辦公室精細(xì)化管理的“五化同構(gòu)”探析

■王 剛/江蘇省漣水縣人民政府辦公室

我們通常所說(shuō)的辦公室工作精細(xì)化管理，意思就是按照具體，精細(xì)，嚴(yán)格的要求和準(zhǔn)則把分工具體到每個(gè)員工，每件事上。各方面提升辦公室的服務(wù)流程和工作體系，加強(qiáng)辦公室員工之間的合作。必須堅(jiān)決杜絕開放式的管理方式，要注重每一個(gè)細(xì)節(jié)，對(duì)不同的人不同的事采用不同的策略，同時(shí)要注意管理方法的創(chuàng)新。辦公室必須進(jìn)行精細(xì)化管理，不僅能有效的避免多矛盾、低效率，積極性差的工作局面；同時(shí)在團(tuán)隊(duì)關(guān)系，工作能力，能動(dòng)性等方面都能得到很大的提升。

一、精細(xì)化管理含義

精細(xì)化管理是現(xiàn)代新興起的一種管理方式，它實(shí)際上是一種管理辦公室的理念，但同時(shí)它也是一種文化內(nèi)涵。精細(xì)化管理是不同于從前開放式管理的一種管理方法，精細(xì)化管理注重于辦公室管理的細(xì)化和質(zhì)量提高等方面。隨著社會(huì)的發(fā)展，科技水平和文化水平等各方面要求的提高，越來(lái)越多的公司、辦公室和單位開始傾向于精細(xì)化管理，精細(xì)化管理可以用更少的資本，更少的資源，來(lái)完成高質(zhì)量的工作，應(yīng)對(duì)更強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)。

二、精細(xì)化管理的意義

（1）在同樣的時(shí)間空間內(nèi)，辦公室進(jìn)行工作精細(xì)化能獲得更多的利益，更能大大提高競(jìng)爭(zhēng)水平。把工作劃分好，包括清潔、管理、領(lǐng)導(dǎo)、信息等各方面工作面面俱到的劃分好，極大的節(jié)省了猶豫，討論和考慮的時(shí)間，讓每一個(gè)細(xì)節(jié)都無(wú)懈可擊。（2）明確的分工更能有效的減少辦公室人員之間的摩擦，攀比和懈怠。提高工作效率，形成一種良好的風(fēng)氣，這樣領(lǐng)導(dǎo)有領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)，員工有員工的工作，看似簡(jiǎn)單的方法卻有利于每個(gè)人，有利于公司，有利于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。（3）細(xì)節(jié)決定一切，最容易被忽略的細(xì)節(jié)往往是決定成敗的關(guān)鍵因素，因?yàn)闀r(shí)間長(zhǎng)，各種各樣的細(xì)節(jié)隨時(shí)間累加，會(huì)有無(wú)法想象的結(jié)果。利用好了，發(fā)展成功；利用不好，也會(huì)直接導(dǎo)致失敗。（4）這個(gè)時(shí)代，大多數(shù)人、大多數(shù)公司、大多數(shù)單位，大多數(shù)辦公室都是一樣的，他們看起來(lái)都很努力，但是都沒(méi)有成功。因?yàn)榉椒ū人俣戎匾x擇比努力重要。而且他們只是看起來(lái)很努力，這只是一種假象，因?yàn)榇址攀降墓芾矸绞阶屗麄冃傅。瑳](méi)有積極性，不工作也沒(méi)有什么太大的后果要承擔(dān)。所以工資都是一樣開，又沒(méi)有人管，又沒(méi)有具體相關(guān)條文進(jìn)行懲罰，又不是自己的公司，怎么會(huì)所有的人都盡全力工作的呢？而精細(xì)化的管理方式就是扼住了這個(gè)致命缺點(diǎn)！

