為用戶提供包括文字、語音、視頻、圖片、超鏈接在內的信息，檔案服務已經突破了時空限制。

二、大數據背景下優化檔案管理模式的方法

（一）完善檔案管理制度

有法可依，有章可循，可以提高檔案管理效率。如今，許多企事業單位在檔案管理方面已經走上了信息化管理之路，但是檔案管理制度建設卻相對滯后，關于檔案信息化管理的許多事項都存在不確定性。鑒于此，企事業單位要與時俱進，從以下幾方面入手，完善檔案信息化管理制度，（1）完善檔案管理制度，明確檔案注意事項、規范化管理流程，由檔案管理部門、專業管理人員按照管理制度對檔案進行統一管理。（2）建立檔案歸檔制度，就文書檔案歸檔格式、時間、范圍和保管期限等作出明確規范。（3）建立文書檔案安全保密制度，以制度的形式，將檔案調閱、摘抄、復制等事項及要求落實下來。（4）建立健全檔案查閱借閱制度，實施檔案管理崗位責任制，落實好檔案安全領導負責制，細化檔案管理權限，實施明確的檔案管理分工制度，確保檔案管理工作有章可依，有例可循。

（二）建立檔案保密安全體系

大數據時代的檔案管理工作具有一定的復雜性、挑戰性，如它對管理人員的綜合素質、對設備的技術水平要求更高，傳統的檔案管理設備和方法已經無法滿足新時期的檔案管理工作需要。所以，企事業單位的領導干部要提高認識，充分認識到檔案管理工作的重要性和復雜性，為檔案安全管理提供資金支持和安全保障。然后，加大檔案管理投入，按照《檔案館建設標準》加強檔案館、庫房建設，為檔案庫房配備高水平的檔案管理設施、安全設施，包括電腦、掃描儀、光盤柜、密集架、應急設備等，提高檔案館的防火防盜、防潮防蟲能力。然后，細化檔案安全管理工作制度，建立檔案庫房管理制度，健全電子檔案文件安全管理制度，確保檔案管理設備、軟件安全可用，并要求檔案管理人員嚴防死守各種安全隱患，實施有效的檔案安全管理措施，嚴格檔案借閱和入庫管理。此外，針對檔案管理制定應急事件突發預案，并將檔案管理隊伍組織起來，定期開展突發事件應急預案演練，提高檔案管理隊伍的應急處置執行能力。

（三）加大檔案服務創新力度

檔案管理工作的兩個重要任務就是檔案安全管理和檔案服務。在大數據時代，信息公開已經成為社會潮流，也是民眾的愿望。如今，關于檔案管理與信息公開，我國政府已經出臺了一系列的安全條例，這也為企事業單位的檔案信息公開提供了政策支持。所以，企事業單位也要緊跟時代發展腳步，加大檔案服務創新力度，滿足民眾信息公開的需求。這也要求企事業單位檔案管理部門要進一步健全檔案利用與服務體系，通過對用戶身份的鑒別與登記，防火墻設施，提高檔案管理安全系數。然后，爭取在公平公正公開的前提下，了解用戶的檔案信息需求，并根據用戶需求為服務對象提供個性化、遠程式的檔案服務。允許用戶通過網站安全鏈接、信息資源與檔案館聯系，為用戶通過網絡查詢檔案信息提供便利，以提高檔案利用效率，最大化實現檔案資源的價值。

（四）重視檔案管理隊伍建設

在大數據推動下，檔案資源從結構化實現了半結構化、非結構化，檔案管理模式也實現了自動化。這些，都給檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。檔案管理部門要重視檔案管理隊伍建設，給予檔案管理隊伍建設以重視，引進專業的檔案管理人才，同時開展專業化培訓，促使檔案管理人員通過培訓和學習，提高他們的專業管理能力和信息素質，從根本上提高單位檔案管理水平。然后，落實檔案管理績效考核、監督機制，以提高檔案工作人員的工作熱情。此外，重視檔案管理隊伍的思想政治教育，提高他們的思想認識，要求他們嚴守組織紀律，做好檔案保密管理和服務工作。針對那些泄露國家秘密、玩忽職守的檔案管理人員，要依法給予嚴懲，以確保檔案管理工作的嚴肅性。

三、結語

綜上所述，大數據時代的檔案管理工作在工作環境、模式和理念上都發生了變化。檔案管理部門只有積極踐行創新管理理念，有所作為，才能找到正確的檔案管理路徑，才能經受住時代的考驗，更好地服務大眾。