三、精細(xì)化管理的實(shí)施方案

時(shí)代不斷進(jìn)步，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷加強(qiáng)，目標(biāo)必須有具體實(shí)施方案才能按部就班地進(jìn)行。

（一）以人為本、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

精細(xì)化管理不是一下子就能完成的，它需要時(shí)間和經(jīng)驗(yàn)的共同積累與推動(dòng)，不固步自封但也不盲目跟從。每個(gè)辦公室都不一樣，都有自己的特點(diǎn)，要根據(jù)自己的需求和特色進(jìn)行方案的制定，可以參考其他地方的方法，但絕不能簡(jiǎn)單的直接利用。在嚴(yán)格的基礎(chǔ)上，要特別注意以人為本，只有在人性的基礎(chǔ)上，每個(gè)人才能心甘情愿地付出，才能發(fā)揮自己更大的潛能，一切才有更好發(fā)展的可能。

（二）拒絕空談

任何管理都要有相關(guān)的政策進(jìn)行判別和約束，空談沒(méi)有任何意義。首先，領(lǐng)導(dǎo)必須重視精細(xì)化管理，領(lǐng)導(dǎo)就是榜樣，就是學(xué)習(xí)的楷模。如果領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)不好，沒(méi)有工作意識(shí)和責(zé)任感，那任何團(tuán)隊(duì)都不會(huì)取得長(zhǎng)遠(yuǎn)成功。其次，必須制定相關(guān)條文，無(wú)論是誰(shuí)，觸碰相關(guān)條文就必須按照條文進(jìn)行處置。空談空想是沒(méi)有任何意義的，沒(méi)有人會(huì)在意，更別說(shuō)有人去做了。

（三）注重創(chuàng)新

創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力，一切長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展都離不開創(chuàng)新，辦公室精細(xì)化管理也是如此。創(chuàng)新的過(guò)程中，不斷地找出相關(guān)策略、管理方式的不足并加以改進(jìn)。一切都在變化，市場(chǎng)、經(jīng)濟(jì)、營(yíng)銷、合作關(guān)系……無(wú)一不隨時(shí)間變化，一味的堅(jiān)守過(guò)去的方法，只能讓管理更加失敗，及時(shí)調(diào)整，時(shí)刻根據(jù)辦公室的特點(diǎn)和需求進(jìn)行創(chuàng)新，才能獲得更好的未來(lái)。

（四）細(xì)化分工、制定考核

辦公室是一個(gè)公司或單位的重要機(jī)構(gòu)，看似簡(jiǎn)單的工作實(shí)則內(nèi)部有著復(fù)雜的關(guān)系。如果一項(xiàng)任務(wù)沒(méi)有明確的分工，就會(huì)有互相推辭的情況發(fā)生，這就很容易導(dǎo)致工作效率低下，內(nèi)部矛盾大的現(xiàn)象產(chǎn)生。只有把分工具體到個(gè)人，每個(gè)人都有明確的任務(wù)。才能保證基本的任務(wù)順利完成。如果沒(méi)有具體的考核，整個(gè)辦公室可能形成緩慢懈怠的風(fēng)氣，積極性更不可能高。沒(méi)有動(dòng)力，沒(méi)有壓力，就難以有創(chuàng)新，難有突破！在制定考核任務(wù)的時(shí)候，可以設(shè)定相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度。有吸引力，有誘惑力，有回報(bào)更有利于激發(fā)個(gè)人潛能，提高整體的積極性；同時(shí)完不成考核業(yè)績(jī)的，有相應(yīng)的懲罰。兩項(xiàng)制度互相協(xié)調(diào)，管理效率將大大提高。

（五）服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)

辦公室?guī)缀跏切畔⒌臍w宿，領(lǐng)導(dǎo)每天需要做很多的決定，處理眾多重大的信息。作為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的助手必須做好本職工作，嚴(yán)格認(rèn)真完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)以后，還要盡可能的做好一切相關(guān)安排，讓領(lǐng)導(dǎo)工作順利的進(jìn)行。辦公室里有任何情況，及時(shí)的向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，有助于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的給出對(duì)應(yīng)的方案，對(duì)策，提高辦公室處理問(wèn)題的能力和效率。

四、精細(xì)化管理注意事項(xiàng)

（1）領(lǐng)導(dǎo)必須發(fā)揮榜樣的力量，有問(wèn)題積極解決，有工作積極處理，帶動(dòng)整個(gè)辦公室的風(fēng)氣，為工作人員充分做好示范。（2）領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)利要明確。哪一位領(lǐng)導(dǎo)管什么，有什么樣的權(quán)力，權(quán)力行使范圍是什么，必須明確并且有相關(guān)的條文政策。防止權(quán)力濫用，互用的產(chǎn)生；同時(shí)也防止相關(guān)領(lǐng)域出了問(wèn)題，互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象產(chǎn)生。（3）最后的監(jiān)督工作必須做到位。 任何行業(yè)，任何領(lǐng)域都少不了監(jiān)督！制度再好，政策再嚴(yán)格，考核再及時(shí)，沒(méi)有監(jiān)督都達(dá)不到理想的效果。沒(méi)有監(jiān)督就沒(méi)有壓力，沒(méi)有動(dòng)力，這樣之前的所有工作效率都會(huì)大打折扣。（4）制度是死的，但人是活的。日常生活中不工作的時(shí)候，大家是朋友關(guān)系，打打鬧鬧，嘻嘻笑笑，這都很正常而且辦公室有時(shí)候也需要這種氣氛。但一旦涉及到工作方面，態(tài)度必須嚴(yán)謹(jǐn)，無(wú)論是同級(jí)之間，還是上級(jí)與下級(jí)之間，都必須抱著認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，全身心的處理工作問(wèn)題。公司必須制定嚴(yán)格的相關(guān)條文，并且明確地告訴員工需要達(dá)到什么樣的業(yè)績(jī)，什么樣的目標(biāo)。（5）規(guī)章制度面前人人平等。要減少辦公室腐敗的現(xiàn)象發(fā)生，就必須提現(xiàn)制度面前人人平等的原則。只要犯錯(cuò)，只要觸碰相關(guān)條文，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是最低級(jí)別的員工，都必須接受處罰，而且處罰力度都是一樣的。（6）可以適當(dāng)?shù)倪x拔新人才，也可以在公司內(nèi)部觀察是否有埋沒(méi)人才現(xiàn)象的產(chǎn)生。有的人天生性格內(nèi)向，可能他本身具有很高的工作能力和領(lǐng)導(dǎo)才能，卻因?yàn)椴簧朴诒磉_(dá)而不會(huì)被發(fā)現(xiàn)。但很多性格內(nèi)向的人，做科研，做創(chuàng)新工作的能力都比較強(qiáng)。辦公室并不是固定的那幾個(gè)人呆的地方，是有才能，有責(zé)任感的適合此單位的人呆的地方。時(shí)不時(shí)進(jìn)行人才資源的更新，也是有助于辦公室發(fā)展的一項(xiàng)重大舉措。

五、結(jié)語(yǔ)

辦公室選擇精細(xì)化管理方式，就相當(dāng)于選擇了更好更詳細(xì)的管理方案。將分工明確到每個(gè)員工身上，簡(jiǎn)單又快捷的減少了矛盾的產(chǎn)生，精細(xì)化的分工也可以減少攀比。同時(shí)細(xì)化每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)利，這樣每天每個(gè)人都可以在自己的崗位上充分的完成自己的工作。精細(xì)化管理是比之前采用的粗放式管理方式，更科學(xué)的一種管理。根據(jù)公司的實(shí)際情況，確定公司獨(dú)特的，獨(dú)具個(gè)性的精細(xì)化管理方案，為公司的可持續(xù)發(fā)展提供良好的保障。